檔案管理人員素質(zhì)探討

齊忠彥

【摘要】：提高檔案管理人員素質(zhì)對(duì)于煤礦企業(yè)檔案管理工作的開展有積極意義。通過(guò)分析煤礦企業(yè)檔案管理面臨的挑戰(zhàn)，分析如何提升檔案管理人員的素質(zhì)。

【關(guān)鍵詞】：檔案管理人員 素質(zhì)

1、引言

煤炭企業(yè)是促進(jìn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和維持社會(huì)穩(wěn)定的重點(diǎn)企業(yè)。市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展使得社會(huì)發(fā)展對(duì)煤炭的使用需求增加，為了滿足這些使用需求，煤炭企業(yè)的業(yè)務(wù)種類和數(shù)量也逐漸增加，因此產(chǎn)生的檔案工作也更加復(fù)雜，對(duì)檔案管理人員也提出了更高的要求。

2、提高檔案管理人員素質(zhì)的重要性

煤炭企業(yè)進(jìn)行檔案管理對(duì)于人員的素質(zhì)要求較高，不僅要有檔案管理相關(guān)知識(shí)以及豐富的工作經(jīng)驗(yàn)，還要掌握自身企業(yè)的相關(guān)業(yè)務(wù)內(nèi)容，能夠判斷出檔案信息有沒(méi)有錯(cuò)誤，而且在信息化時(shí)代下，還要能夠熟練操控計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理，實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)。隨著煤礦企業(yè)的發(fā)展，各部門對(duì)于檔案管理工作也越來(lái)越重視，正逐漸擴(kuò)大檔案管理人員隊(duì)伍。但分析檔案管理人員的素質(zhì)情況，發(fā)現(xiàn)已經(jīng)不是和新時(shí)期煤礦企業(yè)檔案管理工作的開展需求。企業(yè)需要不斷提升檔案管理人員的文化素質(zhì)，提升專業(yè)業(yè)務(wù)能力，這就給檔案管理人員的培養(yǎng)帶來(lái)難題。檔案管理工作在新時(shí)期的發(fā)展趨勢(shì)下出現(xiàn)新的要求，要想保證煤礦IQ業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展，需要重視檔案管理人員的培養(yǎng)，解決技術(shù)工作和設(shè)備落后的問(wèn)題。

3、新時(shí)期煤炭企業(yè)檔案管理面臨的新挑戰(zhàn)

3.1管理制度不完善

煤礦企業(yè)進(jìn)行檔案管理涉及到的檔案種類和內(nèi)容很多，比較復(fù)雜，因此嚴(yán)謹(jǐn)性要求較高。但目前來(lái)說(shuō)，企業(yè)的檔案管理制度尚不完善，對(duì)于工作標(biāo)準(zhǔn)化還不明確，工作的規(guī)范化程度較低，檔案管理人員在具體工作時(shí)缺乏指導(dǎo)和約束，對(duì)檔案資料的擺放和整理不太合理，這樣在他人查找檔案信息時(shí)需要消耗更多的時(shí)間和精力，而且也不能保證檔案信息的真實(shí)性和完整性，給檔案管理工作增加了難度。

3.2人員結(jié)構(gòu)存在問(wèn)題

檔案管理工作涉及到的內(nèi)容比較復(fù)雜，對(duì)于工作人員的專業(yè)性和能力有較高的要求。但實(shí)際上，企業(yè)缺乏專業(yè)的檔案管理人員，現(xiàn)有管理人員的素質(zhì)水平不高，大都沒(méi)有接受過(guò)專業(yè)的培訓(xùn)，因此工作效率較低，也容易出現(xiàn)失誤，對(duì)于檔案管理的準(zhǔn)確性和真實(shí)性有很大影響。企業(yè)不重視檔案管理工作的開展，因此不注意培養(yǎng)專業(yè)的管理人員，部分管理人員也沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，不能夠有效開展檔案管理。

3.3安全意識(shí)較低

檔案管理工作的安全性主要指的是檔案資料的保密性，目前來(lái)說(shuō)，企業(yè)進(jìn)行檔案管理基本實(shí)現(xiàn)信息化，而信息化管理模式下大部分檔案資料都實(shí)現(xiàn)電子化，帶來(lái)一定的網(wǎng)絡(luò)不安全問(wèn)題。企業(yè)檔案管理人員流動(dòng)性較大，隊(duì)伍不穩(wěn)定，相關(guān)工作交接不到位，因此容易造成檔案信息丟失、遺漏等問(wèn)題;檔案管理人員缺乏保密意識(shí)，對(duì)于紙質(zhì)檔案的管理不嚴(yán)格，出現(xiàn)損毀、丟失、發(fā)潮等問(wèn)題;在進(jìn)行檔案移交時(shí)沒(méi)有按照流程進(jìn)行，導(dǎo)致出現(xiàn)信息泄露情況。

4、培養(yǎng)煤炭企業(yè)檔案管理人員素質(zhì)的有效策略

4.1加強(qiáng)專業(yè)知識(shí)的提升

進(jìn)行檔案管理工作對(duì)于人才的要求較高，檔案管理人員不僅要有豐富的檔案管理理論知識(shí)，還要有企業(yè)工作的實(shí)際經(jīng)驗(yàn)，對(duì)于企業(yè)工作制度有所了解，掌握工作的相關(guān)流程和內(nèi)容，可以對(duì)其進(jìn)行詳細(xì)記錄。因此煤礦企業(yè)要重視對(duì)現(xiàn)有檔案管理人員的培養(yǎng)，定期組織專題培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力，同時(shí)提升責(zé)任意識(shí)和職業(yè)道德素質(zhì)，提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)。檔案管理人員本身也要努力提升自己的文化水平，積極更新先進(jìn)的文化知識(shí)，擴(kuò)寬知識(shí)面，豐富知識(shí)儲(chǔ)備，尤其關(guān)注檔案管理相關(guān)理念、技術(shù)和方法的創(chuàng)新，積極結(jié)合自己的實(shí)際情況，針對(duì)缺乏的專業(yè)知識(shí)進(jìn)行補(bǔ)充和學(xué)習(xí)，做到繼續(xù)教育的時(shí)效性。檔案管理人員要積極主動(dòng)的提高業(yè)務(wù)知識(shí)與技能，按照自身所學(xué)積極進(jìn)行實(shí)踐，將理論落實(shí)到實(shí)際工作中，從而提升檔案管理工作效率和質(zhì)量。

4.2強(qiáng)化安全意識(shí)

煤礦企業(yè)還要重視提升檔案管理人員的安全意識(shí)，認(rèn)識(shí)到檔案安全問(wèn)題對(duì)于檔案管理工作的重要性，對(duì)于企業(yè)進(jìn)步和發(fā)展的重要性。煤礦企業(yè)要致力于提升檔案管理人員的安全意識(shí)，掌握檔案管理工作中可能出現(xiàn)安全問(wèn)題的事項(xiàng)或者說(shuō)內(nèi)容，并針對(duì)紙質(zhì)檔案和電子檔案的不同，掌握不同的安全風(fēng)險(xiǎn)因素。以此告誡檔案管理人員做好檔案的雙重安全保護(hù)工作，尤其是電子檔案，引進(jìn)先進(jìn)的防護(hù)程序，建立防火墻等，避免出現(xiàn)檔案資料被攻擊、盜取的問(wèn)題。檔案管理人員還要保證按要求進(jìn)行檔案的借用、利用、交接等工作，避免出現(xiàn)遺失或遺漏。另外，要求檔案管理人員定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，保證檔案儲(chǔ)存的完整性，進(jìn)一步提升檔案管理工作的成效。

4.3推進(jìn)檔案標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化管理

煤礦企業(yè)檔案管理人員要充分認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，樹立檔案管理意識(shí)，強(qiáng)化管理人員的責(zé)任心，從思想上入手，打造全新的開放式管理模式，樹立檔案管理信息化理念，加大對(duì)信息化建設(shè)的投入力度，營(yíng)造檔案管理的建設(shè)氛圍。同時(shí)還要抓好檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化建設(shè)，制定統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，改變傳統(tǒng)的思想觀念，創(chuàng)新管理模式，引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)和方法，應(yīng)用先進(jìn)的軟件，構(gòu)建信息化檔案管理模式，提升工作效率，提升檔案管理水平，保證企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展。

4.4提升工作意識(shí)

有時(shí)候因?yàn)闄n案管理人員工作中的疏忽也可能帶來(lái)檔案管理工作的失誤或問(wèn)題，因此煤礦企業(yè)還要注意提升檔案管理人員的工作意識(shí)。煤礦企業(yè)檔案管理內(nèi)容比較復(fù)雜，涉及到的內(nèi)容很多，因此工作起來(lái)可能比較枯燥。檔案管理人員需要提高對(duì)本職工作的積極性和熱情，認(rèn)識(shí)工作的本質(zhì)和重要性。檔案管理人員需要有充足的事業(yè)心和熱情，積極面對(duì)專業(yè)的檔案管理知識(shí)以及復(fù)雜的檔案管理內(nèi)容，熱愛自身的事業(yè)，甘于為事業(yè)作貢獻(xiàn)。另外，為了保證檔案管理工作的精確性，檔案管理人員還要注意在工作期間嚴(yán)謹(jǐn)和細(xì)致，在檔案資料的收集、整理、歸檔和保存方面做到精益求精，確保信息資料的準(zhǔn)確性。檔案管理人員還要做到實(shí)事求是，避免偽造、虛假、篡改或銷毀檔案資料，提升自身的職業(yè)素養(yǎng)和道德素養(yǎng)。

5、結(jié)語(yǔ)

煤礦企業(yè)的檔案管理工作隨著時(shí)代的發(fā)展出現(xiàn)很大的變化，檔案管理人員也要順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，對(duì)自身業(yè)務(wù)能力進(jìn)行提升，提高綜合素質(zhì)水平，應(yīng)對(duì)新時(shí)期檔案管理工作提出的新要求。

【參考文獻(xiàn)】：

【1】王穎.提高檔案管理人員素質(zhì)的重要性和有效策略[J].科學(xué)與財(cái)富，2017，（14）：34.