劉廣超 沈潔
近年來,根據國家有關政府機關網站管理的要求,很多單位都逐漸關閉了門戶網站,這就對我們檔案的利用工作產生了很大的影響,因為一旦門戶網站被關閉,那么檔案網站建設也就無從談起。從微觀講,檔案網站建設是檔案利用網絡化發展的第一步,是一個單位面向公眾的窗口;從宏觀來說,檔案網站建設是國家檔案信息化建設的基礎,數字化、網絡化是信息時代發展的趨勢和社會信息化的必然要求。
那么,我們為什么需要建設檔案網站呢?我們又該如何對其進行建設呢?
首先,我們認為,檔案網站具有以下功能:
1.宣傳功能
檔案部門收集保管檔案的最終目的是為了提供利用,只有在深入了解認識檔案的基礎上才能更好地利用。宣傳、介紹檔案工作,擴大檔案工作的影響,是檔案利用工作的基礎,而檔案網站正是利用網絡這一信息共享平臺,打破時空限制限制,通過網站欄目的設置,及時發布單位的檔案工作信息,能夠全方位、多角度地對本單位的檔案工作進行宣傳,也為下一步的提供利用打好基礎。
2.展示功能
作為一種真實的歷史記錄,檔案不僅有著參考憑證價值,其較高的美學價值也不應被人忽視。檔案網站可以通過對單位檔案內容的全面展示,與社會分享傳統之美。同時這種展示不局限于一地甚至一國,它可以傳到世界各地,這對宣揚中華民族也是大有裨益的。
3.利用功能
利用是發揮檔案價值的直接途徑。提高檔案的利用效率,增強檔案部門的服務水平,這是所有檔案工作者都需要區深入研究的問題。檔案網站的建設則較好的解決了這一難題,它對檔案利用的服務方式
有了全新的突破,即由“上門查檔”轉變為“網絡查檔”、“不見面查檔”。通過網站設立的利用窗口,利用者可以自行上網查找,搜索檔案目錄,調出要查找的檔案,實現自己的利用目的。
4.交互功能
檔案網站能夠“廣開言路”,及時收集訪問者的意見和建議,通過網站點擊次數及滿意度調查功能,了解公眾對單位檔案工作的評價。同時,網站的留言功能可以及時傾聽訪問者的心聲,及時回復訪問者的問題,真正實現了單位與利用者的交流。
既然檔案網站建設能夠實現如此多的功能,因此下面我們需要重點談一下檔案網站建設的主要措施:
第一,豐富檔案的內容信息。一方面,可以在網站中放置大量文書、照片、實物檔案信息;另一方面,還可以在網站中放置一些音頻、視頻等影像資料,甚至可以建立網上展廳,豐富網站內容信息。
第二,提高網站受眾面。檔案網站建設需要考慮語言不通問題,如滿文檔案可以考慮在網站后臺增加語言翻譯工具,以滿足不同的受眾需求。針對經常性的、利用頻次較高的檔案信息,我們還可以考慮網絡在線服務功能,由專業人士在線予以解決。
第三,信息安全不能忽視。雖然網站建設對檔案工作有著較高好處,但是網絡并非安全之地,容易受到外來攻擊。因此,對于上網的檔案信息要嚴格注重信息安全,做到“逢上必審”,避免信息泄露。