談新時期基層檔案管理工作

劉麗華

摘要：檔案管理是每個基層單位管理工作的重點和難點。尤其是陳舊的傳統模式已嚴重制約了檔案管理工作的質量和效率，亟待創新予以轉變。因此，新時期做好基層單位檔案管理工作的創新思路應從理念、系統、人員全方位展開，方能以創新求發展，實現檔案管理乃至管理工作全局的轉型升級。

關鍵詞：新時期;基層單位;檔案管理;工作創新

隨著“大眾創業、萬眾創新”成為新時期國家、社會發展的潮流趨勢，創新已經成為各行各業實現轉型升級的必由之路。尤其是對檔案管理這類極易陷入固定套路的管理重點而言，創新不止于對檔案管理工作效率與模式有所提升和超越，更是對各類企事業單位管理工作全局的推動和促進，是實現基層單位管理工作現代化、科學化的重中之重。

一、新時期做好基層單位檔案管理工作創新的重要意義

在“雙創”的社會宏觀背景下，基層單位檔案管理工作創新最首要的意義乃是對傳統管理思想和模式的超越與突破。通過構建更加現代、科學的檔案管理架構，基層單位檔案管理工作才能擺脫陳舊觀念、系統的制約，使檔案管理不再只是對歷史資料的簡單收集與保管，而是能夠切實發揮出檔案潛在的價值再創造能力，從而彌補與修正過去管理手段的缺陷和不足，進而提高勞動生產率和管理工作整體水平。其次，基層單位創新檔案管理工作另一重要意義在于營造單位內部全面創新的良好氛圍。創新檔案管理工作有助于改變過去的陳舊觀念，使每個職能崗位人員認識到檔案管理人人有責，而不只是檔案管理員個體的工作內容。只有建立起“全員都對檔案管理履職盡責”的環境，才更有利于管理創新意識滲透到所有作業環節，幫助所有工作人員從過去只關注自身工作內容創新的微觀層面提高到更加全面的宏觀創新整體。當創新的視角從局促轉向開闊，則基層單位才更有可能加快創新速度、提升創新效能。

二、基層單位檔案管理工作的常見問題

對不少基層單位來說，檔案管理長期以來被簡單理解為歷史資料的收集、整理和保管。由于管理思想陳舊落后，檔案管理工作形式刻板、效率低下，很難發揮出檔案作為珍稀信息應有的價值再創造功能。因此，不僅高層管理者對檔案管理較少重視與關注，甚至一些檔案管理工作人員本身也比較輕視管理實踐，更無法積極主動地創新管理意識和手段。因此，許多基層單位檔案管理工作幾十年如一日少有變化，不僅在查詢、瀏覽檔案過程中低質低效，而且始終存在人為主觀的疏忽大意，導致檔案數據信息錯漏或遺失。這不僅使檔案管理工作本身無法滿足時代飛速變化的客觀要求，而且也拖累了基層單位管理工作全局水平的提升。

三、新時期做好基層單位檔案管理工作的創新思路

（一）管理理念創新

意識決定行動。檔案管理工作創新需起始于管理理念的創新。即，要加強對全員的宣傳教育，幫助每個職能崗位作業人員認識到檔案管理是所有人的分內事，而絕非只是檔案管理員的個人責任。基層單位應當在包括績效管理、職能考核等各管理環節納入檔案管理的考核細節，制定出足夠細致、準確乃至可量化的檔案管理規范。要使全員認識到每個作業動作都會影響到最終檔案結果的品質，因此無論生產還是管理作業都必須嚴格遵守檔案管理的各項指標要求。最重要的是，應當確保落實管理責任制，即，每個崗位產生檔案數據的質與量都需要和生產績效間建立起關聯關系，并且要結合品質、效率等因素予以獎懲的處置。只有當客觀的物質利益產生變化，人的主觀觀念才能得以觸動，才能使檔案管理人人有責的創新理念逐漸內化、固化。在此基礎上，基層單位才有可能最終形成檔案管理全面創新的良好工作氛圍，進而實現檔案管理工作的現代化、科學化。

（二）管理系統創新

改變傳統管理模式僅僅依靠人工操作的陳舊落后狀態，要建立起基于網絡與信息技術的檔案管理平臺系統。即，要充分借助技術的先進性規避人工作業無法避免的不足之處，利用機器操作提高檔案管理工作效率和質量。創新檔案管理系統的前提之一是實現標準化、規范化操作，也就是建立起統一、精確、可量化的管理體制。其次，先從各職能部門內部開始建立起電子化、自動化、智能化的檔案數據采集、整理、存儲系統，再實現各職能部門之間的彼此聯通，形成內部局域網化的檔案管理信息化平臺。最后，視管理工作的實際需要打通與外網的連接。重點在于，既要實現檔案管理平臺化操作的優質與高效，又在同時提高網絡化管理的安全性與可靠性。要實現這樣的管理目標，一方面需要建立起足夠頻率和體量的安全管理考核制度，另一方面則要利用包括分級授權在內的各類信息化管理手段。隨著技術的進步，還要積極采納諸如大數據、云計算和人工智能等更加前沿的理論和技術。

（三）推動信息化共享平臺建設

檔案資源本質上就是信息的集合體，這就決定了檔案資源具有可共享性。社會上各個單位性質的不同，決定了單位承擔的社會職能有所不同。但是總體而言，職能類似的單位之間在工作上都會具有較為頻繁的聯系，例如衛生和計劃生育主管部門和市直各個醫療單位之間的關系等。

（四）推進數字檔案建設

紙質檔案管理耗費資源較重，不利于節省單位各項開支。因此，單位要有區分的對紙質檔案進行數字化錄入，推進數字檔案建設。數字檔案建設能夠突破檔案利用限制，實現資源利用的規模化[3]。一方面，除去一些具有歷史價值和收藏價值的檔案之外，應當將紙質檔案轉化為相應的電子檔案，實現檔案在計算機上的統一管理，減輕工作人員負擔，實現單位檔案一體化管理和一體化利用。同時，檔案被數字化之后，單位其他工作部門在檢索和借閱檔案時也會較為便利，只需要在檔案管理系統上進行相應的操作，就能實現檔案檢索和檔案查詢。另一方面，數字檔案還能夠與其他新型技術手段相聯系。例如，可以通過開發微信公眾號的形式，將公眾號與檔案管理系統相連，拓寬檔案服務范圍，實現公眾號查詢檔案服務，提高檔案信息化水平。

基層單位的檔案管理工作歷來是不容忽視的重要組成，卻也是最容易被忽視和滿足于循規蹈矩的薄弱環節。眾多基層單位的檔案管理工作長期以來刻板機械，不僅難以滿足各職能崗位的客觀需求，而且越來越制約著基層單位管理工作品質和效率的提高，更是與新時期全面創新的大勢所趨相悖。因此，基層單位檔案管理工作需要首先從轉變觀念著手，基于理念、體系乃至人員隊伍全方位展開創新和突破。這不僅有助于基層單位檔案管理實現潛在信息價值的再創造，而且有利于各單位從管理層到一線崗位各成員超越舊思想束縛，以更加立體的創新思路實現本單位管理模式的結構性調整，進而助力基層單位管理和運營工作的可持續發展。