談檔案員如何管理檔案

馮麗麗

摘 要：檔案管理工作的新思想、新方法不斷的出現，無論是從軟件設施還是硬件設施都有著顯著的提高。檔案員管理檔案的工作效果如何將直接影響到單位的發展。因此，本文主要針對于檔案員如何管理檔案進行了具體的分析和研究。

關鍵詞：檔案員；管理；檔案

作為一名合格的檔案員，規范準確的檔案管理是其主要職責。單位運行整個過程當中各個部門、各個環節以及生產過程中的數據資料文獻等都是一個極其重要的整體，彼此之間相互聯系不可分割，需要每一個崗位每一個部門之間各司其職，一旦某一環節出現問題，整體運行的鏈條就會斷掉，產生嚴重的數據損失并影響企業的運行，這是不可彌補的過失。所以檔案員的工作能力和工作素質對于企業的運行和發展起著決定性的作用，因而提升檔案員的水平并加強檔案管理也就勢在必行。本文就檔案員如何管理檔案并做好這項工作進行簡要分析。

一、現狀分析

長期以來對于檔案的管理一直在追求將現代化技術與傳統的檔案管理模式相融合。最早期人們試圖將檔案管理與單機管理相配合，后來開始建立全方位的系統管理模式，這些都在一定程度上提高了檔案管理的互通性與數字化處理的快捷性，一定程度上實現了傳統檔案管理的創新與技術改進。但究其而言這些都沒有很好的在一定程度上對傳統的管理模式產生真正意義上的變革。管理的核心仍舊圍繞著紙質文件進行，這也一定程度上嚴重制約了現代化信息技術建設的發展。

而當前，信息時代理念逐漸興起其強大的優越性使得其在全球范圍內掀起一輪新的信息化浪潮。基于數字理念的城市建設正逐漸改變人們的思維模式。“電子文件”應運而生，這是一種完全墊付傳統檔案管理的新理念，基于此人們可以更加便捷、快速的或許需要的內容，大大提高了辦事效率的同時改變了檔案管理的運作模式。此外近些年國家大力提倡開展電子商務模式，將傳統束縛的檔案學接軌到信息與信息系統領域，提出了二元理論，為實際工作提供了新的內容與方向。

二、檔案員管理檔案的措施

1、建立健全檔案管理機制。通過修改和完善檔案日常工作規章制度，統一檔案工作標準，加強檔案管理。加強領導管理，設立專門領導小組。科學合理、簡明實用地健全檔案管理制度。制度主要約束服務對象和執行者。堅持制度執行的嚴肅性，建立獎懲機制。確保檔案管理工作向法制化、制度化、規范化方向推進。聘請檔案管理專家指導監督檔案管理工作。實行檔案年度評比制度，每年組織一次檔案管理工作集中檢查。

2、遵守章程，規范操作。檔案管理員要熟悉檔案管理的基本知識，按照管理章程操作。對原有檔案進行重新規范整理，實現標準化管理。檔案工作的操作過程中要堅持集中收集、分類整理、歸檔完備、科學鑒定、安全保管、查找方便的基本原則。在收集整理檔案資料的過程中及時追加新的資料，準確全面的完善檔案。檔案工作年初要有計劃，年末要有總結。對檔案進行編目和檢索，可以為檔案的查找提供方便，解決了很多供需矛盾。為更好地保護檔案安全流通可以在檔案管理中建立借閱檔案登記簿，檔案轉入、轉出登記簿等。健全特種設備安全管理檔案。加強檔案的信息開發和統計工作，為領導決策和資料查找提供方便。

3、檔案管理交接規范化。一是檔案交接要納入議事日程，是檔案管理中的重要環節，應按程序辦理。二是檔案管理員在離崗或離職時要充分做好檔案移交準備工作。檔案管理員對所保管的檔案全面清理，催還借出的檔案，整理好借據。分類歸檔零散材料，對交接工作進行日程總結。三是認真做好檔案交接監督管理工作，對交接工作負責。四是加強檔案交接中的思想教育工作，教育交接雙方提高認識，明確責任。

4、檔案管理程序規范化。一是加強領導干部的檔案管理意識，配備高素質的專業管理人員。提高檔案管理人員的業務素質是加強檔案管理工作的根本。思想道德水平高，專業知識過硬，信息操作能力強的檔案管理人員更能適應現代化的檔案管理要求。二是資金投入充分，配置硬件設備，保證檔案庫、檔案室日常保管工作所需。引進計算機管理軟件，建立檔案的信息存儲和檢索系統。三是分門別類對檔案集中統一管理，保護檔案的完整和安全，方便日后查找和其它工作的利用。四是建立檔案部門工作目標考核和檔案管理業務工作考核相結合的考核制度，這樣在總體考核檔案管理工作成效的同時又能檢驗檔案管理員的業務水平。五是尋找外援，加強檔案的業務指導工作。可以采用會議指導和現場操作指導的方式讓檔案專家指導工作，這樣更容易對存在的問題進行分析研究，更好地找到解決的辦法，保證檔案管理工作更有成效。

三、提高檔案工作者自身素質

1、要求具有奉獻精神。我國現有檔案部門工作人員數量較少，但檔案管理是一項繁重的工作，加上在工作時經常會有一些瑣碎的雜事給工作帶來一些麻煩，因此工作人員需要有較強的奉獻精神，在工作中具有不怕吃苦的思想，通過正確世界觀、人生觀、價值觀的培養來促使自己樹立熱愛工作、甘于奉獻的意識，從而為檔案工作效率的提高打下基礎。

2、樹立責任意識。責任意識的培養能夠保障檔案工作者在工作中樹立起責任感，從而加強在工作中的認真程度。檔案工作的嚴謹是關系到檔案能否被有效錄入以及利用的根本，對于工作人員而言，只有熟悉檔案工作流程內容，了解檔案管理的現代化技術，才能夠確保工作的嚴謹有效。

3、樹立事業心。對于檔案工作而言，事業心的提升是加強檔案管理效率、迅速優化管理手段的有效方式。目前，現代化管理的各種手段已經成功應用于各項事務中，使用最多的是電子化技術。傳統檔案管理全部使用紙質檔，這種方式在時間的花費上比較多，且不便于保存。若是利用電子化手段進行管理，一來能夠極大節省對檔案內容進行查驗的時間，二來電子化檔案可以有效避免紙質檔易破損的弊端，在檔案保管上作用極大。電子化管理離不開檔案工作者事業心的培養，只有對檔案工作具有相應事業心，才會主動提升自身能力，讓自己適應新型管理模式。

四、結束語

本文通過分析，強調檔案員應該在堅守自己崗位的同時不斷強化提升自己，不僅要善于分析，而且要將責任心和服務心最大化的應用到工作中去，注重工作的高效性和適應性。在此希望通過本文能夠為檔案管理人員提供一個良好的規范幫助他們正確的對待檔案管理工作，從而能夠在工作中能有一個更大的提升。

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