監理單位資料檔案信息化管理的審視

摘? 要：檔案管理工作是每一個政府工作單位和企業管理中的重要組成部分。隨著時代的進步和信息技術的發展，新的檔案管理模式應運而生。電子信息技術的不斷成熟帶來了檔案管理上的變革，因為電子信息化技術，檔案管理更加便利了。在當下社會，人們開始意識到信息的重要性，而電子信息化管理模式下的檔案管理無疑能夠擁有更加高效的信息提取與整合的能力，能夠更好地推動社會的發展，促進城市建設的現代化。監理單位行政資料的電子信息化檔案管理，也是必不可少的。

關鍵詞：檔案管理;電子信息化;管理模式

中圖分類號：G270.7? ? ? ?文獻標識碼：A 文章編號：2096-4706（2019）07-0185-03

Abstract：Archives management is an important part of the management of every government work unit and enterprise. With the progress of the times and the development of information technology，a new mode of archives management emerges as the times require. The continuous maturity of electronic information technology has brought about changes in archives management，because of electronic information technology，archives management is more convenient. In today’s society，people begin to realize the importance of information，and the archives management under the electronic information management mode can undoubtedly have more efficient information extraction and integration capabilities，can better promote the development of society，and promote the modernization of urban construction. The electronic information archives management of administrative data of supervision units is also indispensable.

Keywords：archives management;electronic informatization;management mode

0? 引? 言

檔案是政府單位和企業在發展中的重要參考，受傳統檔案管理類型的限制，檔案管理在效率和內容上難以滿足時代的需求，為了更好地發展檔案管理，電子信息化的監理單位檔案管理模式是必不可少的;為了更好地實現檔案的保存和利用，就必須對現有的檔案進行電子信息化，彌補其不足，由此促進檔案管理質量的提升，更好地服務于社會需求。

1? 新時代下發展監理單位檔案管理電子信息化的必然性

電子信息化模式下的技術發展改變了傳統的檔案管理模式，互聯網時代有大量的辦公軟件被開發出來，被人們用于工作生活中。利用軟件進行工作方便快捷，準確性高，利于查找也利于記錄。電子信息化幾乎改變了大部分的傳統管理方式。新的電子信息化的管理模式已經成為新時代信息管理的主要模式。隨著企業的不斷發展壯大，所監理的工程項目數量逐日增加，應存儲的工程檔案資料也越來越多。

相比較于傳統的檔案管理模式，電子信息化管理模式，信息集中而且開放性強，既方便了管理人員記錄和修改，也方便其他人員查閱;而傳統檔案管理模式信息分散且封閉，而且對檔案室的空間要求也較大，雖然在一定時期發揮了重要的作用，但在互聯網時代難以滿足社會和企業發展的需要，只有運用高效率和高質量的電子信息化的檔案管理模式，才可以滿足新的時代需求。

2? 電子信息化下的新檔案管理模式的優勢

計算機是互聯網時代必不可少的生產工具，通過將文字、聲音、圖片、視頻等傳入計算機，可以使檔案變為數字形式，既快捷可更改，又能夠及時分享，存儲安全且便捷，比起傳統檔案管理模式優勢極大。

2.1? 檔案的共享與辦公自動化

在全社會進入辦公自動化的背景下，資料的錄入工作變得輕而易舉，辦公系統可以輕松與檔案管理系統對接，實現資源實時共享，達成信息一體化，同時，檔案的歸檔也可以實時進行，實現檔案整理的同步。這樣既有利于檔案的利用與整理，又有利于辦公自動化的發展，提升了工作效率。

2.2? 更快地檢索檔案

電子信息化最大的優勢，便是效率。傳統的信息查詢不僅慢而且低效，這種低效不僅僅表現在時間上，也表現在正確率上，而電子信息化下的檔案管理，既快速，又準確，極少出現錯誤，而具體使用的時候，既能精確查找，又能模糊查找，極為方便。在提升了工作效率的同時，也減少了工作人員的工作負擔。

2.3? 時效性和管理效率

傳統檔案管理模式流程煩瑣，這加大了使用者的使用成本，導致流失了大量使用者，這使得檔案管理的效率同步降低。而新的電子信息化的檔案管理，優化了管理流程，提升了管理效率，檔案的產生到使用精確迅捷。因為電子信息化的檔案管理減少了大量人工操作環節，利用檔案管理系統實現了檔案的管理與錄入，減少了許多人工失誤，所以大大提升了檔案的管理效率，使檔案管理人員可以有足夠多的時間去保證檔案的真實性和質量。

2.4? 簡化了管理流程，加大了信息存儲能力

檔案管理工作是一項非常復雜的工作，涉及許多方面，傳統的檔案管理工作是通過大量的檔案管理人員經過反復整理和查閱在復雜多樣的檔案庫里找尋需要的檔案，這樣的工作方式效率低下、誤差多、時效性差，也浪費了大量時間。在檔案進行存儲的時候，也會因為傳統檔案管理系統的復制性而難以錄入，并且還有信息錄入量太少，大量的信息難以錄入的問題。而新的電子信息化的檔案管理系統，可以高效精準地查閱和錄入資料。并且因為電子信息化的檔案管理系統讀寫方便，即使是大容量的信息也可以輕松錄入資料庫，納入檔案管理的系統當中。

2.5? 優秀的存儲媒介

傳統的檔案管理的存儲媒介大多是紙質的，存在文件體積大、易受潮、易燃燒、不易備份、不易保存、不易轉移等問題，并且容易在火災或自然災害后出現檔案丟失的現象，這極不利于檔案管理工作的展開。而電子信息化的檔案管理則很好地避免了這些問題。電子信息化的檔案管理容易備份，而且利用硬盤存儲，具備體積小、重量輕、發生災害時易轉移等優勢。即使是水浸或者被切割，也有技術手段可以修復。而且可以利用互聯網進行備份，資料很難丟失。

2.6? 減少對檔案室的場地依賴

傳統的檔案管理對場地的要求較高，既有空間面積的要求，也有電氣設備、消防設備等安全管理的要求，而且還需要配備專兼職的檔案室管理人員，加上對檔案室的日常管理與維護，這對于企業而言是一筆不菲的開支。

3? 電子信息化下檔案管理的新職責

3.1? 收集整理信息

借助計算機系統為載體，收集需要的信息錄入網絡，存儲電子檔案，完成建立網絡電子檔案的工作，建立檔案的信息庫。信息的收集是檔案管理工作的重要部分。在收集電子檔案的時候，將收集到的檔案進行整理，進行編號，進行有序化處理，制作邏輯目錄。

3.2? 系統維護

在檔案管理的計算機系統當中，硬件問題較少出現但出現后難以解決，需要有較好的備份處理。而軟件問題需要經常調試，配備專業人員進行維護，以此保持檔案管理系統的高效運轉。

3.3? 對檔案信息系統的保密

保密工作，一部分是因為隱私的需要，另一方面也是防止黑客篡改利用檔案信息。因此，建立檔案系統的保密性十分重要。檔案信息的保密工作可以說是電子信息化的檔案系統以后工作的一大重點。

3.4? 增加利用環節效率

利用環節是檔案管理中的根本環節，利用電子信息化系統，可以使檔案管理與互聯網結合起來，可以增加多種查閱方式，增加閱讀和檢索方式。電子信息化的檔案管理模式最大的優勢便是效率。因為傳統的信息查詢慢而且低效，電子信息化下的檔案管理要做到既快速，又準確，不出現錯誤，而具體使用的時候，既能精確查找，又能模糊查找，增加了工作效率的同時，減少工作人員的工作負擔。

3.5? 保存存儲媒介

電子信息化的檔案管理模式中，檔案存儲媒介大多是以硬盤形式存在，硬盤需要專業人員進行維護和檢查，也要增加安全意識防止被復制或篡改。對于電子信息化的檔案管理，應該建造有專門的電子信息化檔案機房，用于放置服務器。

3.6? 對檔案管理信息中心的安全維護

作為檔案管理的主體單位，應設立檔案管理信息中心，負責檔案的日常運維及特殊時期的應急處理。檔案管理信息中心要建立健全運維體系，規范各種運行情況下的規章制度，經常開展切換和災難演練等工作，詳細包括災難恢復系統在內的集中監控和網絡維護，系統監控和磁帶介質管理，災難恢復，服務器維護的統一過程。以滿足災害發生后檔案管理信息中心的正常工作。

對于檔案管理信息中心來說，災難之后的恢復流程十分重要。針對災害事件的響應和事故損失控制的機構要盡早建立。在災難發生時的流程和對策要在平時進行編輯，包括災難的初始響應和災難的應急處理，災難的損害評估，災害等級的識別都要重視起來。而對于應急指揮中心的建立和災難發生時的管理機構以及災害通知系統，都是檔案管理信息中心災后能夠快速恢復業務系統的具體手段。

4? 結? 論

總而言之，在當今社會互聯網的沖擊下，傳統的檔案管理已經難以跟上時代的發展，互聯網在給予巨大幫助的同時也對傳統的檔案管理提出了新的要求。復雜多樣且難度較大的檔案管理系統肯定會被電子信息化的檔案管理系統所取代。所以，在監理單位檔案管理部門建立電子信息化的檔案管理檔案系統是新時代檔案管理工作的必然趨勢。而順應趨勢，增加監理單位檔案管理的信息管理效率，建立新時代電子信息化的檔案管理系統，是我們監理單位檔案管理行業貢獻社會的一大途徑，也是促進檔案管理綜合管理的技術基礎。因此，監理單位檔案管理部門應該充分認識到檔案管理信息化建設的重要性，完善檔案管理系統，提高檔案管理人員的專業素質，促進檔案管理的信息化建設。

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作者簡介：王雪（1984.12-），女，漢族，重慶合川人，本科，檔案館員，研究方向：行政管理、人事管理。