網絡環境下企業人事檔案管理現代化分析

徐富波 湯曉晨 武燕

摘要：如今，互聯網的高速發展給傳統的社會工作帶來了巨大的沖擊，檔案管理也不例外。人事檔案管理作為檔案管理的重要組成部分，在整個檔案管理中占有重要地位。在網絡環境下，人事檔案迫切需要加強數字化和信息化管理，增強現代化管理水平，提高檔案管理水平和利用效率。本文從當前實際狀況出發，對網絡環境下企業人事檔案管理現代化進行分析。

關鍵詞：網絡環境;企業人事檔案管理;現代化分析

現代企業人事檔案建設，要適應網絡環境下市場經濟主體的發展趨勢，應積極建立和完善適度透明的人事檔案內容體系。以互聯網為媒介，開展網絡化、數字化管理和服務。如果企業人事變動通過微博發布，不僅可以提高企業的社會關注度和知名度，還可以為企業提供一個全新的展示平臺。創新企業人事檔案管理模式，建立和完善企業人事檔案信息適當披露制度，將更有利于人事檔案的規范化管理、網絡化服務和現代化建設，從而更好地為社會服務。

一、當前企業人事檔案管理的現狀

（一）缺乏對互聯網發展趨勢的理解和運用

對信息建設的媒介互聯網在人事檔案管理和利用中的作用認識不足。存在嚴重的滯后和缺陷。過于強調人事檔案信息的安全，而忽視了人事檔案信息資源的信息開發和利用。甚至人事檔案的基本管理規范也沒有得到落實，嚴重影響了人事檔案信息資源的價值。它阻礙了企業人事檔案信息資源的信息化發展和方便利用，影響了企業現代化建設的整體步伐。

（二）人事檔案信息的開發利用不足

造成這一問題的主要原因有三個：第一，目前檔案利用缺乏主動性，檔案生成后往往被管理部門擱置，只是被動地等待領導或其他相關人員檢查。此外，所查閱的資料主要是集團資料和薪酬調整，忽略了其他個人資料對人才發展的重要性，不利于根據員工的個人特點合理分配工作任務。第二，目前人事檔案信息水平仍然相對較低。只有一些領導人有權訪問人事檔案，而普通員工被拒絕訪問。這不僅使人事檔案失去了原有的意義，也使人事檔案管理得不到員工的支持，給管理帶來了一定的挑戰。第三，查詢效率低直接影響了辦事效率，是人事檔案信息開發利用水平低的重要原因。

（三）人事檔案管理基礎設施不完善。

科學管理和信息化管理不完善一方面主要是指保存人事檔案的環境設施不完善。普通辦公樓用作檔案庫房，使得庫房的溫度和濕度得不到有效控制。倉庫的門窗一般都是普通的門窗，密封不好，容易造成紙質文件被人為損壞。而另一方面，它指的是保存人事檔案的現代設備不完善。目前，一些公共機構尚未引入電子人事檔案管理系統。檔案資料僅限于紙質檔案的建立和存儲，這使得人事檔案管理效率低下且科學。

（四）人事檔案管理方法落后，管理水平低。

在現階段，雖然該股已經開始將電子人事檔案管理系統應用于其工作。然而，在實際操作中，有些員工只使用計算機進行信息輸入，在搜索和查閱檔案信息時仍然依賴人工操作。先進的技術手段沒有得到充分探索，使得人事檔案管理方法落后于現代化、智能化和數字化的發展趨勢。

（五）部分管理人員職業素質低，檔案管理效率低。

員工素質低是導致人事檔案管理措施落后的重要因素。該單位的許多檔案管理員缺乏一定的職業培訓。由于不能滿足“完整歸檔、項目分類清晰、排列有序、目錄清晰完整、裝訂完整”的要求，很難保證工作的準確性。“此外，單位領導和普通員工對標準化檔案管理意識薄弱，缺乏重視，也導致檔案管理效率低下。

二、網絡環境下，對企業人事檔案管理采取相應的對策

（一）建立電子數據庫

建立起職員檔案數據庫，充分運用計算機、掃描儀等現代設備，發掘先進的檔案管理技術。不僅要通過計算機進行簡單的信息錄入，還要利用現代技術對信息進行必要的處理，把圖片以及聲像資料轉變為文字資料進行歸檔。除此之外，為防止資料丟失，要將檔案的紙質版與電子版進行雙份并存。

人事部門作為企業的一個重要子系統，必須引入或開發人力資源管理信息系統來實現信息化辦公。引入或開發人事檔案管理信息系統，可以有效整合企業人力資源管理信息系統和人事檔案管理信息系統，實現企業人力資源管理信息系統和人事檔案管理信息系統的無縫連接，使人事檔案為人力資源管理信息系統提供基礎數據信息。

（二）加強人事檔案的收集和管理，完善檔案功能

企業人事檔案的工作目標可以分為三個層次：第一層次是最低的目標，即提高企業人事檔案的效率，方便用戶查找和使用;第二個層次是基本目標，即整合企業人事檔案的信息資源，開發人力資源的信息知識，為企業人事決策提供準確高效的信息依據。第三個層次是最高目標，即提升企業人才信息資源的本質，獲得市場發展。

合理開發利用人才是促進單位可持續發展的關鍵因素，人事檔案是員工信息的載體。因此，為了實現單位的發展，做好人事檔案管理尤為重要。這就要求我們一方面妥善保存原有的員工檔案，另一方面拓展人事檔案的內涵，增加一些醫療保險、養老保險、住房情況、績效記錄、日常工作績效等與員工相關的內容。從各方面加強人事檔案和資料的收集，提高人員信息，最大限度地提高檔案收集的完整性和真實性。此外，人事檔案管理還應根據單位發展的實際需要進行職能改革，使人事檔案更好地為單位發展服務，提高檔案利用率，充分發揮應有的功能。

（三）提高檔案管理人員綜合素質

首先要從提升職員工作意識入手，使其能夠充分意識到檔案管理工作的重要性，具體的可以通過宣講、考核等方式進行。其次要加強對檔案管理人員的專業技能培訓。例如，單位可以邀請專業素質較高的人員進行模擬示范;舉辦技能大賽，并鼓勵檔案管理人員積極參與到其中;安排部分職員外出進行業務學習。這樣才能提高實現管理人員意識與技能的雙提高，促進檔案管理工作的規范性，為單位人才開發與流動提供真實可靠的憑證。

（四）建立人事檔案透明管理制度

在《政府信息公開條例》全面實施的背景下，中國企業在確保商業秘密不被泄露的前提下，逐步提高了組織、生產、經營和營銷的透明度。這種透明、開放的企業生產經營模式，不僅滿足了網絡時代企業保持活力和持續發展勢頭的需要，也促進了企業人事檔案的社會化和開放管理。這種新的企業人事檔案管理模式不僅滿足了網絡時代市場經濟主體的需求，而且有效克服了傳統管理模式的諸多弊端。還可以督促人事檔案工作者端正態度，提高積極性和社會地位。同時，它拓寬了人事檔案的服務范圍，為社會組織的使用提供了更加便捷的服務，使人事檔案信息服務由被動變為主動。這將更有利于人事檔案價值的展示和人事檔案信息資源的整合、開發和利用。

結束語：

企業人事檔案管理以互聯網為媒介，開展網絡化、數字化管理和服務。通過創新企業人事檔案管理模式，建立和完善企業人事檔案信息適當披露制度，將更有利于人事檔案的規范化管理、網絡化服務和現代化建設。為了更好地為企業服務，人事檔案管理不僅要推進管理體制改革，還要推進管理理念創新，積極探索現代管理模式，引進先進的信息技術并應用于工作中，從而提高檔案管理效率，為企業人力資源的合理配置做出應有的貢獻，充分發揮人力資源優勢，促進企業的可持續發展。

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