人事檔案管理的現狀及優化路徑探討

任克超

摘 要：信息時代大背景下，各種信息技術快速更新，各行各業取得了超前的發展，與此同時人事檔案管理工作卻在此數據化時代的背景下顯得相對滯后。本文將人事檔案管理工作作為切入點，全面做好相應的人事檔案管理工作。目前多數企事業單位普遍缺乏對人事檔案管理工作的重視，而且整體管理效率較低，無法實現職工信息的即時性。而基于目前的管理模式，想要推動其進一步發展，首先要提高對人事檔案管理工作的重視，其次要從人事檔案管理體系入手，針對各自的實際情況，在原有的管理體系上做出一定調整。此外，還要借助計算機網絡技術，實現現場辦公。

關鍵詞：人事檔案管理;優化路徑;發展現狀

基于目前多數企事業單位人事檔案管理工作的現狀，優化路徑還是要根據各自的實際情況制定，第一步要從思想意識上提高對人事檔案管理工作的重視，將管理工作看做是推動其發展的核心競爭力，從管理層，到主管人事工作的領導干部，都要轉變理念，認識到人事檔案管理工作對其生產發展的重要性。第二步，要在現有人事檔案管理制度的基礎上進行改革，細化檔案管理工作流程，將每一項工作都落到實處。并根據現有人事架構，及時調整工作側重點，確保每一位職工的信息始終處在一個動態。第三步，則要實現人事檔案管理工作的線上化，即利用電子檔案來代替傳統的紙質檔案，從而實現信息能夠達到及時更新的效果。

一、現狀淺析

（一）管理效率低下

根據相關調研結果顯示，目前我國多數企事業單位的人事檔案管理工作普遍存在效率低下的問題。通過分析發現，導致這一現象的根本原因在于，職工辦理各項人事手續的時候，都需要備齊相關材料，并按照要求提交給人事部門，而人事部門在接收到職工的申請之后，需要通過審核、整理、提交審批，以及歸檔等步驟，整個工作流程較為繁瑣，例如職工遞交離職申請之后，基本上在一個星期之后該名員工的個人檔案信息才會被更新。而這樣會直接導致人事信息出現滯后的問題。

（二）傳統管理模式無法滿足現實需求

信息時代大背景下，傳統的人事管理模式顯然無法滿足現代化發展的需求。傳統人事檔案管理模式，對人員規模較小的企事業單位而言比較實用，而對于職工基數較大的單位而言，傳統的人事檔案管理體系顯然就缺乏一定針對性了，因此想要進一步發展，為人民群眾提供更好的服務，就要從根本入手，解決傳統人事檔案管理工作中存在的問題[1]。

（三）缺乏重視

一般而言，多數企事業單位決策者在制定發展戰略的過程中，首先考慮的是新技術的引進，以及高端設備的購置，進而可以切實提高其整體上的發展，而對于人事檔案管理工作而言，相關領導還沒有意識到此管理工作的重要性，所以就沒有對檔案管理工作投入足夠的精力和資金。最終，由于缺乏必要的資金和政策扶持，導致人事檔案管理工作出現一定滯后，進而導致其在行業中喪失核心競爭力[2]。

二、優化路徑淺析

（一）完善人事檔案管理體系

完善人事檔案管理體系，是提高人事檔案管理工作效率的重要措施之一，實際應用期間也有著極為顯著的效果。在完善人事檔案管理體系的過程中，首先要對各單位本身的人事結構進行分析，深入解析其人事管理工作側重點。具體的側重點，一是要側重人事管理工作的機動性，當職工需要辦理人事手續的時候，可以達到當天辦理、當天完成的效果;二是要確保人事管理工作的靈活性，根據國家政策需要對原有的審批流程進行整合，確保管理工作效率能夠得到保障。其次，要適當參考國外同行業成熟的人事檔案管理體系，并結合各企事業單位自身的實際情況，制定出符合其未來發展需求的人事檔案管理體系。在參考國外人事檔案管理體系的過程中，要重視研究細節，以及針對性措施的可行性[3]。

（二）建立電子管理系統

擺脫紙質化人事檔案管理體制，逐步向電子化人事檔案管理體制轉變，才是推動人事檔案管理工作發展的根本途徑，和其他措施相比，電子管理系統也更加具有實時性。實現人事檔案管理工作的線上化，即利用電子檔案來代替傳統的紙質檔案，從而實現信息能夠達到及時更新的效果。

電子管理系統主要包含兩個模塊的內容，其一是信息錄入子模塊，該模塊主要為人事部門的工作人員提供信息錄入端口，所有的信息都會自動儲存，并傳輸到對應的路徑上。該模塊可以簡化工作人員的工作強度，人事管理人員只需要將職工相關的信息錄入到系統之后，系統就會實現自主化運行;其二則是線上一體化管理模塊，此模塊可以為工作人員實現可視化辦公，所有職工都可以下載相應的APP，查找到自己的個人檔案信息，而需要辦理人事手續的職工也可以在APP上提交，然后由企業人事部的工作人員進行審核即可。當然，電子管理系統的優勢明顯，可以大幅提升人事管理工作的效率，但是在使用電子系統的時候還要注意職工檔案信息的保密，確保每一位職工的個人信息都不會因為系統安全問題而受到威脅[4]。

（三）優化人事管理部門人員配置

人事部門是保障人事管理工作有序進行的基礎，所以想要切實提高管理工作效率，就要對人事管理部門進行優化。首先是部門人力資源配置，要進行整合、重組，根據工作內容將整個部門的工作人員劃分為若干個小組，每個小組設置一名組長，各個小組均有組長負責統一管理，而部門領導人則負責管理每個小組的組長。其次，要根據具體人事管理工作的工作量，適當提高人事部門的人員占比，這一點要根據實際發展的情況，以及未來發展的趨勢進行判斷。在增加工作人員人數的時候，還要注意工作人員的專業性，確保每一位工作人員都具有相應的職業水平。

結束語

綜上所述，人事檔案管理工作的重要性不言而喻，必須予以重視，在完善人事檔案管理體系以及開展管理工作的過程中要從細節入手，優化管理措施，確保各項工作能夠切實提高人事檔案管理工作的效率。要凸顯針對性和即時性兩個特征，所有的改革措施都要將現下的實際情況作為落腳點，與此同時還要讓每一位職工的檔案信息能夠達到實時更新的目標。

參考文獻

[1]李琪.人事檔案管理的現狀及優化路徑[J].經濟研究導刊，2012（36）：209-210.

[2]李鋒.芻議新時期人事檔案信息化建設的優化路徑[J].東方企業文化，2014（15）.

[3]王麗麗.新時期檔案信息化建設芻議[J].華章，2013（16）.

[4]劉敏.芻議新時期事業單位檔案管理的信息化建設[J].科技創新導報，2018（23）.