信息技術在高中學校檔案管理中的應用

張真真 王猛

摘 要：近年來，經濟的發展，促進我國科技水平的提升。信息技術已經廣泛應用于各個領域，并且發揮了重要作用。在高中檔案管理中運用信息技術，可以提高檔案管理效率與質量，促進學校整體工作的開展，提高辦學質量。本文就信息技術在高中學校檔案管理中的應用展開探討。

關鍵詞：高中學校 ;檔案管理; 信息技術; 應用

隨著信息時代的飛速到來，推動了信息技術在社會眾多領域的廣泛應用，也導致智能化發展成為了各個行業的主流發展。在學校檔案管理工作中，利用信息化技術有助于創新學校管理模式以及教學模式，能夠為檔案管理的信息智能化提供良好的發展空間，從而使得學校檔案管理在文獻資源、客戶服務等各方面水平都得到了明顯提升，有效促進了學校的可持續發展。

一、高中學校檔案管理的特點

高中的檔案管理進入了信息化管理的階段，信息技術的高效與快捷在檔案管理的系統應用上體現得更加突出，信息技術對于高中檔案管理系統的應用發揮著積極作用，應用信息技術使高中檔案信息管理更加快捷與高效。同時信息的儲存容量也相當豐富，檔案信息在檢索方面也更加快捷。信息技術應用于高中檔案管理系統，一些效率很高的軟件可以加以應用，這對高中檔案管理效率的提高起到了促進作用。另外，現代檔案管理系統要求操作者具有較高水平的專業性，因此對從事檔案管理人員綜合素質提出了更高要求，需要具有一定水平的信息管理技術才能進行進行熟練操作，對具體檔案信息的管理才會專業與熟練，提高檔案管理的效率與規范性。

二、高中學校檔案管理工作應用信息技術的具體情況

高中學校檔案能夠詳細記錄教師的工作以及學生的實際情況，還有學校的基礎工作，這些都是非常重要的資料。隨著時間的增長，資料越來越多，如何才能在數據庫中找到我們想要的資料就需要我們去思考。在學校中，需要經常使用檔案資料庫中的資料，信息技術的應用不但可以整理數據，同時也可以提升資料獲取的效率，其科學性更高。因為檔案管理資料逐漸增多，傳統的方法只能獲取或者是對一小部分數據進行統計，還遠遠達不到體現數據的特點，但是偶然性會直接影響結果，并且消耗的人力物力較多，從目前來看，效率非常低。客觀地說，傳統高中學校檔案管理的工作量較大，并且負擔重，而且獲取的結果還不能將數據體現的客觀事實反映出來。就算是普通學生的轉校和升學等都是非常繁瑣的。在個別地區甚至還存在紙質材料記錄的問題，這很容易影響工作人員的辦事效率，并且安全系數偏低。通過信息技術在檔案管理中的應用，能夠極大限度地彌補傳統管理存在的漏洞，如安全性與保密性都可以提升一個臺階，并且也可以提升查閱以及處理數據的效率，方便學校相應工作的開展，也能夠作出更為有效的科學決策。

三、運用信息技術優化高中檔案管理的策略

（一）著力開展檔案標準化、規范化建設

學校檔案管理還受困于檔案管理軟、硬件設施和人員素質的限制，導致它還停留在傳統檔案管理和自動化檔案管理相互配合的階段，而檔案管理標準化、規范化建設的滯后則嚴重影響了學校檔案管理系統整體水平的提高。在學校檔案管理中運用信息技術，首先需要建立健全檔案管理標準化管理體系，推動檔案業務的規范化操作，保證信息技術在檔案編碼、存儲、借閱和維護的每個環節都能有章可循，引導學校檔案管理人員開展檔案管理的自動化建設，幫助學校檔案調閱人員快速查找、調閱出相關檔案資料，推動學校檔案管理部門和學校其他部門的有效銜接，建立健全學校檔案的長期系統管理體制，真正將學校檔案管理的標準和規范工作打造成一個系統工程，能夠有效服務于學校的基建工程、日常管理和教育教學工作。

（二）構建云計算信息處理平臺

云技術，作為具備大量并能夠擴充以及開發相關能力的技術，在信息技術的支持下，也可以為用戶提供更多優質的服務。云技術主要是由云服務以及云計算構成，云計算更偏向于開的方面，利用虛擬化技術和自動化技術，創造更多運算資源，而云服務通過虛擬形式的運用，就可以將運算、亂帶、存儲等信息利用服務的形式，在網絡環境之中直接提供個用戶。所以，基于云計算的信息資源共享的云服務管理，就應該圍繞基礎設施和平臺來建設，這樣才能夠讓高中學校信息資源建設更加的規范，通過各種平臺的交互使用，就可以實現資源的共享。高中學校需要將檔案管理的工作重點理清楚，在學校的公共云中上傳具有較高保密等級或者是重要的檔案，確保其能夠妥善保存，強化對檔案的管理。

（三）提高高中學校檔案管理的信息安全能力

高中學校檔案管理的內容涉及方方面面，面對不斷變化的學生與教師信息，使得高中檔案信息容量大，內容繁瑣龐大。保障檔案信息及載體的安全是檔案管理的基本任務。運用信息技術進行檔案管理可以充分體現其高效、快捷的特點，但是由于種種原因，也會出現一些管理的疏漏，所以對于檔案系統安全性的保護就顯得異常重要，要加強對檔案信息的保護，就要充分做好準備，有效運用計算機加密技術與云儲存技術，確保檔案信息的安全與完整。

（四）推動學校檔案數據庫的信息化建設

我國學校依然停留在從傳統的文件處理向信息管理系統的過渡階段，走向這一步的關鍵就是構建功能健全、系統穩定的檔案數據庫。檔案數據庫的信息化建設主要遵循的是全宗原則，它強調以全宗為基本單位構建學校檔案數據庫，保證所有學校檔案數據都能建立在一個牢固的立足點，從而最大程度地保證學校數據庫的原始記錄性。此外，檔案數據信息必須遵循全宗原則，來構建數據庫內部管理層次、管理聯系等，保證整個學校檔案管理系統能夠伴隨學校文件周期進行動態跟蹤，能夠將檔案信息各個需要記錄的環節都能記錄到位，從而構建一個完整的數據鏈條，能夠以電子文件的形式呈現學校檔案數據的描述、利用、驗證、保存等諸多數據庫信息。

四、結語

總而言之，在網絡計算機技術不斷更新的進程中，平臺數據處理技術得到快速發展，在社會各界通過運用信息技術，能夠提升其工作效率與質量。通過這一個平臺的合理利用，就可以提供更多的信息化建設資料給人們，促進信息化建設的加速推進。所以，在高中學校檔案工作中，數據處理就是重要的內容，只有將信息技術的作用完全發揮出來，并且妥善保管檔案資料，就能夠提升管理水平。

參考文獻：

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