血站檔案應(yīng)用全面質(zhì)量管理模式的探索與實踐

陳翀

[摘 要] 由于無償獻(xiàn)血的深入開展，法制化進(jìn)程的加快，血站檔案管理需要有更高的標(biāo)準(zhǔn)。檔案管理采用傳統(tǒng)的模式已不適合血站的發(fā)展，需要有引入新的管理模式。全面質(zhì)量管理模式應(yīng)用于血站檔案管理，有利于推動無償獻(xiàn)血事業(yè)的高質(zhì)量發(fā)展，對于控制因輸血引發(fā)的糾紛事件具有一定的促進(jìn)作用。血站要針對檔案管理存在的問題，借助全面質(zhì)量管理對檔案管理模式加以優(yōu)化升級，以提升質(zhì)量管理的效果。

[關(guān)鍵詞] 血站 檔案管理 全面質(zhì)量管理 管理模式

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A

血站的檔案管理水平直接反映了基礎(chǔ)管理質(zhì)量。由于無償獻(xiàn)血的深入開展，以及法制化進(jìn)程的加快，血站檔案管理需要有更高的標(biāo)準(zhǔn)。血站的檔案管理不僅要保證區(qū)域內(nèi)醫(yī)療機(jī)構(gòu)的輸血安全，也是血站業(yè)務(wù)開展與管理決策的基礎(chǔ)。血站檔案強(qiáng)化質(zhì)量管理，創(chuàng)新管理模式，對于提升檔案管理效果、推動血站的發(fā)展具有重要作用。

一、全面質(zhì)量管理的意義

全面質(zhì)量管理是指組織以質(zhì)量管理為目標(biāo)，發(fā)揮全員參與，借助質(zhì)量改善提升顧客的滿意度，所有成員基于質(zhì)量問題會采用持續(xù)改善的方式，以實現(xiàn)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的不斷提升。全面質(zhì)量管理既體現(xiàn)為一種管理方法，又體現(xiàn)為一種管理理念。這種管理模式不僅注重質(zhì)量的持續(xù)改善，還注重發(fā)動組織中的全員參與質(zhì)量工作，提升了質(zhì)量管理的覆蓋范圍[1]。

二、血站檔案管理引入全面質(zhì)量管理模式的意義？

血站檔案應(yīng)用全面質(zhì)量管理模式實現(xiàn)了血站管理層、檔案產(chǎn)生人員、檔案管理人員的全面參與，借助PDCA，實現(xiàn)質(zhì)量的持續(xù)改善。PDCA 方法應(yīng)用于醫(yī)療設(shè)備管理有利于提升設(shè)備管理的水平，當(dāng)前已成為許多醫(yī)院設(shè)備管理的重要方法。作為一種質(zhì)量管理方法，PDCA 最初應(yīng)用于質(zhì)量控制，在后來的發(fā)展中延伸到多個領(lǐng)域，成為一種基于持續(xù)改進(jìn)的管理方法，使質(zhì)量不斷得以提升，保證了質(zhì)量改進(jìn)的持續(xù)性。PDCA 包含了四個方面的內(nèi)容，分別為Plan（計劃）階段、Do（執(zhí)行）階段、Check（檢查）階段、Action（行動）階段。四個不同的階段緊密聯(lián)系，環(huán)環(huán)相扣，在循環(huán)實施中提升了管理的質(zhì)量。

血站對于檔案管理有著較高的標(biāo)準(zhǔn)，依據(jù)相關(guān)管理的要求，血站檔案的內(nèi)容要如實表明獻(xiàn)血過程，如對人員的基本信息和篩選過程，血液采集、檢驗數(shù)據(jù)、制備、發(fā)放等環(huán)節(jié)的記錄。血站檔案資料要體現(xiàn)出采、供、檢各環(huán)節(jié)的原始記錄，檔案的保管期至少為十年，原始記錄要有簽名確認(rèn)，簽名更改時要備注原因。血站檔案管理針對全面質(zhì)量管理模式的引入，全體人員都要有質(zhì)量意識。血站借助全面質(zhì)量管理模式，應(yīng)用數(shù)理統(tǒng)計，用收集到的數(shù)據(jù)體現(xiàn)檔案管理質(zhì)量，對數(shù)據(jù)加以整理和分析，以確定主要原因，并針對要因采取對策。影響檔案質(zhì)量的直接因素得以控制，借助貫穿于檔案管理全過程的質(zhì)量管理體系，提高了檔案質(zhì)量[2]。

三、血站檔案管理現(xiàn)狀

（一）缺少規(guī)范化的管理標(biāo)準(zhǔn)

當(dāng)前國家對于血站檔案管理缺少統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，血站檔案管理采用人事檔案或工程檔案的管理模式并不適用于血站的實際。血站檔案管理還需要摸索，以實現(xiàn)進(jìn)一步完善。當(dāng)前各個血站都有相應(yīng)的檔案管理模式，管理的方法、范圍、記錄標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)收集、資料歸檔等環(huán)節(jié)很難實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化，血站檔案管理的質(zhì)量受到影響，表現(xiàn)為系統(tǒng)性及完整性存在欠缺。

（二）檔案綜合利用率低

血站中的每份血液流轉(zhuǎn)要經(jīng)過多個科室，由于流程長、速率高，職能科室只負(fù)責(zé)其中一部分工作，導(dǎo)致記錄交接環(huán)節(jié)多，檔案材料分散、數(shù)量大，會頻繁利用等，及時歸檔、定期檢查存在薄弱環(huán)節(jié)。部分檔案僅年末集中清查上交，檔案歸檔前由于分散保管易發(fā)生丟失；檔案集中上交期間工作量大，分類立卷的質(zhì)量難以保證，血站檔案管理的利用率受到影響。在血站的檔案管理中，檔案資源利用的最大化是檔案管理的目標(biāo)。檔案資源的利用率也是衡量服務(wù)質(zhì)量的標(biāo)志。血站檔案管理不僅要滿足現(xiàn)實需求，還要考慮到長遠(yuǎn)利用需要，提高利用效率[3]。

（三）缺乏質(zhì)量管理意識

部分血站的檔案管理人員缺乏質(zhì)量管理意識，檔案管理沒有結(jié)合質(zhì)量管理，實現(xiàn)同步規(guī)劃與同步發(fā)展，存在檔案管理的整體質(zhì)量不高、檔案資源缺少開發(fā)等問題。

（四）質(zhì)量管理難以保證落實到位

由于血站的特殊性，檔案管理要有更高的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。部分血站的檔案管理針對質(zhì)量問題缺少前期規(guī)劃。檔案管理缺少質(zhì)量監(jiān)控，難以實現(xiàn)持續(xù)性改進(jìn)，管理模式局限于“發(fā)現(xiàn)問題，分析問題，解決問題”，對管理模式缺乏主動創(chuàng)新意識。

（五）沒有建立有效的質(zhì)量管理體系

一些血站沒有意識到檔案管理的重要性，針對檔案管理中的質(zhì)量問題缺少評價標(biāo)準(zhǔn)，缺少完善的質(zhì)量控制標(biāo)準(zhǔn)，血站、科、個人沒有建立起職責(zé)明確的檔案質(zhì)量管理機(jī)構(gòu)，質(zhì)量管理過程缺少監(jiān)督、評價體系。

四、血站檔案管理中全面質(zhì)量管理模式的應(yīng)用

（一）全面樹立質(zhì)量管理意識

血站要結(jié)合檔案管理的要求，引入全面質(zhì)量管理模式。為了保證管理效果，首先要注意提升全員的質(zhì)量意識。全面質(zhì)量管理的核心是保證質(zhì)量管理的全員參與，全員要有質(zhì)量意識。（1）血站要發(fā)動全體人員結(jié)合崗位特點參與質(zhì)量管理。血站檔案管理涉及多個環(huán)節(jié)，參與人員眾多，是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程。針對檔案質(zhì)量管理，血站要鼓勵全員主動參與。除了血站檔案管理人員要提升質(zhì)量意識外，采血科、檢驗科、質(zhì)控科、發(fā)血科等相關(guān)業(yè)務(wù)部門的人員都要增強(qiáng)質(zhì)量控制意識，重視管理方式、方法的規(guī)范化。（2）血站檔案生成、利用的相關(guān)環(huán)節(jié)都要實現(xiàn)質(zhì)量控制。依據(jù)全面質(zhì)量管理，質(zhì)量管理要覆蓋血站業(yè)務(wù)的全過程，借助規(guī)范化的質(zhì)量管理，將影響質(zhì)量的相關(guān)因素控制在萌芽狀態(tài)。血站檔案要強(qiáng)化前端控制，注重整體規(guī)劃，業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)要融入質(zhì)量監(jiān)控，針對采血、驗血、供血等相關(guān)環(huán)節(jié)存在的質(zhì)量問題加以控制，每一個環(huán)節(jié)都要注重資料的生成質(zhì)量關(guān)，資料的收集、整理也要保證質(zhì)量。（3）血站針對管理部門的職責(zé)要細(xì)化質(zhì)量控制措施。

（二）嚴(yán)格執(zhí)行全面質(zhì)量管理要求

血站檔案管理與企業(yè)生產(chǎn)產(chǎn)品類似，檔案的形成包括多個環(huán)節(jié)，這些環(huán)節(jié)相互影響。（1）在質(zhì)量策劃階段。血站檔案管理要強(qiáng)化體系的基礎(chǔ)設(shè)計，針對質(zhì)量管理設(shè)計不同的管理模塊，要對血站的檔案制度加以完善，明確人員的職責(zé)與具體流程，明確質(zhì)量控制方法。檔案管理的前端人員要明確管理的質(zhì)量控制要求。針對質(zhì)量管理，血站可以對相關(guān)人員進(jìn)行質(zhì)量培訓(xùn)，人員要明確血站檔案管理的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，防止后期質(zhì)量沒有達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)而發(fā)生的返工，引發(fā)人力、物力存在的浪費現(xiàn)象。（2）針對檔案管理的全過程。血站檔案管理引入全面質(zhì)量管理模式要結(jié)合血站檔案的形成，包括記錄的收集、匯總、分類、立卷、保管、開發(fā)、利用等，檔案管理針對這些環(huán)節(jié)要考慮到如何實現(xiàn)質(zhì)量控制。檔案管理的規(guī)范化要求加強(qiáng)行文管理，資料的鑒定、立卷、歸檔保證標(biāo)準(zhǔn)化。血站檔案生成的實體資料要規(guī)范化入庫、上架。針對數(shù)字檔案信息，要利用好數(shù)據(jù)庫，對血站檔案借助信息化管理體現(xiàn)出多方面的優(yōu)勢，也是未來的發(fā)展趨勢。入庫檔案針對信息化管理要編碼，明確。比如借閱或歸還掃描二維碼即可實現(xiàn)，管理體系可體現(xiàn)出狀態(tài)，標(biāo)明“借閱”或“歸還”。（3）針對質(zhì)量監(jiān)控。此環(huán)節(jié)涉及檔案管理的內(nèi)部管理優(yōu)化，檔案管理要強(qiáng)化鑒定審查、歸檔入庫、借閱流轉(zhuǎn)等環(huán)節(jié)。質(zhì)量監(jiān)控要在系統(tǒng)中存有痕跡，以全面控制血站檔案的狀態(tài)。（4）針對改進(jìn)。全面質(zhì)量管理要強(qiáng)化過程控制，針對質(zhì)量要采用循環(huán)管理的方式，對已運行的質(zhì)量管理體系要加以反思，分析質(zhì)量管理存在的難點問題，在后續(xù)加以解決[4]。

（三）全面質(zhì)量管理體系的完善

（1）血站要完善相關(guān)的管理制度。血站針對質(zhì)量管理要用規(guī)范化制度來控制，如依據(jù)《中華人民共和國檔案法》的具體要求，結(jié)合《血站管理辦法》的內(nèi)容，結(jié)合血站檔案管理的質(zhì)量實際，完善《血站檔案管理質(zhì)量控制方案》。此外，科室或部門針對檔案質(zhì)量控制也要制訂《檔案管理操作手冊》，管理要保證檔案收集、歸檔、交接、保管、借閱、銷毀等環(huán)節(jié)操作的規(guī)范化，業(yè)務(wù)交接也要加以規(guī)范化管理。（2）血站要完善組織機(jī)構(gòu)。血站針對檔案管理除了要建立管理制度外，還要借助組織機(jī)構(gòu)保證各項規(guī)章制度的落實得以具體執(zhí)行。（3）加強(qiáng)信息化管理。在信息時代，檔案管理日益繁雜，僅借助人工難以有效識別檔案信息，信息化建設(shè)代替這些簡單又枯燥的工作，不僅降低了人力成本，還提高了檔案管理的質(zhì)量控制效果。

五、結(jié)語

血站檔案管理的質(zhì)量效果會影響到血站業(yè)務(wù)的開展。血站引入全面質(zhì)量管理體系實現(xiàn)了質(zhì)量的持續(xù)改進(jìn)，有利于更好地發(fā)揮檔案在血站工作中的重要作用。

參考文獻(xiàn)：

[1]運用全面質(zhì)量管理方法促進(jìn)檔案管理升級工作[J].山西檔案，2017（4）.

[2]陳艷.對當(dāng)代血站業(yè)務(wù)檔案管理的思考[J].知識經(jīng)濟(jì)，2017（1）.

[3]吳馬建.血站檔案管理現(xiàn)狀與思考[J].中國醫(yī)藥科學(xué)，2016（25）.

[4]張鐵強(qiáng).血站檔案管理在輸血事業(yè)中的重要作用[J].中國輸血雜志，2014（17）.