智慧檔案館研究思考

韓鵬飛

城市從“數字”到“智慧”，是富有智慧的人們在各行各業廣泛應用互聯網、物聯網、云計算等不斷創新的信息技術，開展各類業務活動所呈現出的典型特征，其目標是構建物與物、人與人、人與物、城市與城市之間互聯互通、和諧共處的新型城市生態環境。檔案作為記錄人類歷史活動的信息載體，不僅在城市建設與發展的過程具有啟迪新智慧的重要作用，而且還將持續承擔記錄城市活動與變化軌跡的獨特使命，這使得智慧城市背景下的檔案館不能不具有與時俱進的新特征。由此檔案領域提出智慧檔案館概念并探索其理論研究內容和實踐建設方案，這不僅能夠支撐和促進智慧城市的快速建設與持續發展，而且能夠豐富和拓展檔案館學的研究范圍，這一研究必然會推動檔案館從“數字”進化到“智慧”，實現檔案館全面現代化管理。

一、智慧檔案館研究的意義和價值

“智慧地球”概念的提出促使城市從數字時代走向智慧時代。2013年，我國首批193個智慧城市試點起航，開辟了智慧城市建設的新征程，在此背景下，檔案富有的人類智慧的支撐作用凸顯，如何留存和管理在智慧城市新型IT生態環境中形成的新的、動態的、海量的數字記憶，確保智慧城市的發展脈絡和業務活動以數字檔案的形式得以記載和傳承成為亟待解決的問題。而傳統檔案資源多層次分級、分散、孤島式管理方式與智慧城市的跨行業、跨區域、跨部門的業務協同、資源集約與交換共享等要求形成強烈的反差與不協調，這就迫切需要重構檔案館的基礎體系結構，建立一套完整的與智慧城市運營發展要求相適應的新的檔案管理基礎理論和方法體系。這一研究在檔案館理論體系構建和實踐應用發展等方面具有重要的價值和意義。

二、智慧檔案館研究突破了現有數字檔案館的研究范疇

智慧檔案館是在數字檔案館發展和智慧城市建設背景下，檔案館發展的高級形態。20世紀90年代以來，國內外檔案專家和學者圍繞檔案資源的數字化加工和信息化管理方面取得了較大進展，推動了數字檔案館的快速發展，并在此研究的基礎上結合智慧地球、智慧城市的生態特征開始探討智慧檔案館的研究。

國外研究者雖未明確提出智慧檔案館概念，但其數字檔案館從建設之初，其標準建立、技術架構和運營模式等都充分考慮了如何實現檔案資源整體共享、跨部門協作和不斷適應現代新技術和新型智慧城市生態發展的問題。美國的電子文件檔案館（ERA）項目主要從技術視角，研究如何構建開放、敏捷的集成系統體系結構，以適應技術變革與業務拓展帶來的潛在需求;加拿大圖書檔案館（LAC）提議則從檔案管理與資源整合的視角，研究如何將數字文化遺產管理納入國家戰略，從而建立能夠管理國家文獻遺產的數字保存體系和可信任數字倉儲系統（TDR），以適應國家和城市快速發展的需要;澳大利亞數字文件管理協議（ADRI），從標準規范視角開展區域聯合行動，推動跨國、跨館數字文件和檔案資源統一管理標準體系的形成，以引導全球范圍內檔案工作的科學規范開展。我國數字檔案館的理論研究和實踐探索經歷了從單一檔案業務系統、館藏數字化到整體信息系統構建，從個體數字檔案館到區域性數字檔案館運作模式變革的研究，從IT集約化服務型數字檔案館到云數字檔案館的探索。

在智慧城市背景下，檔案界從數字檔案館功能提升、資源整合和深度挖掘、智慧技術運用、感知計算等角度，對智慧檔案館的概念、功能架構等進行了初步的探索;在建設實踐方面，上海、浙江、青島等省市已作了一些有益嘗試。這些前瞻性的研究和開拓性的實踐為智慧城市背景下檔案資源的整體聚合、科學保管和高效利用奠定了良好的檔案文化意識、技術系統環境和專業操作技能，為提升檔案館“智慧”營造了基礎資源條件和專業業務氛圍。但現有這些研究和實踐還難以適應智慧地球和智慧城市的發展要求，主要體現在：

（一）在組織層面，缺乏從國家、城市數字化發展的整體角度規劃和安排數字檔案資源的整合服務，缺乏城市層面檔案管理的組織架構和工作體系的全局部署。以往依附于實體檔案館而架構的數字檔案館系統，難以實現城市檔案資源的系統化聚合、統籌化管理和高效化利用，而這一要求正是智慧城市發展的基礎保障。

（二）在理論層面，現有的研究多局限于檔案管理模式、運行機制、資源整合的宏觀構想以及系統功能的中觀要求，而智慧型數字檔案館的構建需要有在創新技術應用環境下的制度安排、業務模式和運作機制的一套完整理論體系的支撐，才能高起點、高水平地引領檔案事業方向，指導智慧城市背景下檔案工作的最新實踐。

三、智慧檔案館研究的基礎體系架構

與以往檔案館追求穩定的靜態思維相比較，智慧檔案館的發展則更需要體現其與時俱進的動態特征。一方面，智慧檔案館的建設與發展需要深化應用物聯網、云計算、移動互聯網、大數據等不斷進化的新技術，再造檔案工作流程、整合檔案資源，使檔案館具有感知化、智能化、個性化的智慧能力，作為智慧城市不可或缺的重要單元而發揮其記載歷史、傳承文明和資政惠民的作用;另一方面，依賴網絡而發展的智慧檔案館將逐漸突破其實體檔案館的組織邊界、自給自足的IT基礎設施和檔案資源分層分級的傳統運作模式，形成跨實體檔案館乃至跨區域的協同工作組織和城市檔案資源一體化集約管理與單點服務模式，它的組織管理形態、技術系統結構、業務工作原理和管理運作模式將隨著智慧城市生態環境的變化而不斷地調整、優化和進化。

四、智慧檔案館研究的主要任務

智慧檔案館基礎體系結構決定了它的實現不僅僅是建設一個技術系統，它是檔案館發展的高級形態，它的構建需要深化使用物聯網、云計算、移動互聯網、大數據等不斷進化的新技術，全面整合檔案資源、再造檔案工作流程，使得檔案館具有感知化、智能化、個性化的智慧能力，作為智慧城市不可或缺的重要組成部分而發揮其記載歷史和傳承文化的作用。因此，智慧檔案館的實現而是需要將檔案人、檔案館基礎設施、檔案館業務、各類新型的信息技術和智慧城市對檔案館的信息消費需求進行緊密結合，實現檔案館內部全面信息化，這就需要有一套智慧檔案館的基礎理論、技術體系和實施方法論的支持，這些內容將是未來智慧檔案館研究的主要任務。

五、結論

智慧檔案館是檔案科學和檔案實踐領域的一個全新研究方向，在信息化社會發展的今天，將會成為檔案學研究的熱點。因此，從組織、制度、標準、技術、業務、管理模式和運作機制等多個維度全面思考和研究智慧檔案館的基礎理論、系統結構、生態環境、服務模式，不僅推動多學科交叉的智慧檔案館學發展，對全國檔案事業的發展也具有重要的作用和意義。