淺談檔案網站建設的必要性及措施

劉廣超　沈潔

近年來，根據國家有關政府機關網站管理的要求，很多單位都逐漸關閉了門戶網站，這就對我們檔案的利用工作產生了很大的影響，因為一旦門戶網站被關閉，那么檔案網站建設也就無從談起。從微觀講，檔案網站建設是檔案利用網絡化發展的第一步，是一個單位面向公眾的窗口;從宏觀來說，檔案網站建設是國家檔案信息化建設的基礎，數字化、網絡化是信息時代發展的趨勢和社會信息化的必然要求。

那么，我們為什么需要建設檔案網站呢？我們又該如何對其進行建設呢？

首先，我們認為，檔案網站具有以下功能：

1.宣傳功能

檔案部門收集保管檔案的最終目的是為了提供利用，只有在深入了解認識檔案的基礎上才能更好地利用。宣傳、介紹檔案工作，擴大檔案工作的影響，是檔案利用工作的基礎，而檔案網站正是利用網絡這一信息共享平臺，打破時空限制限制，通過網站欄目的設置，及時發布單位的檔案工作信息，能夠全方位、多角度地對本單位的檔案工作進行宣傳，也為下一步的提供利用打好基礎。

2.展示功能

作為一種真實的歷史記錄，檔案不僅有著參考憑證價值，其較高的美學價值也不應被人忽視。檔案網站可以通過對單位檔案內容的全面展示，與社會分享傳統之美。同時這種展示不局限于一地甚至一國，它可以傳到世界各地，這對宣揚中華民族也是大有裨益的。

3.利用功能

利用是發揮檔案價值的直接途徑。提高檔案的利用效率，增強檔案部門的服務水平，這是所有檔案工作者都需要區深入研究的問題。檔案網站的建設則較好的解決了這一難題，它對檔案利用的服務方式

有了全新的突破，即由“上門查檔”轉變為“網絡查檔”、“不見面查檔”。通過網站設立的利用窗口，利用者可以自行上網查找，搜索檔案目錄，調出要查找的檔案，實現自己的利用目的。

4.交互功能

檔案網站能夠“廣開言路”，及時收集訪問者的意見和建議，通過網站點擊次數及滿意度調查功能，了解公眾對單位檔案工作的評價。同時，網站的留言功能可以及時傾聽訪問者的心聲，及時回復訪問者的問題，真正實現了單位與利用者的交流。

既然檔案網站建設能夠實現如此多的功能，因此下面我們需要重點談一下檔案網站建設的主要措施：

第一，豐富檔案的內容信息。一方面，可以在網站中放置大量文書、照片、實物檔案信息;另一方面，還可以在網站中放置一些音頻、視頻等影像資料，甚至可以建立網上展廳，豐富網站內容信息。

第二，提高網站受眾面。檔案網站建設需要考慮語言不通問題，如滿文檔案可以考慮在網站后臺增加語言翻譯工具，以滿足不同的受眾需求。針對經常性的、利用頻次較高的檔案信息，我們還可以考慮網絡在線服務功能，由專業人士在線予以解決。

第三，信息安全不能忽視。雖然網站建設對檔案工作有著較高好處，但是網絡并非安全之地，容易受到外來攻擊。因此，對于上網的檔案信息要嚴格注重信息安全，做到“逢上必審”，避免信息泄露。