會務工作易疏忽處及對策

王坤

【摘 要】隨著社會經濟高速的發展，各部門之間的合作交流日益頻繁，無論是經濟合作、學術交流還是政策研討等，多以會議的形式開展。在現代會議中，人們對會議提出了更高的要求，因此會務組要綜合考慮多方需求、關注細節，會務人員必須掌握更先進的業務理論知識，保證會議順利、高效進行，不斷提升會務工作的專業化水平。

【關鍵詞】會務工作;疏忽處;對策

【中圖分類號】C931.4 【文獻標識碼】A 【文章編號】1674-0688（2019）06-0238-02

習近平總書記在黨的十九大報告中指出，要建設高素質的專業干部隊伍，著力培育他們的專業才能。新時代，作為黨組織的會務工作者，必須以黨的十九大精神為指導，立足會議作業的實際需求，提高會務人員的專業素質和會務工作的專業化水平。

1 會務工作概述

會議作業是指會議議程上的事務，為黨政機關、企業事業單位召開會議、評論事務供給提供服務。大會的一般作業包含與大會有關的全部事項，狹義上指與會議有關的具體事項。

2 會務工作存在的問題及原因分析

（1）會議操作不規范。會議作業具有法律性、程序性和標準性。在會議作業中，應特別注意作業的合法性和程序標準，它要求一切都要以準則為基礎，以法律為準繩。但是，在實際中存在一些違規行為，主要表現如下：①會議名稱簡化，不標準。常務委員會會議的法定性質對會議有明確的要求。②會議議程組織無序。會議議程決定了審議的質量。在實際的會議過程中，通常會務人員會將專題安排到法規案前或把人事案排到書面報告前等。同時，對會議文件的用語要規范，比如“書面聽取”有的時候是需要放在書面報告前，“審議”是在人事任免事項上采用的。這些細節都要注意。

（2）會后歸檔整理不周密。會議的召開進程大致可分為會前準備、會議效勞和會后收拾。但是在大家眼里，會前準備工作和會議過程中的服務工作是至關重要的，認為好的會議質量是由這兩個方面決定的，往往忽視了會后的整理后勤工作。其實會后有大量的工作需要整理，只有高效地完成會后整理工作，才是真正意義上的完成會務工作。會議的特殊性在于，每次開會后，會務工作人員要馬上進行搜集與整理工作，包括會議的各項要求及參會人員提出的意見。對會議審議過程中的材料分門別類地整理成文，之后還需要打印，分發到各個政府和相關部門進行研究審議。會后的工作中，審議意見的整理只是其中一部分，其中還包括會議紀要、會議簡報、會議快報、會議公報及會議過程中做出的決議等。所以，要做好會務工作，會后整理一定要注意以下兩個方面。一方面，對會議內容盡量做到有條理地記錄，并及時梳理和整理會議發言人的報告。抓住發言人的立場和觀點，領悟其基本思想，最后總結會議的精髓和精神，做到信息準確且高效。另一方面，對會議結果進行整理時，無論是會議紀要還是布告，言語都要精準，用詞精確;對會議內容的表述應盡量詳細，修改者應重新查看表會議紀要中的關鍵詞，并用恰當的詞語詳細解釋關鍵詞。這些要求充分說明了會后歸檔工作的重要性。在實踐中，會務人員容易忽視會后落幕作業，使會后手稿不符合“四個素質”（即水平、含義、可行性和合法性）的要求。

（3）會務工作隊伍不專業。在日常會議作業中，一部分臨時調任的會務人員的專業性有待提高，作業時間和作業態度有時難以保證。在作業時，人們往往更注重書面資料。一部分工作人員認為自己能寫資料，是核心人員，他們對辦公室作業和會務人員不夠重視。會務人員有時會遇到地位低、晉升不成功和作業壓力大的問題。更重要的是，許多人不愿意進入會務崗位。商務訓練也以寫作或信息為主，很少進行與會議事務有關的商務訓練。會議作業經驗的形成主要依靠會議作業人員自己在日常作業中的積累和探索，這種情況不可避免地給會議作業隊伍的建設帶來了困難。此外，會務人員的頻頻流動，也是導致會議作業能力不足和專業會議人員不足的主要原因。以合肥市企業業務辦公室現有4名作業人員為例，只有1名工作人員在會議室作業1年以上。而暫時調入會議組的作業人員往往認為自己是“臨時工”，很少深化學習會議作業。

3 完善會務工作的對策

（1）加強宣傳引導。一是提高工作人員對會議作業重要性的認識。會議作業缺少大家的認可，歸根結底，是大家對大會作業的作用及重要性知之甚少，對大會的作業內容、流程缺少深入的了解。普遍認為，會議作業只是移動椅子和擺放卡片的小事。事實上，會議作業繁雜，任務很重，雖然大多都是小事情，但這些小事情卻會逐步成為“大角色”。為了加強會議作業宣傳工作，會務人員自身要先注重會議作業，挖掘細節，充分利用報紙、網站等媒體，加強會議作業核心內容的宣揚。靈活運用各種宣傳手段，通過舉例、現場訪談等方法使人們更直接地了解會議作業。二是對會務工作進行新聞推廣。號召工作人員關注宣傳平臺，將常委會務機關的工作力量集中在會務工作的每個細節當中，讓默默無聞的會務工作也能像其他文字工作者一樣“閃閃發光”，讓大家都認識到會務工作的重要性。當然，宣傳工作也少不了與電視臺、廣播臺進行合作。

（2）重視記錄歸檔。加強會議記載。會議記載是會議期間的記載。除一些不能以會議、記載、備忘錄等形式記載的非正式會議外，其他一切正式會議都應當記載在案，并按記載執行。從已經備案的規定可以看出，在審查公司相關情況的時候，會議記錄是重要的審核依據。從會議記錄中可以看到公司是否依法履行各項法律職責。會議記錄中記錄了大小會議的內容，從中可以反映各個領導階層的各項活動，是考察與了解一個部門或團隊運營情況的關鍵步驟，會議記錄具有很高的參考價值。為了完善會議記錄工作，必須注意以下幾個方面：一是完善會議記載的相關準則。有必要明確哪些類型的會議有必要記載和存檔。例如，常務委員會、人民代表大會和其他重要會議，有必要依照《檔案法》的有關規定進行記載和歸檔工作。

（3）加大培養力度。21世紀的競爭是人才的競爭，對人才的需求量越來越大，培養專業的技術人才勢在必行。會務工作雖然不像其他工作，讓人才互相競爭，但是會務工作人才的建設也必不可少。首先，應該對會務工作人員結構進行調整，注重學歷，重點培養流動性相對較小的一些人員，避免出現隊伍老齡化嚴重的現象。只有注重這些問題，才能真正加強會務工作隊伍培養工作，提升團隊的專業化水平，保證會務工作的井然有序。只有注重會務人員的培養，才能適應社會發展，不斷地接受新鮮事物，學習新的科學技術。例如，在會務工作中經常會使用比較先進的電子設備（包括音響系統、電子顯示屏及藍牙設備等），這就要求會務人員必須掌握新的技能，為多元化的會務工作提供基礎保障。其次，會議作業的多樣性決定了工作人員在工作中必須非常仔細，注重細節和一些小的變化。因此，作業人員應注重將會務作業技術和新的科學技術結合運用。

參 考 文 獻

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