城建檔案信息資源共享施行探析

王偉艷

【摘要】：隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，城建檔案館長期采用的“封閉”、“坐堂服務(wù)”等傳統(tǒng)運(yùn)營模式已難以滿足社會各方對城建檔案的利用需求。為適應(yīng)未來社會的發(fā)展潮流，沖破自我封閉狀態(tài)，改革管理體制，創(chuàng)新城建檔案管理方法，實(shí)行城建檔案資源共建共享，勢在必行。

【關(guān)鍵詞】：城建檔案 城建檔案館 資源共享

信息資源作為一種社會資源，是21世紀(jì)不可多得，不可再生的資源，目前已悄然成為了當(dāng)今社會的核心資源，受到了世界各國的關(guān)注。21世紀(jì)不僅是信息的時代，也是追求協(xié)調(diào)、合作、共贏的時代，因而世界各地都大力推崇資源共享。時至今日，資源共享思想日益普及并受到人們的廣泛關(guān)注，信息資源共建共享的理念被越來越多的國家所接受、倡導(dǎo)并加以實(shí)踐。城建檔案是一種重要的信息資源，是國家信息資源的重要組成部分，是稀缺和不可再生的重要戰(zhàn)略資源之一。為使城建檔案資源得以最大化利用，提高其利用效率，必須加大信息化條件下城建檔案管理創(chuàng)新力度，推行資源共享。

一、資源共享推行困難的原因

1政府宏觀調(diào)控缺位

目前城建檔案資源共享沒有全面推進(jìn)實(shí)行的原因很多，其中最大的原因應(yīng)該是政府沒有充分認(rèn)識到資源共享在城建檔案事業(yè)發(fā)展中的重要性，以致缺乏必要的宏觀調(diào)控。毋庸置疑，沒有政府的主導(dǎo)、支持，甚至調(diào)控，要想檔案資源共享全面鋪開，不切實(shí)際，因?yàn)楹暧^調(diào)控乏力，配套政策不到位，缺乏必要的行政引導(dǎo)，沒有可操作的具體指引，必然造成城建檔案館的數(shù)字化建設(shè)遲緩，共享意識得不到必須和必要的提高。

2觀念陳舊，合作意識不強(qiáng)

與圖書館事業(yè)發(fā)展情況十分相似，我國城建檔案館長期處于自然隔絕和封閉狀態(tài)，檔案館之間甚少溝通，交流十分有限，對于彼此的了解基本上停留在表層上面，表現(xiàn)出來的是各館各自為政，老死不相往來，誰也管不著誰，誰也管不了誰，建設(shè)和服務(wù)上，追求“大而全”、“小而全”，實(shí)行自我保障模式，服務(wù)提供上依舊力求自給自足，共享意識薄弱。發(fā)展到今天，雖然信息資源共享理論人人皆知，深入人心，并且在信息技術(shù)高速發(fā)展大環(huán)境下，一些城建檔案館告別封閉，開放意識有所強(qiáng)化，但頑固的傳統(tǒng)觀念和思維定勢仍有巨大束縛力和支配力，過去存在的過多關(guān)注自身利益，不從整體利益出發(fā)的觀念，并沒有得到徹底的改變，以致我國大多數(shù)檔案信息資源的共建共享仍處于低水平運(yùn)作或根本無法打開僵局。

3軟件系統(tǒng)存在障礙

實(shí)現(xiàn)文獻(xiàn)資源共建共享必須以網(wǎng)絡(luò)化、標(biāo)準(zhǔn)化為基礎(chǔ)，如果各館之間信息資源不能通過網(wǎng)絡(luò)實(shí)行有效銜接，就無法進(jìn)行信息資源的共建共享。目前，雖然大多數(shù)城建檔案館都已實(shí)現(xiàn)了計算機(jī)自動化管理，都擁有了自己的計算機(jī)管理系統(tǒng)，但管理系統(tǒng)軟件的應(yīng)用情況五花八門。暫且不論這些管理系統(tǒng)的管理能力、穩(wěn)定性、可靠性方面的存在問題，僅各種集成管理系統(tǒng)并存，缺乏網(wǎng)絡(luò)化和標(biāo)準(zhǔn)化就已經(jīng)成為城建檔案館實(shí)行信息資源共建共享的一大障礙。

二、城建檔案資源共享施行的策略

1創(chuàng)新利于資源共享的運(yùn)營管理體制

我國的資源共建共享活動之所以成效不大，原因很多，沒有妥善解決好共建共享運(yùn)營管理和利益分配機(jī)制是其中一個原因，而且是較大的原因。作為一個多方參與和協(xié)作的城建檔案資源共建共享活動，僅靠做做簡單的思想政治工作或進(jìn)行一些簡單的說教不行，采取政府“高壓”也不行，一味指責(zé)城建檔案館“自私”，或者熱衷于唱高調(diào)，更不可取。由此，共建共享城建檔案館檔案資源，在現(xiàn)行管理體制和資源配置模式下，應(yīng)該承認(rèn)各城建檔案館利益上的獨(dú)立性，正視城建檔案館資源共建共享當(dāng)中的利益分割問題，建立激勵機(jī)制，獎勤罰懶。只有這樣，才有可能保證城建檔案館開展實(shí)實(shí)在在的資源共建和共享，確保資源共建共享健康發(fā)展。

2建立檔案資源共享協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)

協(xié)調(diào)管理，共同發(fā)展是促進(jìn)資源共建共享的保障。檔案資源共享涉及到管理體制、政策環(huán)境、資金投入、利益分配等諸多實(shí)際問題，過去各行業(yè)資源共建共享的實(shí)踐表明，共享的技術(shù)問題相對容易解決，難以解決的問題主要是合作方之間的協(xié)調(diào)問題。因?yàn)?，各合作機(jī)構(gòu)一般歸屬不同的主管方主管，如果政府不加以適當(dāng)?shù)恼{(diào)控，協(xié)助成立一個統(tǒng)一的、協(xié)調(diào)合作方之間關(guān)系、管理共建共享日常業(yè)務(wù)的專門機(jī)構(gòu)，僅依賴各合作機(jī)構(gòu)自發(fā)地去溝通和交流，必然會“群龍無首”，處于“無政府”狀態(tài)，檔案資源的重整和共享肯定會舉步維艱，最終難有成效。因此，若要順利推進(jìn)實(shí)施城建檔案資源共享工作，應(yīng)該首先考慮成立有效的共享管理機(jī)構(gòu)，而且該機(jī)構(gòu)成員必須由合作的城建檔案館主管機(jī)關(guān)與各城建檔案館領(lǐng)導(dǎo)共同組建，只有這樣，協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)才具有權(quán)威性，才有領(lǐng)導(dǎo)力和感召力，才有權(quán)力制定相關(guān)法規(guī)和實(shí)施措施，才可能統(tǒng)一規(guī)劃和全面協(xié)調(diào)城建檔案資源共享過程中出現(xiàn)的一些問題，甚至通過行政干預(yù)等方式促進(jìn)和規(guī)范各館行為。

3培養(yǎng)高質(zhì)素檔案管理人才

城建檔案事業(yè)的發(fā)展必須具備人力資源、館舍、檔案信息資源和技術(shù)設(shè)備等諸多發(fā)展要素，其中人力資源在城建檔案館必須具備的各種發(fā)展要素中的地位尤其重要，它是城建檔案館充分發(fā)揮作用的基礎(chǔ)保證，在城建檔案事業(yè)發(fā)展過程中占據(jù)最為重要的地位。要實(shí)現(xiàn)城建檔案資源的共建共享，高素質(zhì)的人才不可缺少，并且需要進(jìn)行合理的調(diào)配。為此，城建檔案館必須十分重視檔案管理人才的培養(yǎng)，構(gòu)建人才培養(yǎng)平臺，促使管理人員提升自己的業(yè)務(wù)水平和信息服務(wù)能力，同時督促他們努力學(xué)習(xí)計算機(jī)相關(guān)知識，熟悉多媒體技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、光盤技術(shù)、復(fù)印機(jī)及數(shù)字圖像掃描等現(xiàn)代化技術(shù)，掌握先進(jìn)檔案信息加工處理、傳播和檢索技術(shù)，以利于推進(jìn)以計算機(jī)為現(xiàn)代科技手段在檔案部門的有效利用，以利于城建檔案的數(shù)字化工作檔案信息資源共享的有效開展、持續(xù)發(fā)展。

結(jié)束語

科技化、網(wǎng)絡(luò)化時代，城建檔案數(shù)字化、進(jìn)而實(shí)行資源共享是信息時代電子化的發(fā)展趨勢，是社會各方普遍接受的現(xiàn)代城建檔案館辦館思想。雖然資源共享是未來資源利用的發(fā)展趨勢，勢所必然，那么本著最大限度發(fā)揮城建檔案的使用效率，城建檔案館應(yīng)積極推進(jìn)城建檔案資源數(shù)字化建設(shè)、資源共享實(shí)施步伐。

【參考文獻(xiàn)】：

【1】李英俏.信息化條件下城建檔案管理創(chuàng)新對策[J].大同職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報，2013（S3）：30-31.