醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)和應(yīng)用

任崇平 孔明軍

【摘 要】醫(yī)院檔案記載了醫(yī)院運行和工作中形成的各類資源，具有分類繁雜，形式多樣等特點，采用傳統(tǒng)的檔案管理軟件尚不能完全滿足醫(yī)院檔案管理的各個層面，定制開發(fā)一套適合醫(yī)院使用的檔案管理信息系統(tǒng)。是解決醫(yī)院檔案管理復(fù)雜性的有效途徑。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院檔案;檔案管理;開發(fā)應(yīng)用

前 言

為適應(yīng)新形勢下智能化和網(wǎng)絡(luò)化管理的需求，滿足新時期醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)的變化和發(fā)展要求。如何管理好這些檔案，做到歸檔及時，查閱方便是醫(yī)院檔案必須要完成的任務(wù)，而借助信息化管理無疑是最為有效的手段。針對這一問題，我院檔案科聯(lián)合信息中心軟件開發(fā)人員，在充分調(diào)研醫(yī)院檔案管理的需求的基礎(chǔ)上，開發(fā)了一套適合醫(yī)院檔案管理要求的管理信息系統(tǒng)，該系統(tǒng)上線后通過近些年來的不斷積累，從整體上切實提升了我院的檔案管理水平，提高了檔案利用率，為醫(yī)院科學(xué)管理和持續(xù)發(fā)展提供了可靠支持。

1 引用標(biāo)準(zhǔn)：

系統(tǒng)按照GB/T 15418-2009檔案分類標(biāo)引規(guī)則，GB/T 11822-2008科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求，DA/T 13-94檔號編制規(guī)則，GB/T 11821-2002照片檔案管理規(guī)范，DA/T 15-95磁性載體檔案管理與保護規(guī)范，DA/T 18-1999檔案著錄規(guī)則等標(biāo)準(zhǔn)化要求實施。

2 名詞術(shù)語：

2.1 醫(yī)院檔案：是指在醫(yī)院工作中從事醫(yī)療、教學(xué)、科研、藥品管理、衛(wèi)生行政管理以及其他各項活動中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像以及不同載體、不同形式的歷史記錄。

2.2 檔案分類：是根據(jù)檔案的共同點和差異點，將檔案區(qū)分為不同類別的邏輯方法。

2.3 類目標(biāo)識：識別與區(qū)分檔案類別的符號。

2.4 檔號：檔案的編號。包括分類號、項目代號、案卷號。

2.5 目錄：按照一定的次序排列而成的條目組合，是檔案檢索的工具。

2.6 檔案著錄：在編制檔案目錄時，對檔案的內(nèi)容和形式特征進行分析、選擇和記錄的過程。

3 分類原則：

以醫(yī)院全部檔案為對象，依據(jù)醫(yī)院管理職能，結(jié)合檔案內(nèi)容及其形成特點，保持檔案之間的有機聯(lián)系，便于科學(xué)管理與開發(fā)利用。

3.1 一級類目的設(shè)置：一級類目是醫(yī)院檔案分類的最高層位，根據(jù)檔案產(chǎn)生的領(lǐng)域范疇及檔案記述的內(nèi)容、性質(zhì)，依照《醫(yī)藥衛(wèi)生檔案管理暫行辦法》文件材料的歸檔范圍，結(jié)合醫(yī)院工作內(nèi)容，將醫(yī)院檔案確定為十四個一級類目，即黨群工作類、行政管理類、醫(yī)療業(yè)務(wù)管理類、教學(xué)管理類、后勤管理類、審計檔案類、科學(xué)技術(shù)研究類、制劑生產(chǎn)類、設(shè)備儀器類、基本建設(shè)類、會計檔案類、聲像檔案類、電子檔案類、干部職工檔案類，如有些檔案難以歸入十四個一級類目時，可根據(jù)實際需要增設(shè)。

3.2 二級及二級以下類目的設(shè)置：二級類目是對一級類目的細分，按照醫(yī)院管理職能和檔案的形成規(guī)律、特點，結(jié)合檔案記述和反映的內(nèi)容、性質(zhì)進行設(shè)置。如附件1中設(shè)置的二級類目是醫(yī)院檔案分類的基本二級類目，醫(yī)院可結(jié)合實際需要增設(shè)或減少。醫(yī)院檔案分類二級以下類目設(shè)置，參照附件1的基本范圍，結(jié)合醫(yī)療行業(yè)特點和醫(yī)院實際確定。但檔案分類層次不宜過多。

3.3 黨群工作類、行政管理類、醫(yī)療業(yè)務(wù)管理類、教學(xué)管理類、后勤管理類、審計檔案類主要包括醫(yī)院各部門在工作活動中形成的文件材料，分別按時間、問題（機構(gòu)）分類設(shè)置二級及二級以下類目。

3.4科學(xué)技術(shù)研究類檔案主要包括科學(xué)研究管理和科研實踐活動形成的文件材料。二級類目按課題性質(zhì)或作用設(shè)置，三級類目按課題項目設(shè)置。

4 檢索工具

4.1 醫(yī)院依據(jù)本方案設(shè)置十四個一級類目，結(jié)合各類檔案管理的特點，對醫(yī)院檔案進行登記著錄，建立醫(yī)院檔案檢索體系。

4.2 醫(yī)院檔案建立黨群工作類、行政管理類、醫(yī)療業(yè)務(wù)管理類、教學(xué)管理類、后勤管理類、審計檔案類、會計檔案類、聲像檔案類、電子檔案類、干部職工檔案類歸檔文件目錄、案卷目錄、全引目錄等分類目錄。

4.3 科學(xué)技術(shù)研究類、制劑生產(chǎn)類、設(shè)備儀器類、基本建設(shè)類檔案建立總目錄、分類目錄。總目錄登記著錄時，按照歸檔時間的先后順序，以案卷為單位進行流水登記著錄。

4.4 醫(yī)院依據(jù)DA/T 18-1999對黨群工作類、行政管理類、醫(yī)療業(yè)務(wù)管理類、教學(xué)管理類、后勤管理類、審計檔案類等以單份文件為對象進行檔案著錄。

5 檔號示意

5.1以大寫漢語拼音字母標(biāo)識一級類目;

5.2以阿拉伯?dāng)?shù)字兩位數(shù)標(biāo)識二、三級類目;

5.3以阿拉伯?dāng)?shù)字四位數(shù)標(biāo)識年度號;

5.4以阿拉伯?dāng)?shù)字三位數(shù)標(biāo)識案卷號;

5.5阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識的類目層次中間用間隔號“· ”隔離開，分類號（年度）與案卷號中間用連接號“-”連接，大寫漢語拼音字母與阿拉伯?dāng)?shù)字中間不加間隔號。

6 類目標(biāo)識

6.1 一級類目采用大寫漢語拼音字母A、B、C、D、E、F、G、H、I、J、K、L、M、N …… 依次標(biāo)識。

6.2 二級及二級以下類目采用阿拉伯?dāng)?shù)字01—99標(biāo)識。黨群工作類、行政管理類、醫(yī)療業(yè)務(wù)管理類、教學(xué)管理類、后勤管理類、審計檔案類、會計檔案類、聲像檔案類、電子檔案類要將年度號編入分類類目標(biāo)識中?？茖W(xué)技術(shù)研究類、制劑生產(chǎn)類、設(shè)備儀器類、基本建設(shè)類檔案可直接采取項目代號標(biāo)識相應(yīng)級類目。

6.3 阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識的類目層次中間用間隔號“· ”隔開，年度與案卷號中間用連接號“-”連接，大寫漢語拼音字母與阿拉伯?dāng)?shù)字中間不加間隔號。

例：A 黨群工作類

A01·2019-001

7 功能模塊

7.1 基礎(chǔ)設(shè)置：14大類、1類實物，案件（卷）整理。分類方法為機構(gòu)、年度、問題、保管期。系統(tǒng)檔案類別樹型基本范圍分級別（上級、本級、下級）、機構(gòu)、主題詞（文件題名），機關(guān)代字（魯護會字）、保管期限（10年、30年、永久），級別分密級、秘密、機密、絕密。

7.2 文件收發(fā)：收文處理、發(fā)文處理，收文歷史查詢、發(fā)文歷史查詢。

7.3歸檔整理：分類方法、年度、問題，排列方法在分類方案的最低（高）一級類目的按事由結(jié)合時間，重點程度級別等排序。

7.4 檔案管理：歸檔文件目錄著錄，案卷目錄著錄（以案卷）為整理單位審計檔案、干部檔案以件為整理單位。檔案分類樹黨群工作類、行政管理類、醫(yī)療業(yè)務(wù)管理類、教學(xué)管理類、后勤管理類，卷內(nèi)文件目錄著錄（以案卷）為整理單位。

7.5檢索查詢：歸檔文件目錄檢索、案卷目錄檢索、卷內(nèi)文件目錄檢索。

7.6輔助實體管理：檔案移交、接受登記、檔案交接文據(jù)、檔案數(shù)量、統(tǒng)計、大事記、日程管理、全宗情況介紹、檔案利用效果登記。

7.7系統(tǒng)維護：系統(tǒng)初始化、單位信息、用戶權(quán)限設(shè)置、系統(tǒng)運行日志、備份恢復(fù)、檔案移交接受。

結(jié)束語

由于該系統(tǒng)開發(fā)采用的是早期關(guān)系數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，盡管功能比較完善，但在可擴充性上存在著先天不足，已經(jīng)不能適應(yīng)新形勢下智能化和網(wǎng)絡(luò)化管理的需求，這也為我們提出了新的研究課題，我們會在吸取系統(tǒng)優(yōu)點的基礎(chǔ)上，盡快做本質(zhì)上的系統(tǒng)升級，以滿足新時期醫(yī)院檔案管理的變化和發(fā)展要求。隨著互聯(lián)網(wǎng)時代發(fā)展進入新的階段，智能技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、云計算與醫(yī)院檔案管理進一步融合，并對科技創(chuàng)新驅(qū)動轉(zhuǎn)型升級提出了更高的要求。數(shù)字化和大數(shù)據(jù)進入智能化時代的必經(jīng)之路，醫(yī)院檔案財富管理主要落腳點數(shù)字化收集應(yīng)用和大數(shù)據(jù)智能應(yīng)用是一脈相承的，一是抓住數(shù)字化收集、分類、整理、排序等;二是大數(shù)據(jù)分析系統(tǒng)查閱、統(tǒng)計、及時有效開發(fā)利用，結(jié)合我們醫(yī)院檔案的實際情況和特點走出自己的路。

參考文獻

[1]熊瑛， 甄玲， 余國兆， 醫(yī)院檔案管理中電子檔案系統(tǒng)的應(yīng)用[J]. 中國醫(yī)療器械信息， 2017（6）.

[2]張乃海，黃海濤，蔣雷，新時期三級甲等醫(yī)院檔案信息管理系統(tǒng)的開發(fā)策略[J].現(xiàn)代商貿(mào)工業(yè)， 2018（28）.