建設項目檔案收集與管理

覃愛群

摘 要：本文在建設項目檔案工作定位、完善建設項目檔案工作程序、有效促進規范化歸檔進程等方面進行了闡述，指出了充分認識規范化歸檔的意義，強化落實規范化歸檔應遵遁的原則，并從多方面提出了完善檔案收集與管理的有關建議。

關鍵詞：行政事務;檔案;建設項目;收集與管理

企業檔案是企業的核心信息資源，是生產經營、市場開發和發展規劃的重要依據。《大港油田公司檔案分類標識規則》規定，油田公司檔案共設10個一級類目，電力公司涉及文書類、科學技術研究類、建設項目類、設備儀器類、會計類、職工檔案類、聲像類、實物類等8大類。這些檔案，不僅記錄了電力公司的創業史、成長史和改革發展史，也見證了公司發展的重要過程和公司各項工作、各個方面、各個環節的真實情況，是擴大經營范圍、開拓市場、加強管理、維護權利和利益、保持發展和穩定的可靠憑證與有力依據，是企業資產和生產要素的重要組成部分。

電力公司自1966年8月成立至今，建設項目檔案在公司工程建設、維護和改擴建中占著舉足輕重的地位，在節約人力、物力、財力等方面都起到了關鍵作用。建設項目檔案，主要指建設項目在立項、審批、招投標、勘察、設計、采購、施工、監理及竣工驗收等全過程中形成的，具有保存價值的應當歸檔保存的文字、圖表、聲像等各種載體形式的全部文件。如何把建設項目檔案收集齊全、完整、準確，充分發揮項目檔案在工程建設、生產管理、維護和改建擴建中的作用，是目前油田企業檔案管理部門面臨的一個突出問題。

一、明確建設項目檔案工作定位，充分認識規范化歸檔與管理的意義

1.各級領導、檔案管理部門、建設項目管理部門首先要在建設項目立項時充分認識到檔案工作的重要性，明確兩個理念：一是檔案是企業的重要知識資產和核心信息資源;二是檔案工作是企業的基礎工作。

（1）各級領導要加強對檔案工作的領導，將檔案歸檔工作列入項目建設范圍，從工程立項和開工環節、施工過程環節、竣工驗收環節層層抓實，時時督促，嚴格要求，幫助解決項目建設過程中檔案工作遇到的實際問題和困難。

（2）檔案管理部門要定位服務、突出服務、強化服務。要緊緊圍繞工程項目建設工作，提供及時、優質、高效服務，既是檔案部門的首要任務，也是做好檔案工作的根本保證。

（3）各級管理部門要關心和支持檔案工作。一要把應當歸檔的文件材料及時移交到檔案部門集中保管。二要支持配合檔案部門做好重大建設項目檔案管理工作。三要同檔案管理部門共同搞好檔案信息資源的開發利用。

2.實現建設項目科學化、標準化、規范化歸檔與管理，在基礎管理上要強化以下三個方面的工作。

（1）強化制度建設。從管理入手，結合建設項目檔案的特性，完善相關的制度和考核辦法，形成管理機制，按照工程進度要求進行考核評比，成績優秀的予以表彰和獎勵，充分調動檔案工作人員的積極性。

（2）強化網絡建設。要建立由項目部門負責人、項目部門及檔案管理人員等組成的團隊網絡，組織、協調設計單位、施工單位和監理單位等編制項目竣工文件，并由項目部門負責人并對項目建設全過程形成的文件材料進行指導、審核和把關。從而形成一個符合項目特點與管理相適應的檔案管理網絡。在機構發生變化、人員發生調整期間，根據實際情況及時重新進行調整。

（3）強化全員教育。積極開展建設項目檔案培訓，根據不同的建設項目組成符合項目特色的學習小組，通過集中授課和主動上門服務積極開展學習交流，掌握最新檔案動態，增強項目人員對檔案工作的認識和提高。

二、完善建設項目檔案工作程序，強化落實規范化歸檔應遵遁的原則

1.納入項目計劃，認真落實歸檔要求

企業應把建設項目檔案管理工作納入項目建設計劃，納入項目建設管理程序，納入領導和工作人員的崗位職責描述，實行建設項目歸檔范圍確認制，包括歸檔材料所涉及的各部門和各崗位。依據主要業務流程和歷年歸檔情況，擬定出各類檔案的基本歸檔范圍，與項目建設管理同步實施。項目檔案按其形成規律，保持各部分之間的有機聯系，分類科學，組卷合理。

在建設項目整個過程中，檔案管理工作還應當堅持“三同時”原則，即：在簽訂合同時，應同時明確項目檔案所包括的內容、要求及各相關單位對項目檔案的職責;檢查工程進度與施工質量時，應同時檢查項目文件材料的收集、整理情況;在進行工程驗收時，應同時審查、驗收項目文件的歸檔情況。

2.部門相互配合，嚴格執行檔案程序

企業要按照相關要求，充分發揮檔案管理網絡的作用，對項目實施過程中產生的資料和文件的歸檔進度和質量進行全過程管理，將任務和責任層層傳遞，確保歸檔工作順利實施和推進。檔案管理部門和項目管理部門的負責人和檔案人員要嚴格按照檔案歸檔范圍確認制管理檔案，每一個歸檔環節都實行確認制，并形成雙向制約機制。

三、嚴格履行項目管理規定，有效促進規范化歸檔進程

企業應將建設項目文件資料歸檔納入項目的整體管理，并形成文件化管理，在項目合同中確定相關條款，在項目實施的各個階段中，文件資料的收集與項目進度同步進行，文件資料歸檔工作應嚴格執行項目合同、驗收、結算規定。

1.在簽訂勘察、設計、施工、工程總承包及監理等合同時，應當設立專門條款，明確項目檔案有關事宜和應當提交的項目文件名稱、內容、套數、時間、質量要求和與其相對應的電子文件及整理、審核、歸檔與違約責任，并經檔案管理部門簽署會簽意見。同時，為了保證文件資料歸檔的完整性，還應在合同中注明工程質量保證金中應包含檔案質量保證金。

2.建設項目管理部門和參建單位，應在建設項目竣工驗收前按階段或單項，將經過整理的項目文件，提交檔案管理部門歸檔。同時，應當指定專人負責照片、錄音、錄像等聲像材料的收集、整理、歸檔工作，建設項目重要階段、事件、事故，應當有完整的聲像材料，并對相關內容進行編寫。按照檔案管理系統要求，進行加工處理，紙質文件與電子文件內容相符。歸檔的電子文件必須確?？勺x性、安全性，實現檔案數字化管理。

3.建設項目辦理竣工結算時，應有檔案管理部門的簽署意見，先檔案驗收，后工程結算。檔案管理部門根據合同，檢查所提交的項目文件，符合檔案管理要求的，簽署同意付款意見，方能進入合同付款環節。對不按照歸檔范圍、時間、份數、要求歸檔的歸檔單位或個人，檔案部門應進行催交，責成其按照歸檔要求限期歸檔，否則不簽署竣工結算意見。

四、結束語

通過規范化、制度化、程序化管理，企業的建設項目檔案歸檔工作將健康發展，并取得良好的效果。同時，還要在此基礎上加強建設項目檔案的開發和利用，充分發揮服務職能，循序漸進，更好地為企業的生產建設和經營發展做出更大的貢獻。

參考文獻

[1]中國石油天然氣集團公司建設項目檔案管理規定（中油辦〔2010〕187號）