提升事業(yè)單位檔案服務(wù)效率的策略

張瑞

摘 要：事業(yè)單位檔案管理應(yīng)當(dāng)具備服務(wù)意識，做到在信息化檔案技術(shù)快速發(fā)展的背景下提高檔案管理工作的服務(wù)水平，進(jìn)一步挖掘和使用檔案信息，更好的發(fā)揮檔案信息為事業(yè)單位發(fā)展和社會服務(wù)的作用。本文要探討提高事業(yè)單位檔案資源服務(wù)水平的策略，找出事業(yè)單位檔案管理優(yōu)化改革的方法。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案服務(wù);質(zhì)量提升

事業(yè)單位提供檔案服務(wù)履職能力，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)專業(yè)技術(shù)人才的培養(yǎng)，促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理更好的適應(yīng)新形勢的需要，著力在信息技術(shù)改革的背景下提高事業(yè)單位檔案管理工作的質(zhì)量和總體水平。

1.事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀分析

1.1檔案收集信息不足

在新一輪事業(yè)單位改革過程中，事業(yè)單位的職能定位越來越清晰，事業(yè)單位涉及的社會服務(wù)項(xiàng)目越發(fā)的明確，由于事業(yè)單位檔案管理改革速度不同，因此部分事業(yè)單位檔案數(shù)據(jù)信息的收集能力還有待提高，還要形成一個涵蓋范圍廣，時間持續(xù)性長，保證檔案服務(wù)連續(xù)性，防止出現(xiàn)檔案管理真空的機(jī)制。

1.2檔案管理技術(shù)待提高

事業(yè)單位還要完善檔案管理技術(shù)，注重提高檔案管理工作的效率，強(qiáng)調(diào)形成綜合化和實(shí)時化的檔案管理工作機(jī)制。重點(diǎn)應(yīng)當(dāng)提高檔案信息的利用效率，優(yōu)化檔案管理工作模式，進(jìn)一步解決檔案管理設(shè)備不足的問題。當(dāng)前事業(yè)單位的檔案管理經(jīng)費(fèi)有限，一些單位缺乏長遠(yuǎn)的檔案管理事業(yè)發(fā)展規(guī)劃，沒有在全面調(diào)配的基礎(chǔ)上抓住檔案管理改革的重點(diǎn)，不能根據(jù)實(shí)際情況引進(jìn)專業(yè)的檔案管理設(shè)備，造成設(shè)備的匹配性不足，檔案管理設(shè)備、技術(shù)人才與檔案實(shí)際需要脫節(jié)問題。

1.3檔案管理人員的問題

事業(yè)單位的檔案管理工作人員數(shù)量不足，事業(yè)單位檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)水平和操作能力有限。當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理加強(qiáng)檔案管理技術(shù)人員的培養(yǎng)工作，促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理人員掌握先進(jìn)的檔案管理工作方法。要求檔案管理人員明確管理方法，解決以往重管理與輕服務(wù)的問題。由于事業(yè)單位缺乏高素質(zhì)的檔案管理人才，因此不少事業(yè)單位還不智能信息化、大數(shù)據(jù)、云存儲時代檔案管理工作需要。

2.事業(yè)單位檔案管理主要特點(diǎn)

2.1數(shù)字技術(shù)快速發(fā)展

數(shù)字化檔案管理是近年來事業(yè)單位檔案管理改革的方向，采用數(shù)字化技術(shù)可以提高檔案管理工作的效率，但是數(shù)字化檔案管理的前期投入高，成本費(fèi)用相對較大，后期需要不斷的進(jìn)行技術(shù)更新。采用信息化的方式可以提高檔案管理的效率，解決傳統(tǒng)檔案管理工作存在的現(xiàn)實(shí)問題。數(shù)字化技術(shù)主要采用計算機(jī)進(jìn)行聯(lián)接，強(qiáng)調(diào)以科學(xué)的方式進(jìn)行信息錄入，從而達(dá)到提高檔案服務(wù)效率目標(biāo)。

2.2開發(fā)智能管理系統(tǒng)

提高事業(yè)單位檔案管理效率的關(guān)鍵在于開發(fā)智能檔案管理系統(tǒng)，要求在統(tǒng)一的管理平臺滿足全社會的檔案使用需要。當(dāng)前事業(yè)單位普遍的在上級部門主的要求下按照了專業(yè)項(xiàng)目的檔案管理系統(tǒng)，人事與財務(wù)檔案的智能化管理系統(tǒng)發(fā)展速度較快，有條件的事業(yè)單位正在籌備和發(fā)展以業(yè)務(wù)檔案為核心的智能化管理系統(tǒng)與共享平臺。

2.3管理應(yīng)用的便捷化

以往事業(yè)單位的檔案管理較為繁瑣，檔案管理的操作程序多，檔案管理的難度大，存在著數(shù)據(jù)信息易疏漏和錯誤的問題。事業(yè)單位檔案管理與服務(wù)效率提升的關(guān)鍵在于優(yōu)化檔案使用程序，簡便不必要的檔案管理手續(xù)，從而達(dá)到節(jié)省檔案應(yīng)用的時間，滿足用戶的個性化使用需要，全面提高檔案服務(wù)效能的目標(biāo)。

3.事業(yè)單位提升檔案服務(wù)效率的策略

3.1引進(jìn)自動化的模式

事業(yè)單位為了達(dá)到提高檔案信息服務(wù)質(zhì)量的目標(biāo)，還要引進(jìn)自動化的管理模式，注重在信息技術(shù)的輔助下提高檔案管理工作水平。例如，事業(yè)單位檔案管理應(yīng)當(dāng)形成數(shù)字化的管理模式，注重以數(shù)字技術(shù)、身份認(rèn)證、掃描技術(shù)與智能管理技術(shù)提高檔案管理的水平。重點(diǎn)運(yùn)用數(shù)字查詢技術(shù)提高檔案管理效率，基于數(shù)據(jù)信息技術(shù)達(dá)到批量化檔案管理的目標(biāo)。還要優(yōu)化檔案管理工作體系，保證各種數(shù)據(jù)信息的兼容性，基于主流的檔案管理技術(shù)發(fā)展趨勢，切實(shí)做好檔案高層次應(yīng)用的準(zhǔn)備，圍繞著數(shù)字化技術(shù)，不斷引進(jìn)先進(jìn)的自動化、智能化的檔案管理設(shè)備與管理平臺。強(qiáng)調(diào)合理的分配專業(yè)技術(shù)人員，在做好傳統(tǒng)紙制檔案管理的基礎(chǔ)上更好的加強(qiáng)信息化檔案管理，從而明確檔案管理體系，解決檔案管理的現(xiàn)實(shí)困境。

3.2采用互動管理模式

為了提高事業(yè)單位檔案管理的科學(xué)性，應(yīng)當(dāng)采用互動化的檔案管理方式，注重加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)信息的管理工作，有效的減少互動性數(shù)據(jù)信息的使用，互動化管理模式可以提高事業(yè)單位檔案管理的整體質(zhì)量。首先，應(yīng)當(dāng)圍繞著事業(yè)單位的內(nèi)部數(shù)據(jù)信息互動開展檔案管理具體工作，應(yīng)當(dāng)明顯確數(shù)據(jù)信息的傳遞方法，修訂建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)類型、格式、報送時間與修訂校對機(jī)制。其次，還要形成良好的職責(zé)分工，在事業(yè)單位檔案管理人員不足的情況下，有效發(fā)揮專業(yè)技術(shù)部門在檔案管理中的輔助作用。第三，應(yīng)對社會對事業(yè)單位檔案資源的使用需要。進(jìn)一步在上級主管部門，國家檔案管理機(jī)關(guān)的要求下進(jìn)行檔案管理改革，引進(jìn)統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)，進(jìn)一步保證涉及業(yè)務(wù)工作的行政、人事、財務(wù)數(shù)據(jù)檔案與對口機(jī)關(guān)有效進(jìn)行數(shù)據(jù)信息的傳遞。還要提高檔案的開放性，定期組織開展檔案成果展，從而滿足社會群眾對事業(yè)單位檔案的使用需要。

3.3提高檔案管理服務(wù)水平

事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)組建優(yōu)質(zhì)的檔案管理團(tuán)隊(duì)，提高管理團(tuán)隊(duì)的服務(wù)能力，從以往的以檔案管理人才培養(yǎng)向檔案服務(wù)人才培養(yǎng)轉(zhuǎn)型，全面提高檔案管理人員的服務(wù)意識。一方面，加強(qiáng)檔案管理人員的信息化水平，提高檔案管理人員運(yùn)用計算機(jī)與用戶進(jìn)行檔案共享和溝通互動的技術(shù)能力。另一方面加強(qiáng)檔案管理人員的職業(yè)意識，促進(jìn)檔案管理人員大數(shù)據(jù)、智能化、共享化檔案管理的理念下轉(zhuǎn)型工作方式，創(chuàng)新工作方法，提高檔案數(shù)據(jù)信息挖掘與個性化推送服務(wù)的能力。

事業(yè)單位的檔案信息是社會的寶貴財務(wù)，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)提高檔案數(shù)據(jù)信息利用率，注重優(yōu)化檔案管理工作方式，加大數(shù)據(jù)信息的收集工作力度，保證檔案數(shù)據(jù)信息完整性，解決檔案技術(shù)不過關(guān)的問題，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)檔案數(shù)字化信息管理機(jī)制，有效降低運(yùn)行成本，推動檔案信息的充分共享，在良好的開放機(jī)制下滿足全社會的應(yīng)用需要，進(jìn)一步提升事業(yè)單位檔案的服務(wù)水平。

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