對(duì)檔案整理與鑒定工作的思考

馮麗麗

摘 要：檔案整理是檔案實(shí)體之一，它是將零散的文件或檔案，進(jìn)行基本的分類、組合、排列、編目、組成有序的檔案整體的工作過(guò)程..檔案鑒定就是檔案館和檔案室按照一定的原則，標(biāo)準(zhǔn)和方法來(lái)判斷檔案的價(jià)值，通過(guò)鑒定來(lái)確定檔案的保管期限，并據(jù)此將無(wú)保存價(jià)值的檔案予以銷毀的一項(xiàng)檔案業(yè)務(wù)工作。因此，檔案工作者要充分認(rèn)識(shí)到檔案工作對(duì)社會(huì)發(fā)展的重要性。

關(guān)鍵詞：檔案；整理；鑒定

檔案是十分重要的信息資源，而且是任何資源都不可替代的，是不可再生的，也是一個(gè)社會(huì)進(jìn)步發(fā)展的原動(dòng)力和精神原材料。只有抓好檔案的整理和檔案的鑒定工作，才能充分發(fā)揮檔案這種特殊的知識(shí)產(chǎn)品服務(wù)經(jīng)濟(jì)建設(shè)，服務(wù)政務(wù)建設(shè)，服務(wù)文化建設(shè)，服務(wù)社會(huì)建設(shè)。

1.抓好檔案整理基礎(chǔ)，是提高檔案質(zhì)量和效率的關(guān)鍵

檔案的整理工作，包括機(jī)關(guān)文件的平時(shí)歸卷與調(diào)整，文件組卷、案卷排列、案卷目錄的編制、檔號(hào)的編寫、局部案卷或保管單位的調(diào)整等項(xiàng)工作內(nèi)容。在一般情況下，上述工作主要由機(jī)關(guān)文件處理部門與檔案室共同完成，其大部分工作由文件處理部門或有關(guān)業(yè)務(wù)部門來(lái)完成，作為綜合性的檔案室只負(fù)責(zé)對(duì)有關(guān)具體工作的指導(dǎo)和業(yè)務(wù)檢查以及進(jìn)行局部的加工處理工作，有時(shí)檔案室也接收和征集到一些比較零散的文件，這就需要開展全過(guò)程的整理工作。

檔案的整理，是檔案管理工作中的一個(gè)相對(duì)獨(dú)立的工作環(huán)節(jié)。有些檔案來(lái)源復(fù)雜，形式多樣，往往是零散雜亂，規(guī)格不一，并且常常因材料的增減要進(jìn)行重新整理。保存檔案的目的就是要充分利用檔案，向社會(huì)提供檔案的利用價(jià)值。因此，它的整理就要求達(dá)到完整系統(tǒng)，編排有序，查找起來(lái)方便快捷的這樣一個(gè)實(shí)際效果。如果檔案不經(jīng)過(guò)整理，檔案就顯的雜亂無(wú)章，沒有連續(xù)性，缺乏檔案的價(jià)值，檔案保管部門無(wú)法進(jìn)行有效的保管，更無(wú)法進(jìn)行有效利用，通過(guò)檔案的整理，可以進(jìn)一步了解和檢查檔案收集工作的質(zhì)量，對(duì)檔案的收集工作有一定的促進(jìn)作用，檔案通過(guò)系統(tǒng)整理，才能便于檔案管理部門的有效管理和提供社會(huì)服務(wù)，發(fā)揮檔案服務(wù)的功能作用。

2、如何在工作中進(jìn)一步完善檔案鑒定工作

檔案鑒定工作在檔案管理活動(dòng)中具有重要的地位。一方面它有利于提高館藏檔案的質(zhì)量，另一方面利于人、財(cái)、物的合理使用，因此進(jìn)一步完善檔案鑒定工作勢(shì)在必行。

2.1正確認(rèn)識(shí)檔案鑒定工作的內(nèi)涵和意義，真正落實(shí)鑒定工作的標(biāo)準(zhǔn)和原則。檔案鑒定是甄別和判定檔案的價(jià)值，并據(jù)以確定檔案“存毀”的工作，是一項(xiàng)科學(xué)性很強(qiáng)的工作。必須堅(jiān)持全面觀點(diǎn)、堅(jiān)持歷史觀點(diǎn)、堅(jiān)持發(fā)展觀點(diǎn)出發(fā)去從事此項(xiàng)工作，必須按照黨和國(guó)家制定的鑒定工作原則和鑒定標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行。嚴(yán)格把關(guān)，不能無(wú)原則進(jìn)行保存和銷毀，一般應(yīng)有領(lǐng)導(dǎo)、專業(yè)人員和有關(guān)單位代表參加的鑒定小組負(fù)責(zé)進(jìn)行。凡是經(jīng)過(guò)認(rèn)真的鑒定，判定為保存或銷毀的檔案，必須按照規(guī)定的程序，辦好鑒定手續(xù)。檔案工作人員要嚴(yán)肅、慎重地對(duì)待鑒定工作，嚴(yán)格遵守檔案鑒定。

2.2強(qiáng)化鑒定組織人員的業(yè)務(wù)技能。鑒定組織是代表性的臨時(shí)性組織，為鑒定委員會(huì)或鑒定小組，它可以吸收各方面專家或?qū)I(yè)人員的意見，有助于正確地鑒定檔案的保存價(jià)值，這種組織有存在的必要，可以提高檔案人員的水平，這是確保鑒定工作順利開展的有力保障。要通過(guò)各種途徑舉辦鑒定培訓(xùn)班，培訓(xùn)專業(yè)鑒定人員，要使鑒定人員從思想上重視檔案的鑒定工作，使鑒定人員不僅真正掌握鑒定標(biāo)準(zhǔn)，還要提高他們的政治、經(jīng)濟(jì)、歷史等各方面的知識(shí)水平，并了解社會(huì)各方面的需求。使鑒定人員面對(duì)各種各樣的檔案判斷自如。只有這樣，鑒定工作才能順利開展。

3 加強(qiáng)檔案宣傳，提高思想認(rèn)識(shí)

宣傳是檔案工作的重要組成部分，不同時(shí)期社會(huì)賦予不同內(nèi)容，在傳統(tǒng)觀念和條件下，檔案宣傳多定位于向檔案工作者宣傳國(guó)家有關(guān)檔案工作的政策與法規(guī)，側(cè)重與對(duì)國(guó)家檔案事業(yè)進(jìn)行宏觀介紹，客觀上具有輿論引導(dǎo)和監(jiān)督的作用；同時(shí)，檔案宣傳工作也肩負(fù)著向社會(huì)普及檔案知識(shí)的責(zé)任，以增強(qiáng)社會(huì)檔案意識(shí)為出發(fā)點(diǎn)，面向公眾宣傳檔案和檔案工作的重要性。一般情況下，檔案宣傳工作多是為了配合某項(xiàng)活動(dòng)或事件展開，宣傳形式多集中于展覽和報(bào)刊等。檔案展覽是指按照特定的專題范圍以檔案實(shí)物、照片、文字和圖表的形式系統(tǒng)地向群眾介紹檔案和檔案工作的一種宣傳方式，其特點(diǎn)是主題明確，直觀生動(dòng)，真實(shí)感強(qiáng)，容易引起共鳴。利用檔案專業(yè)報(bào)刊或者其他平面媒體報(bào)道檔案工作的最新進(jìn)展，介紹檔案學(xué)科的最新研究成果，交流專業(yè)知識(shí)，是檔案宣傳的另一種重要形式[2]。

檔案宣傳工作影響著檔案工作全局。社會(huì)公眾對(duì)檔案和檔案工作的認(rèn)知及認(rèn)可程度，直接影響著對(duì)檔案事業(yè)的評(píng)價(jià)和檔案利用率，間接影響著檔案事業(yè)可獲得的社會(huì)支持和國(guó)家經(jīng)費(fèi)支持，進(jìn)而影響檔案館（室）軟、硬件設(shè)施的更新?lián)Q代。同時(shí)也影響著檔案工作者素質(zhì)、意識(shí)、工作積極性和自我評(píng)價(jià)。

4 創(chuàng)新檔案思維，實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值

檔案工作者應(yīng)順應(yīng)時(shí)代發(fā)展需要，打破傳統(tǒng)觀念，拓寬思維，把信息文明時(shí)代的新思想、新要求、新方法融入檔案工作中，結(jié)合檔案工作管理實(shí)踐，推動(dòng)檔案事業(yè)邁向新的臺(tái)階。檔案工作觀念的變革，首先要?jiǎng)?chuàng)新，檔案工作的創(chuàng)新并不是擯棄傳統(tǒng)的工作方法和模式，而是要在原有的基礎(chǔ)之上不斷提出檔案管理的新觀點(diǎn)和新方法，使其融入信息時(shí)代中去，滿足時(shí)代之所需、利用之所求，讓檔案真正實(shí)現(xiàn)其價(jià)值。不固步自封、墨守成規(guī)，順應(yīng)信息化社會(huì)發(fā)展的趨勢(shì)，不斷注入創(chuàng)新思維，應(yīng)用新技術(shù)，提出新的檔案管理模式，才能與時(shí)俱進(jìn)，不斷給檔案工作注入新的活力，提高檔案重視程度，增強(qiáng)檔案意識(shí)，開放檔案工作思維，挖掘檔案工作者的潛能，讓其更好地投入到檔案工作中去，不斷推出新的理論。

檔案工作還應(yīng)該是開放交互式的，充分利用信息化工具開展檔案管理和檔案利用工作，技術(shù)創(chuàng)新與管理創(chuàng)新相結(jié)合，把系統(tǒng)化、規(guī)范化的管理理念融入到檔案軟件中，實(shí)現(xiàn)全流程檔案管理和網(wǎng)絡(luò)化檔案利用。

5、結(jié)束語(yǔ)

檔案鑒定工作作為檔案管理工作中不可或缺的重要一項(xiàng)工作，直接關(guān)系到珍貴及有價(jià)值檔案的妥善保管和充分利用，在整個(gè)檔案管理過(guò)程中具有非常重要的地位。通過(guò)檔案鑒定工作，可以有效區(qū)別不同保存價(jià)值的檔案，對(duì)于需要長(zhǎng)久保存的檔案進(jìn)行重點(diǎn)保存，使有價(jià)值的檔案充分發(fā)揮出重要作用。而且通過(guò)檔案鑒定能夠針對(duì)檔案價(jià)值的主次來(lái)進(jìn)行針對(duì)性保存，盡可能的降低珍貴檔案的損失。而且在社會(huì)快速發(fā)展過(guò)程中，檔案鑒定工作還可以為大型企業(yè)和事業(yè)單位的檔案管理提供更多方便，特別是一些新的檔案機(jī)構(gòu)的出現(xiàn)及文檔服務(wù)中心的成立，都對(duì)檔案事業(yè)帶來(lái)了極為深遠(yuǎn)的影響。

參考文獻(xiàn)：

[1] 郭瑩.對(duì)檔案鑒定工作的認(rèn)識(shí)[J].機(jī)電兵船檔案，2012-02-05.

[2] 齊宗元.文書檔案的整理與保管方法的創(chuàng)新探討[J].經(jīng)營(yíng)管理者，2013-04-05.

[3] 劉偉晶，柳旭.對(duì)檔案整理工作的幾點(diǎn)認(rèn)識(shí)[J].黑龍江檔案，2012-04-15.