檔案數(shù)字化在電力企業(yè)的創(chuàng)新應(yīng)用

周雯婧

【摘? 要】隨著時代的進(jìn)步，電力資源已經(jīng)成為了人類不可或缺的資源之一，電力企業(yè)也因此不斷的壯大。傳統(tǒng)的檔案管理模式早已不能夠適應(yīng)當(dāng)今的社會需要，數(shù)字化的出現(xiàn)，有效的提高了工作效率，滿足當(dāng)前的快節(jié)奏工作方式。檔案管理改革勢在必行，但是也一定要注重質(zhì)量和安全，這樣才能夠發(fā)揮它的絕對優(yōu)勢。本文主要對檔案數(shù)字化在電力企業(yè)的創(chuàng)新應(yīng)用進(jìn)行了分析研究。

【關(guān)鍵詞】電力企業(yè);檔案管理;存在問題;創(chuàng)新應(yīng)用

引言

伴隨著信息技術(shù)的發(fā)展，信息時代已經(jīng)方便了我們的生活。傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)時代發(fā)展的要求，取而代之的是更為方便、快捷、安全、可靠的電子數(shù)字檔案管理模式，也是各類企業(yè)將要進(jìn)一步完善的地方。由此可見，建設(shè)與完善信息化電子檔案管理已成為企業(yè)更好更快發(fā)展的重要舉措。不過，電子檔案管理建設(shè)也是一個長期的、漫長的過程，對電子檔案信息化建設(shè)要有總體規(guī)劃與理性思考。抓住機(jī)遇，迎接挑戰(zhàn)，把電子檔案信息化建設(shè)落到實(shí)處，使之能更好地為企業(yè)發(fā)展服務(wù)。

1電力企業(yè)提高檔案管理水平的作用與意義

檔案是指國家機(jī)構(gòu)單位、社會組織或個人從事政治、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、文化等社會活動直接形成的有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。在電力企業(yè)中，檔案一樣具有很大的參考價值，在企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)作重要決定時，都會通過查找和對比相關(guān)檔案，利用以往的經(jīng)驗和教訓(xùn)，找到?jīng)Q定性依據(jù)，而檔案是否完整全面，是關(guān)乎企業(yè)發(fā)展的決定性因素。檔案管理工作包括對企業(yè)發(fā)展歷史記錄和企業(yè)發(fā)展史所涉及的所有材料的整理、分散到各個部門內(nèi)部相關(guān)檔案的搜集和整理、為方便檔案查閱所做的相關(guān)工作以及對檔案的保管。所以，提高檔案的管理水平不僅可以提高對檔案的利用率，增加檔案的利用價值，還可以提高檔案管理的工作效率，使得各部門能夠有效聯(lián)系、協(xié)同辦公。

2電力企業(yè)檔案管理過程中的問題

2.1企業(yè)高層不夠重視檔案管理工作

就目前情況來說，大多數(shù)電力企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)層未能真正意識到檔案管理的重要性，其將所有精力都放在了如何提升市場的占有率、產(chǎn)品質(zhì)量以及售后服務(wù)上，覺得檔案管理這種文字工作沒必要投入太大的關(guān)注。正因如此，大部分電力企業(yè)在檔案管理方面的投入都不高，將檔案管理工作匆匆完成以后，并未重視其后期的保存環(huán)境。檔案材料收集機(jī)制漏洞百出，導(dǎo)致經(jīng)常出現(xiàn)檔案材料數(shù)量不對內(nèi)容也不完整的狀況，如此檔案管理根本無法提供給企業(yè)有效的信息，之前將各種信息歸檔的工作也成了無用功。

2.2企業(yè)沒有專門負(fù)責(zé)檔案管理的部門與人員

電力企業(yè)中一些檔案管理人員對檔案管理的理解過于表面，認(rèn)為檔案管理只需要做容易的收集與分類工作，企業(yè)在挑選檔案管理人員時，及格線太低，導(dǎo)致所選的員工責(zé)任心和專業(yè)素質(zhì)都比較低，此外，一部分電力企業(yè)并未創(chuàng)建專門的檔案室，而是隨便找一個庫房或者偏僻的房間存放檔案。很多企業(yè)歸檔并保管檔案資料的時候沒有統(tǒng)一，造成部分應(yīng)該保存的資料錯放或遺失。

2.3檔案管理工作中的安全隱患

檔案庫房未達(dá)到安全要求;檔案庫房多是玻璃窗貼了一層紙;檔案庫房所處位置較為潮濕;將檔案放在陽臺上的未設(shè)置防護(hù)設(shè)施，檔案長期處在暴曬下已嚴(yán)重?fù)p壞，這些都是電力企業(yè)檔案管理工作中普遍存在的安全隱患。除此之外，還有一部分企業(yè)檔案在不斷搬遷的情況下，只是隨便放在一個房間里，沒有任何整理，直接堆在一起，窗外沒有防護(hù)欄，室內(nèi)也沒有滅火設(shè)施，萬一出現(xiàn)火災(zāi)或者是盜竊現(xiàn)象，后果將難以想象。

3檔案數(shù)字化在電力企業(yè)的創(chuàng)新應(yīng)用

3.1 完善數(shù)字化檔案管理方案，正確使用數(shù)字化軟件

數(shù)字化檔案的管理方案是保證數(shù)字化檔案質(zhì)量的前提。電力企業(yè)的檔案數(shù)字化流程和工作內(nèi)容都是依據(jù)數(shù)字化管理方案進(jìn)行，所以，想要保證檔案的質(zhì)量，就需要在進(jìn)行數(shù)字化檔案管理之前，制定出完善的管理方案。企業(yè)需要先梳理目前檔案管理的所有流程，將現(xiàn)有檔案進(jìn)行分類劃分，區(qū)分出不同種類檔案的管理方法，然后根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行檔案的數(shù)字化管理。紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成數(shù)字化檔案，需要有明確的標(biāo)準(zhǔn)。管理部門需要制定出合格與不合格之間的分界線，使管理人員明確數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)，保證數(shù)字化檔案的質(zhì)量。如果沒有相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的制定，便不能保證質(zhì)量，在掃描或者儲存的過程中，什么樣的檔案便都能夠進(jìn)入檔案庫中，會直接影響以后的使用效果。在進(jìn)行數(shù)字化的檔案轉(zhuǎn)化時，一定要正確使用數(shù)字化軟件。數(shù)字化軟件的種類繁多，在進(jìn)行數(shù)字化工作之前，要對相關(guān)的軟件進(jìn)行試驗和考察。因為檔案數(shù)量繁多，軟件的正確選擇和使用能夠有效的提高工作效率，還能夠保證數(shù)字化檔案的質(zhì)量。前期先對軟件的讀取情況、呈現(xiàn)情況、故障情況等都做出一定的調(diào)查和分析，選用錯誤率低，分辨率高并且讀取速度快的軟件。選擇好軟件之后，還需要正確的操作，在軟件的使用中盡量避免問題的出現(xiàn)，保障工作進(jìn)度和檔案質(zhì)量。

3.2 完善電子檔案管理的軟硬件設(shè)施建設(shè)

國內(nèi)電子檔案工作相對落后，存在電子檔案室設(shè)施簡陋，軟硬件設(shè)施不齊全等問題。隨著科技水平的不斷提高，信息設(shè)備也不斷更新?lián)Q代，公共建設(shè)逐漸向自動化發(fā)展。實(shí)現(xiàn)電子檔案管理系統(tǒng)的自動化不僅能提高工作效率，還能保證檔案的完整性，提高系統(tǒng)的運(yùn)算速率，保證臨時性文件檔案的時效性，提高系統(tǒng)防范計算機(jī)病毒的安全指數(shù)，可以保證檔案的安全性。最大程度上利用計算機(jī)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，可以改變一貫的文字形式，采取圖形化、圖像化技術(shù)保存檔案信息，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理。確保檔案管理的規(guī)范化、程序化，實(shí)現(xiàn)檔案立卷、歸檔、借閱、移交制度化。此外，為防止意外事故的發(fā)生，制定相關(guān)預(yù)案手段，配備例如防盜器、防磁聲像柜、消防自動報警裝置、制冷器等設(shè)備防止檔案室意外發(fā)生，保證了檔案數(shù)據(jù)信息的安全性。

3.3建立安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境

數(shù)字化檔案雖然相對于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案來說，擁有一定的安全性，但是網(wǎng)絡(luò)癱瘓、病毒等問題也會影響著數(shù)字化檔案的使用安全，所以，在數(shù)字化檔案管理和使用中，一定要建立安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。首先，在數(shù)字化檔案的存儲方面，一定要多備份多地方存儲。計算機(jī)的安全會受到外界的因素影響，如果只在一臺設(shè)備上進(jìn)行檔案的儲存，那么便會增加檔案的安全風(fēng)險，一旦出現(xiàn)斷電、死機(jī)等情況，檔案便不能讀取，影響辦公。其次，檔案的所有操作都需要在一個封閉的網(wǎng)絡(luò)中進(jìn)行，要與其他的外網(wǎng)相隔絕，安裝殺毒軟件和防火墻并且定期的對軟件進(jìn)行升級，避免計算機(jī)病毒的侵入的和傳播。計算機(jī)以及服務(wù)器要放置在安全的環(huán)境中，做到防火、防電、防破壞以及防偷盜，保證計算機(jī)的存放安全。最后，還要對一些預(yù)知到的風(fēng)險做出應(yīng)急方案。風(fēng)險預(yù)知能夠有效的預(yù)防風(fēng)險發(fā)生，并且能夠減低風(fēng)險所帶來的損失。對于數(shù)字化檔案管理中發(fā)生的設(shè)備故障等問題，儲備相關(guān)的專業(yè)人才，對所能出現(xiàn)的故障進(jìn)行預(yù)測，然后制定出相應(yīng)的應(yīng)對措施。一旦問題發(fā)生時，相關(guān)人員能夠迅速響應(yīng)，快速解決問題，減少損失。

結(jié)束語

總而言之，在市場經(jīng)濟(jì)環(huán)境的作用下，電力企業(yè)承受的競爭壓力會越來越大，為使經(jīng)濟(jì)效益得到有效的提升，采用先進(jìn)的管理方法已是刻不容緩。受到信息時代影響的企業(yè)更應(yīng)該將其充分利用起來，做好基礎(chǔ)工作之后，將檔案管理工作信息化，使檔案的利用率以及管理人員的工作質(zhì)量得到行之有效的提升，因此，電力企業(yè)必須在對檔案管理采取措施的同時注重信息化管理，才能夠更好更穩(wěn)地發(fā)展下去。

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（作者單位：內(nèi)蒙古大板發(fā)電有限責(zé)任公司）