水利工程檔案管理的分析與對策

周莉艷

摘 要：檔案作為珍貴的文獻是記錄工程開展的重要信息載體，工程檔案更是工程建設全程記錄及竣工檢修、維護管理的重要依據，而對于水利工程竣工驗收而言，檔案合格是水利工程驗收的必備前提，因此做好工程檔案管理具有重要意義。本文以檔案管理的基本特性為基點，結合自身實際工作特點，針對水利工程檔案管理過程中出現的問題進行簡要分析。

關鍵詞：水利工程;檔案;管理

檔案作為水利工程建設全過程的真實記錄，完善且詳細的工程檔案可以反映出水利工程建設的全過程，因此建設一套“完整、準確、系統”的檔案管理制度具有重要意義，這是水利工程檔案管理的第一要素;其次要深化和完善載體檔案的歸檔制度，讓紙質檔案與信息檔案共同配合推進檔案管理，最后要處理好檔案工作的移交和接收程序，保證檔案的機密性和科學性。

一、“完整、準確、系統”的管理

水利檔案管理的完整性要貫穿到工程管理的各個階段，有始有終，包括水利工程檔案管理的勘察設計、監理施工等。在檔案管理過程中也要切實明確相關部門人員的歸檔責任及各個責任等，同時在工程初始階段就應加大檔案管理密度。準確性方面要保障水利工程檔案管理中各個數據、人員職責、項目負責人、項目法人、事故處理等基礎設施的準確性，同時也要按照本單位的實際情況來準確的完成項目管理的推進與實施。系統性則需要從立項開始就對文件材料進行整理和收集，要保障檔案工作與工程建設進程同步管理，也要同時驗收歸檔文件的完整度和總體質量。

另外，完整的檔案管理也應注重工程檔案材料的全面性，在實際管理中要做到所有應歸檔的檔案材料必須要齊全劃一，包括水利工程匯總人事檔案管理等，準確的檔案管理要注重反映內容的準確性，其中包括文字、圖形、視頻資料等，特別是施工階段與竣工階段要如實反映檔案管理的準確性和實際性。系統性的材料準備要將所有歸檔的材料檔案進行有機的統一聯系，相關材料要盡量放在一起，防止遺失或被竊，特別要注意的是工程項目文件材料要具有成套性和統一性。

二、完善推進載體檔案歸檔制度

完善和推進載體檔案的歸檔制度需要做到聲像檔案與電子檔案為紙質檔案做后備與補充。水利檔案管理的重要性不言而喻，各參建單位應指定專人負責照片、錄音、錄像等聲像材料和電子文件的收集、整理、歸檔工作。工程建設重要階段、重大事件及事故必須要有完整的聲像材料歸檔。歸檔的聲像材料均應標注事由、時間、地點、人物、作者等內容。

另外，水利檔案管理方面要建立起專業化隊伍，如要強化考核機制的運行與監督，要求相關檔案管理人員必須要設立初審、復審，層層把關簽字的工作要求，按照不合格不接收的原則，保證檔案達到接收標準。同時，嚴防借機造假、涂改、抽取、替換材料，杜絕檔案丟失、損毀等情況發生，可以從制度化管理、人員調配、人員培訓發展等角度全面深化檔案管理專業化發展。同時聲像檔案管理要注重檔案管理的科學系，檔案管理工作人員的信息素養要通過系統培訓、自主學習等方式進行提升。檔案管理人員要與工程負責人進行協商制定信息化檔案管理職能，對于紙質檔案的管理協調工作要同步信息化檔案管理，如部分檔案管理需要進行網上信息報備時，由水利工程相關人員直接對接檔案管理人員，防止檔案管理中重要信息的泄露，同時監理單位負責對施工單位提交的歸檔材料進行審核、確認并按標段（合同）編寫檔案資料質量審核意見。

三、處理好檔案移交和接收工作

移交與接收工程檔案資料的時間，視工程建設的實際情況而定。 一般單位工程完工后，就應完成有關工程檔案的收集、整理工作，隨后即可進行檔案資料移交與接收工作。整個工程檔案資料（包括竣工驗收的文件材料）的交接工作，應在竣工驗收后的3個月內完成。

移交和接收工作中，為保證移交檔案的質量，檔案管理及工程檔案管理相關人員要對檔案管理卷宗進行仔細的審查與核實，包括檔案的卷宗規制的合理性，對于不合格的歸檔材料需要求相關立卷人更正后再完成移交手續。另外，電子聲像檔案的移交要同步紙質檔案的移交和接收，要仔細檢閱聲像資料的真實性以及完整性，為避免聲像材料過多而導致檔案移交工作遺漏的事故發生，相關單位部門對于水利工程檔案的處理要提上日程，另外對于檔案的移交和接收，雙方必須要做好“移交目錄”準備，明確負責人的效能，最后經雙方核實簽字后，完成接收。

總之，水利工程檔案管理極其重要，在檔案管理過程中要注重將檔案管理工作納入水利工程建設管理中，對于檔案管理要明確負責人職責，依據工程實際情況健全檔案管理制度，統籌安排檔案管理程序，確保水利檔案工作正常開展。

參考文獻：

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