水利事業單位人事檔案管理淺析

馮立軍

摘要：水利事業單位的人事管理，在聘用制下產生了較大變化，應本著公正、公平、公開的原則，建立透明化的人事管理體制機制。這就要求在水利事業單位人事檔案管理中，明確檔案的重要意義，全面真實地反映職工情況，這樣才能更加容易找到能夠脫穎而出的人才以及更方便為領導決策提供可靠依據。所以處在人事檔案管理崗位上，應積極探索人事檔案管理方法，以便能夠適應水利事業單位人事制度改革的需要。

關鍵詞：水利事業單位;人事檔案;管理措施

人事檔案集中了單位中工作人員很多的重要信息，是單位中員工調動的重要依據。但是在人事檔案管理中也會存在很多的問題，為此就需要我們不斷跟隨時代的變化，不斷地轉變檔案管理的手段和方法，更好地適應如今信息化、技術化的時代發展，為單位的進一步發展奠定堅實的基礎。

一、水利事業單位人事檔案管理工作存在的問題

（一）事業單位檔案管理工作缺乏信息化建設

隨著我國信息技術的發展，信息技術在我國各領域都被廣泛應用，然而，我國部分事業單位依然采用傳統管理方式，沒有將信息技術充分融入管理工作中去，導致事業單位工作進度與低成本方式難以保持同步，大大削弱了事業單位管理工作的反饋機制，并且出現了檔案管理的同步要以更高成本作代價的現象，非常不利于當前事業單位檔案管理工作的順利開展。

（二）人事檔案管理工作意識淡薄，重視程度不高

在人事檔案管理過程中，人們對人事檔案管理工作的意識淺薄，以為就是對人事檔案的簡單保管，只要不丟失能夠隨時查閱就可以了，通常對人事檔案管理工作都持冷漠的態度，很多單位也因此減少了對人事檔案管理人員的配備，減少了對人事檔案管理工作所投入的資金，導致人事檔案管理工作得不到必要的保障，影響了人事檔案管理工作的健康發展。

（三）人事檔案信息化管理程度不高

隨著科學技術手段的不斷更新，人事檔案已經普遍采用信息化手段來進行管理。但在人事檔案管理工作中，有些先進的技術手段還沒有被使用，計算機技術還沒有在事業單位人事檔案管理工作中廣泛地運用，不利于提高人事管理效率，同時也造成人事檔案管理資源的浪費。

二、水利事業單位人事檔案管理策略

（一）加強管理信息化

傳統的人事檔案管理方式，對于人事檔案的價值利用有著極大的限制，不管是保管還是檢索效率都比較低。隨著辦公自動化的普及，計算機成為人事檔案管理中的重要工具，但是不能說這就是信息化，頂多只是實現了數字化自動化。因為可以看到信息孤島的存在，聘用制下，水利事業單位人才流動是很正常的現象，2000多人的單位，無論內聘、外聘、還是勞務派遣，無論編制內還是編制外，只要發生流動，就需要重新調查，登記造冊，雖然必要，但是效率低，現在這個時代，信息共享非常關鍵。所以為打破信息孤島，實現人事檔案的順利流通與快速更新，應利用現代電子信息技術，建立檔案數據庫，構建人事檔案管理系統，并使其成為單位辦公系統的子系統，檔案管理人員隨時將職工檔案資料錄入系統，分門別類存儲與數據庫中，并且有條件的可以在紙質檔案中加入條形碼，方便快速提取檔案。基于人事檔案管理系統，建立單位內部資源共享渠道，使普通人事檔案（一般為非保密檔案）能夠快速流通，同時對于保密資料設定安全密碼與訪問權限。

（二）加強人事檔案的業務工作

為了強化人事檔案業務管理工作，在開展工作期間應做到：第一，建立單位內部整理文件的相關規定，合理確定檔案管理的相關范圍，確定科學的檔案整理程序，保證文書檔案、業務檔案、人事檔案均有合理的案卷質量。第二，保證資源信息、檔案數據錄入的規范性，利用計算機軟件及系統將傳統文件數據轉換為歸檔存儲，為信息檢索提供便利;第三，整理歸檔傳統人事檔案管理，組織專業人員進行歸檔現場指導，提升數據傳輸的高效性;第四，制定檔案繳納的期限，保證檔案文件具有完整性，定期進行檔案整理監督，將己發現的問題及時上報給相關人員，防止出現文檔無存檔的現象。

（三）更新和完善我國事業單位檔案管理的制度

制度是保障我國事業單位有效運行的基礎，事業單位要想有效地、規范地運行，那么一個完善的制度就是必要的保障，如果一個組織沒有必要的制度來約束，那么就有可能被一些人所牽制。其的生存，發展就會受到影響。因此，如果想要實現組織人事檔案管理的有效發展，必須建立一個完善的、合理的內部管理制度，尤其是人事部門的檔案管理制度。建立、規范、完善我國事業單位的檔案管理制度是保障我國事業單位人事檔案部門有效運行的關鍵所在。

（四）加大對人事檔案管理問題的宣傳

我國的事業單位長期以來一直深受傳統的思想的緊固，已經在一定的程度上影響了我國事業單位的發展。因此，現在需要上至領導層下至每一個普通的員工都要意識到，改革檔案管理問題迫在眉睫。同時，我國事業單位的檔案管理問題在很大的程度上與大家息息相關，需要大家的共同參與、共同的協作才可以實現。事業單位的人事檔案管理部門首先必須要通過各種途徑來加大宣傳的力度，如可以通過開會的形式來傳達，通過網路的形式發布公告，通過板報的形式來提出申明等等。使大家都可以很詳細地了解檔案管理存在的問題，讓每一個人都提出自己的觀點，參與到檔案管理完善中來。

三、結束語

水利事業單位人事檔案管理在聘用制下發生了較大變化，這種變化給人事檔案管理帶來了較大的挑戰，為此，身為檔案管理人員應不斷學習，提升自己的專業能力和職業素養，強化檔案管理團隊。以此為基礎，建立相應的人事檔案管理制度，創新管理模式，結合當前的先進電子信息技術，實現管理信息化，打破信息孤島，明確檔案管理的職權范圍，擴大檔案內容范圍，真實全面地反映職工現狀，為科學決策提供依據。

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