淺析信息時代下檔案管理工作的創(chuàng)新

羅燕華

摘 要：社會經(jīng)濟與技術(shù)在不斷發(fā)展，人類也步入了信息化時代，科技發(fā)展就要求各個領(lǐng)域的檔案信息實現(xiàn)更高效、信息化、數(shù)據(jù)化的管理。目前我國檔案管理工作中也處在許多問題，比如檔案管理人員專業(yè)知識匱乏、管理制度不完善等，所以傳統(tǒng)模式的檔案管理系統(tǒng)已經(jīng)無法滿足工作的需求。本文通過對傳統(tǒng)檔案管理存在的一些問題進行分析，并闡述了創(chuàng)新檔案信息化管理模式的意義以及實現(xiàn)途徑。

關(guān)鍵詞：信息時代;檔案管理;創(chuàng)新舉措

引言

近年來，社會經(jīng)濟不斷發(fā)展，企業(yè)的發(fā)展也需要吸收更多的人才。這也就增加了人員的流動性，給企業(yè)帶來人才的同時，也增加了檔案管理工作的復雜度。所以，在信息時代下對檔案管理工作的創(chuàng)新與進步，順應時代發(fā)展，應用信息技術(shù)不斷完善檔案管理工作是至關(guān)重要的。

一、為何要實現(xiàn)檔案管理工作的創(chuàng)新

信息化時代的發(fā)展離不開高效的信息處理方式，檔案管理工作作為人民信息服務(wù)的重點，更需要實現(xiàn)管理模式的創(chuàng)新。通過對檔案管理工作中發(fā)現(xiàn)的問題及時解決，不斷更新管理系統(tǒng)，利用信息技術(shù)進行檔案信息的錄入、查找等工作，實現(xiàn)檔案信息管理工作的創(chuàng)新[1]。例如，檔案信息管理時需要各部門對檔案進行接收、處理、存儲與保管，如果檔案缺乏信息化管理，就會造成各部門處理業(yè)務(wù)速度慢，檔案使用者不能及時獲取檔案信息，就會降低工作效率。

二、檔案管理中存在的問題

（一）檔案管理制度不完善

檔案管理制度是保證檔案管理工作有秩序、高效率運行的前提。現(xiàn)如今仍存在一些地區(qū)的計算機設(shè)備與系統(tǒng)不能夠得到及時的應用與更新，仍采用傳統(tǒng)的人工手記的方法，缺乏檔案管理的統(tǒng)一流程，并且使用紙質(zhì)版檔案封存，在尋找相關(guān)檔案信息時又需要大量時間來查找，就會導致檔案管理工作的運行效率跟不上日益增長的檔案流動工作。就會造成檔案管理效率低下、出錯率較高，檔案管理工作就更趕不上當前信息化、高效化以及網(wǎng)絡(luò)化的時代步伐。

（二）檔案管理人員能力不夠

檔案管理人員是檔案管理工作的主體，管理人員的業(yè)務(wù)水平直接影響管理工作的質(zhì)量。當前管理人員專業(yè)素質(zhì)較差，缺乏合理的人員管理與獎懲制度，相關(guān)部門也缺乏對員工技能的重視，管理人員缺乏系統(tǒng)的、流程化的技能培訓。信息化時代不斷發(fā)展，就需要檔案管理工作中應用信息技術(shù)來完成工作，許多管理人員缺乏計算機基礎(chǔ)知識，并且對部門組織的信息技術(shù)教育培訓不加以重視，工作理念得不到及時更新與進步，檔案管理工作就難以實現(xiàn)創(chuàng)新。

（三）檔案的保管工作不到位

傳統(tǒng)檔案管理中，常采用人工手寫、紙質(zhì)檔案密封并保存的模式，紙質(zhì)檔案在保存與管理時可能會出現(xiàn)文件遺失問題，實現(xiàn)紙質(zhì)檔案長期保存的可能性較小。隨著信息化時代的到來，檔案管理也都實現(xiàn)了信息化，許多檔案是以文檔形式進行編輯儲存的，信息文檔一般存放在計算機設(shè)備中。計算機錄入文檔給管理工作帶來了便利，但同時也增加了信息數(shù)據(jù)被篡改或者被盜取的可能性。如果出現(xiàn)不法分子將檔案信息進行拷貝或者修改，這樣就無法保證檔案信息的安全性與保密性。并且計算機主機等設(shè)備很可能會出現(xiàn)故障，或者遭到病毒感染，這些都可能會造成檔案信息的丟失。

三、實現(xiàn)檔案管理工作創(chuàng)新的舉措

（一）建立并完善檔案信息庫

由于信息化發(fā)展速度不斷加快，檔案管理工作實現(xiàn)創(chuàng)新的重要途徑就是建立檔案信息數(shù)據(jù)庫[2]。通過信息技術(shù)的應用，建立信息數(shù)據(jù)共享平臺，對人們的檔案信息進行合理歸類，并設(shè)立數(shù)據(jù)庫目錄，方便管理人員尋找與查閱。互聯(lián)網(wǎng)時代的發(fā)展，也使得人們能夠?qū)崿F(xiàn)信息共享，將檔案信息上傳至綜合信息平臺，為異地檔案調(diào)取提供了便利。由于數(shù)據(jù)庫包含著人們的隱私信息，所以要設(shè)定查閱權(quán)限，只有相關(guān)檔案管理人員才可以實現(xiàn)檔案的上傳、查閱以及調(diào)動，以確保信息不被泄露。為確保數(shù)據(jù)平臺的平穩(wěn)運行，要加大對網(wǎng)站的維護，增加計算機設(shè)備與技術(shù)人員的數(shù)量。

（二）提高管理人員能力，建立良好的人才管理系統(tǒng)

為實現(xiàn)檔案管理工作的創(chuàng)新與發(fā)展，需要不斷提高管理人員的能力。首先，在人員招聘時，要聘用專業(yè)技能強的員工，可以通過知識點筆試、相關(guān)工作內(nèi)容測試等方式來選取專業(yè)知識儲備強、實踐經(jīng)驗豐富的員工，擇優(yōu)錄取。其次，在員工實習期間，每個檔案管理人員都要接受信息技術(shù)與檔案管理方面的培訓，不僅要明確信息管理人員的責任與義務(wù)，還要學會利用電子數(shù)據(jù)進行檔案錄入、檢索與保管等工作。第三，員工任職期間，定期舉辦業(yè)務(wù)能力競賽與培訓大會，通過培訓心得分享會、名人講座等方式，提高管理人員的技能。第四，建立信息交流平臺，員工可以將自己在檔案管理工作中遇到的問題以及建議發(fā)布在交流平臺上，促進員工與員工、員工與管理者之間的交流與溝通，部門領(lǐng)導要及時采納員工的意見與建議，不斷發(fā)現(xiàn)并解決問題，使管理工作更符合實際，實現(xiàn)部門與個人共同發(fā)展。

（三）健全檔案管理制度

完善的管理制度是檔案管理工作有序運行的重要前提[3]。首先，在檔案信息整理時，若出現(xiàn)政策變動，對于新加的信息項目要及時向當事人聯(lián)系并獲取相關(guān)信息，并及時保存至單位保管;第二，相關(guān)材料取出存入時要進行出入登記，保證檔案材料的完整與安全，并且要定期開展階段性經(jīng)驗總結(jié)會議，解決近期出現(xiàn)的檔案問題，并確保此類情況不再發(fā)生;第三，對人員檔案進行分類匯總，便于查閱，若使用紙質(zhì)檔案封存，要保證字跡清晰，裝訂整潔;第四，統(tǒng)一檔案登記錄入流程，為保證檔案的安全性與保密性，對信息的保存、查閱、調(diào)離等環(huán)節(jié)設(shè)置相應的保護措施。

四、結(jié)束語

在信息時代形勢下，各行各業(yè)只有不斷發(fā)展與創(chuàng)新才可以跟上時代的步伐，滿足社會與人類發(fā)展的需求，信息服務(wù)行業(yè)也是如此。要通過對檔案管理工作的現(xiàn)狀進行探究，發(fā)現(xiàn)并解決其中的問題，通過對檔案信息管理制度的完善，加強對檔案管理人員技能的重視，提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，應用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)建立并完善檔案數(shù)據(jù)庫，便利人們的生活，實現(xiàn)檔案管理工作的創(chuàng)新。

參考文獻

[1]李雪凈.淺析信息時代背景下檔案管理工作的創(chuàng)新[J].神州，2017（25）：260-260.

[2]楊彥杰.淺析信息時代下檔案管理工作的創(chuàng)新[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（18）：126-126.

[3]吳鵬.淺析信息時代事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新[J].人才資源開發(fā)，2017（8）：9-10.