試論加強(qiáng)檔案管理的方法和注意事項(xiàng)

孟靜

摘要：?jiǎn)挝贿\(yùn)營(yíng)期間會(huì)產(chǎn)生大量的資料信息，其中一些有用的原始信息會(huì)被保存在檔案中。因此檔案管理得到了足夠的重視。但在管理方式上卻存在一些落后現(xiàn)象，并不能滿足使用需求，并且存在制度落實(shí)程度不足的問(wèn)題，基層檔案工作人員仍然按照傳統(tǒng)的方法來(lái)進(jìn)行歸檔管理，雖然經(jīng)驗(yàn)十分豐富，但先進(jìn)技術(shù)方法并沒(méi)有體現(xiàn)在其中，因此管理效率較低，檔案的安全性得不到保障，更不能在單位運(yùn)營(yíng)發(fā)展中發(fā)揮作用。本文論述了檔案管理的方法及注意事項(xiàng)。

關(guān)鍵詞：檔案管理;方法;注意事項(xiàng)

1、檔案管理的現(xiàn)狀

單位運(yùn)營(yíng)期間會(huì)產(chǎn)生大量的資料信息，其中一些有用的原始信息會(huì)被保存在檔案中。因此檔案管理得到了足夠的重視。但在管理方式上卻存在一些落后現(xiàn)象，并不能滿足使用需求，并且存在制度落實(shí)程度不足的問(wèn)題，基層檔案工作人員仍然按照傳統(tǒng)的方法來(lái)進(jìn)行歸檔管理，雖然經(jīng)驗(yàn)十分豐富，但先進(jìn)技術(shù)方法并沒(méi)有體現(xiàn)在其中，因此管理效率較低，檔案的安全性得不到保障，更不能在單位運(yùn)營(yíng)發(fā)展中發(fā)揮作用。現(xiàn)階段的檔案工作注重管理，輕視工作服務(wù)性質(zhì)的發(fā)揮，在任務(wù)開(kāi)展過(guò)程中，更是缺乏管理方式的創(chuàng)新研究，工作質(zhì)量達(dá)不到預(yù)期的目標(biāo)。明確了現(xiàn)階段檔案管理存在問(wèn)題后，需要探討解決方案，保障檔案管理期間安全性的同時(shí)，也要使檔案真正發(fā)揮使用作用。

2、檔案管理的方法

2.1 更新管理人員的素質(zhì)

針對(duì)檔案管理人員水平較低的問(wèn)題，可以組織集體培訓(xùn)，定期對(duì)在崗人員專業(yè)技能進(jìn)行考核，沒(méi)能通過(guò)考試需要繼續(xù)學(xué)習(xí)。在檔案管理工作崗位中，還要形成流動(dòng)性，使工作人員明白檔案管理的重要意義，并在崗位中不斷學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理知識(shí)，人員基本素質(zhì)得到保障后，科學(xué)管理體系也能得到全面落實(shí)，傳統(tǒng)管理模式中存在的問(wèn)題，都能夠得到解決。部分單位的檔案管理工作是由臨退休員工來(lái)完成的，可以通過(guò)公開(kāi)招聘來(lái)選擇人才，使真正有能力完成任務(wù)的人員得到錄用，在工作崗位中會(huì)不斷探討高效方法，提升任務(wù)完成質(zhì)量。檔案管理人員的觀念需要隨時(shí)代更新，意識(shí)到檔案管理的重要地位，企業(yè)可以對(duì)管理人員進(jìn)行思想，提高他們的工作積極性。另外，管理人員的專業(yè)素質(zhì)非常重要。單位在選擇檔案的管理人員時(shí)一定要嚴(yán)格要求，提高管理人員的整體素質(zhì)。單位在正式聘用管理人員之前，要對(duì)管理人員進(jìn)行專業(yè)化培訓(xùn)。培訓(xùn)內(nèi)容主要包括檔案管理工作內(nèi)容、管理方法、管理工作出現(xiàn)漏洞應(yīng)采取的應(yīng)急措施等，只有提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)，檔案管理工作才有可能做得更好。

2.2 利用法律手段

單位的檔案中，很多是員工的個(gè)人檔案，一旦丟失或者泄漏將會(huì)造成嚴(yán)重后果。因此檔案管理需要得到基層工作人員的重視，必要時(shí)可以采取法律措施對(duì)違規(guī)操作人員進(jìn)行處罰，確保工作流程的嚴(yán)謹(jǐn)性，避免類似問(wèn)題再次發(fā)生。機(jī)密文件的保護(hù)措施中，要將相關(guān)法律法規(guī)落實(shí)，并帶領(lǐng)基層工作人員學(xué)習(xí)，這樣才能夠提升工作任務(wù)的完成質(zhì)量，避免違法違規(guī)問(wèn)題發(fā)生。檔案管理工作涉及到企業(yè)的商業(yè)機(jī)密，也涉及到員工的私人信息，對(duì)于公司與員工來(lái)說(shuō)都非常重要，因此，當(dāng)事人一定要懂得利用法律手段來(lái)維權(quán)。只有將法律手段運(yùn)用到檔案管理中來(lái)才能提高檔案管理的嚴(yán)密性，檔案一旦泄露，企業(yè)就要根據(jù)法律的規(guī)定對(duì)相關(guān)人員追究法律責(zé)任，維護(hù)檔案的所有權(quán)，這樣一來(lái)，相關(guān)人員對(duì)檔案管理的責(zé)任意識(shí)也就建立起來(lái)了

2.3將檔案管理與信息化接軌

傳統(tǒng)檔案管理方法中，雖然工作人員已經(jīng)擁有足夠的經(jīng)驗(yàn)，但所用技術(shù)落后，先進(jìn)管理方法并不能體現(xiàn)在其中。想要提升檔案管理效率與安全性，需要在工作階段引入信息化技術(shù)，借助設(shè)備高效完成任務(wù)，將紙質(zhì)檔案通過(guò)掃描錄入保存在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中，使用期間可以直接搜索，這樣能夠節(jié)省大量檔案查找的時(shí)間，同時(shí)也更安全可靠。通過(guò)對(duì)檔案的備份處理，如果計(jì)算機(jī)系統(tǒng)受到病毒攻擊，檔案也不會(huì)完全丟失，以此來(lái)提升檔案的安全性。信息化技術(shù)需要工作人員掌握基礎(chǔ)的計(jì)算機(jī)操作技能，在日常辦公中也會(huì)接觸到計(jì)算機(jī)設(shè)備，為信息化管理理念落實(shí)提供了可行性。現(xiàn)在是信息化時(shí)代，檔案的管理工作必須與信息化接軌，檔案管理工作與信息化接軌的方式一般是對(duì)檔案進(jìn)行信息化管理，檔案管理的信息化可以極大提高檔案管理的效率，也可以提高檔案使用的靈活性。檔案管理的信息化進(jìn)程需要大量的計(jì)算機(jī)設(shè)備以及專業(yè)的技術(shù)人才，單位檔案管理的信息化建設(shè)需要投入很多資金，要注意的問(wèn)題也非常多，相關(guān)人員應(yīng)該引起高度重視。

2.4建立完善的檔案管理制度

針對(duì)現(xiàn)有制度中存在的漏洞與弊端進(jìn)行修改完善，并保障制度的落實(shí)程度，領(lǐng)導(dǎo)干部更要加強(qiáng)與基層工作人員之間的交流溝通，明確管理制度落實(shí)中遇到的阻礙問(wèn)題。這樣在對(duì)制度進(jìn)行優(yōu)化時(shí)，落實(shí)層度才能夠得到保障，為單位運(yùn)營(yíng)提供穩(wěn)定的制度保障，檔案也能在其中發(fā)揮積極有效的作用。

2.5獎(jiǎng)勵(lì)科學(xué)合理的獎(jiǎng)懲制度

對(duì)于檔案管理人員的內(nèi)部控制，也要形成獎(jiǎng)罰體系。對(duì)違規(guī)操作現(xiàn)象能夠起到制約作用，在崗位中表現(xiàn)突出的員工也能夠得到獎(jiǎng)勵(lì)，為其他員工樹(shù)立工作榜樣，在工作任務(wù)開(kāi)展期間，制度落實(shí)也能因此得到保障，促進(jìn)檔案管理效率不斷提升，基層員工工作積極性也得到了保障。在獎(jiǎng)懲制度中，要保障落實(shí)期間的公平性，這樣才能促進(jìn)工作人員辦公積極性不斷提升，工作任務(wù)完成質(zhì)量也會(huì)有明顯的進(jìn)步。

3、檔案管理的注意事項(xiàng)

檔案管理在引入信息化管理技術(shù)時(shí)，要考慮工作人員的適應(yīng)能力，可以對(duì)在崗員工進(jìn)行培訓(xùn)，熟練操作計(jì)算機(jī)設(shè)備，這樣才能使信息化技術(shù)真正發(fā)揮功能。網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)的中心機(jī)房選址非常重要，工作人員要對(duì)多方面的環(huán)境進(jìn)行仔細(xì)勘察，不能選擇潮濕的地方，也不能夠選擇電磁干擾性很強(qiáng)的地方。防范網(wǎng)絡(luò)病毒。網(wǎng)絡(luò)病毒給檔案管理帶來(lái)了嚴(yán)重的威脅，因此，單位的計(jì)算機(jī)須安裝殺毒軟件，使用防火墻技術(shù)。殺毒軟件可以進(jìn)行病毒查殺，及時(shí)阻止危險(xiǎn)病毒的入侵，確保整個(gè)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的運(yùn)行。對(duì)系統(tǒng)定期進(jìn)行維護(hù)，以防出現(xiàn)安全隱患。對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行定期維護(hù)可以及時(shí)地發(fā)現(xiàn)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)中存在的一些不易發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，并立即采取有效的保護(hù)措施，延長(zhǎng)計(jì)算機(jī)的使用壽命。

在保存紙質(zhì)檔案時(shí)要注意的問(wèn)題也有三個(gè)，首先相關(guān)工作人員一定要對(duì)檔案進(jìn)行精確分類，在分類時(shí)應(yīng)該先對(duì)檔案進(jìn)行基本分類，再進(jìn)行細(xì)化分類。不管檔案使用電腦存檔還是收藏在單位專用的檔案室。其次，在檔案管理的收藏方面，單位一定要注意檔案室的環(huán)境，謹(jǐn)防潮濕。單位一定要注重檔案的使用，充分發(fā)揮檔案的作用。

4、小結(jié)

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)體制的不斷改革與社會(huì)的不斷發(fā)展，我們必須對(duì)檔案管理手段進(jìn)行全面改革，及時(shí)轉(zhuǎn)變檔案管理理念與技術(shù)，將先進(jìn)的信息技術(shù)融入其中，提高管理工作的效率，建立相對(duì)完善的檔案，做好相關(guān)的統(tǒng)籌安排，提升風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)，開(kāi)展相關(guān)培訓(xùn)活動(dòng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員素質(zhì)水平的培養(yǎng)，為我國(guó)檔案管理工作的改革奠定基礎(chǔ)。