略談怎樣寫好檔案專業志

李海燕

摘要：隨著我國經濟社會改革的不斷深化，各項事業和工作對于檔案管理工作提出了更為嚴格的要求，同時檔案管理任務也越來越繁重，檔案的質量會直接影響到實際利用當中發揮的效用，因此，本文簡要分析當前檔案管理工作中存在的主要問題，然后主要探究做好檔案管理工作的有效策略，分析如何寫好檔案專業志。

關鍵詞：檔案管理;策略分析

眾所周知，檔案是人才信息的重要載體。隨著當前我國經濟社會的飛速發展，人才資源比較優勢也日益突出和明顯，做好檔案管理工作、續寫檔案專業志已經成為了當前檔案管理部門的一項重要的工作任務。通常管理工作包含：檔案收集、檔案整理、檔案價值鑒定、檔案統計、檔案編輯和研究、檔案提供利用等方面，檔案管理工作繁瑣、復雜，因此，探尋有效管理檔案的方法和策略是實現檔案管理工作有效性的直接途徑。

一、檔案管理工作存在的主要問題

經過對現有檔案管理工作的現狀分析可知，當前檔案管理工作中存在許多不容忽視的問題。一方面，相關管理人員的檔案管理意識不強，同時重視程度也不夠。大部分檔案管理人員都沒有認識到檔案管理工作的重要性，往往采取應付檢查的態度完成檔案管理工作，敷衍了事完成這種“沒有意義的簡單勞動”。正是由于這種思想的衍生和發展，有很多機關單位都沒有將管理工作納入到年度考評當中，或者是充當一些無足輕重的軟指標，并沒有充分的發揮檔案管理的效果。

另一方面，部分檔案管理部門的硬件建設投入不足，同時檔案管理設施不完善。大部分機關單位都缺少自己獨立的檔案室，有些地方與儲物室和雜物室共用，這樣不僅不利于檔案的保存，還極有可能出現檔案缺失的現象。除此之外，有些檔案管理部門的檔案管理手段十分落后，同時現代化的水平較低。隨著我國新時代科學技術的飛速發展，各種新鮮事物也層出不窮，此時檔案管理形式應該變得多樣化，但是大多數機關單位沒有跟隨現代化發展的趨勢，并沒有在檔案管理工作中引入科技含量高的管理軟件或者先進的管理模式，這樣不僅耗時耗力，檔案管理工作的效果也不明顯。由此可見，當前檔案管理工作中存在的主要問題還是比較明顯的。

二、提高檔案管理效率的有效策略

（一）加強宣傳，重視檔案管理工作

在檔案管理的過程中，管理人員要通過各種方式和途徑加強檔案管理重要性的宣傳工作，讓全體人員都能夠深入的了解檔案管理工作的實質。管理人員可以利用報紙、電視或者網絡、宣傳欄等輿論性的工具廣泛的宣傳檔案工作，同時向大家介紹有關檔案工作的內容、性質以及特點等，積極的組織和開展普法教育，使大家能夠了解到檔案工作是有法可依、有章可循的。與此同時，適當的開展檔案培訓或者組織檔案講座活動也是有效強化檔案管理工作重要性的有效措施，工作人員通過身臨其境的參與活動逐漸提高對于檔案工作重要性的認識。

除此之外，各級領導還要將檔案管理工作納入到政府以及機關單位的日常工作行程當中，同時建立起檔案工作責任制度，并且同時與領導的業績考核以及崗位目標相掛鉤，這樣就可以促使機關領導對檔案管理工作引起高度重視。與此同時，還要重視起監督分管檔案管理工作的領導去定期的檢查檔案工作，并且及時的考核和驗收基層檔案，組織管理人員學習但管理工作的方針和政策，積極的研究并解決檔案管理工作中存在的問題。

（二）加強建設，改善檔案管理工作條件

相關領導和檔案管理人員要充分重視檔案室、檔案庫等外部的環境和內部的設施建設這兩個主要的指標，通過不斷完善檔案庫房的設施、保障檔案保管的基礎條件以及加大檔案管理工作的經費投入等方面，促進機關單位能夠依照法律和法規將檔案事業經費列入到經費預算當中，并且隨著社會經濟的不斷發展給予相應的增加。

由于現階段檔案工作設備不完善、硬件設施差，相關領導必須要切實的改變庫房設備，避免出現溫濕度不達標等現象。與此同時，還要切實改善檔案館和檔案室的辦公環境以及辦公設施，不斷的優化硬件設施配備，同時搭配專業的計算機、掃描儀、復印機以及空調機等必要的辦公設備，進而不斷地強化檔案辦公的效率，提升現代化的管理水平，盡最大程度改變現有的檔案管理工作，同時解決臟、亂、差的工作環境的問題。

（三）結合科技，實現檔案管理工作現代化

隨著當前信息化建設的飛速發展，科學技術也為當前的檔案管理工作提供了新型的技術支持，檔案管理工作人員要牢牢的把握這個契機，在緊隨時代發展潮流的背景下，積極的學習國內外的一些先進的檔案管理方法，通過引入較高水平的設備和技術，使得當前的檔案管理工作能夠跟隨并適應現代化社會的發展，使得現代化的電子檔案、音頻檔案以及視頻檔案的管理更加高效和完善，同時能夠順應當前新設備、音像技術以及網絡技術的飛速進步，通過不斷的更新逐步的取代傳統的管理理念和檔案管理方法。

尤為重要的是，在檔案管理轉變的過程當中，管理人員要確切的搞清檔案管理轉變的實質，不能夠簡單的將手工勞動轉變為電腦勞動，或者是將傳統的管理生搬硬套在計算機網絡管理之中。而是要結合信息化的管理設備作為重要基礎，同時以檔案管理軟件作為基礎介質，通過利用網絡技術工具和信息化的技術引進先進的管理經驗和方法，從而有效的促進檔案管理工作的改革與發展。

（四）檔案管理的工作流程具體如下

把收集的文件根據內容分類整理，不需要存檔的文件逐一登記后銷毀，需要存檔的文件按照文件的性質類別先后順序整理好，進行排序。順序如下：正文在前，附件在后;復文在前，來文在后。編上頁碼，爭取不漏頁，不重頁，按文件順序標題打好目錄，目錄每一個文件名后面標明準確的頁碼，整理完成后，進行裝訂。

根據文件采購適合的裝訂材料，能夠使文件不丟頁，能更好的保護紙張的材質為裝訂材料，也便于歸檔后保管。裝訂前首先將原有的訂書釘、回形針、大頭針等對文件保存造成影響的金屬物品拆掉，將各頁對齊，便于將來翻閱利用，也使文檔整齊規范。裝訂材料要做到統一材質，一般采用不銹鋼訂書釘，然后把彩色封皮紙打上文件名和日期，粘貼到文件上。給歸檔的文件蓋上公章，編上序號，按文件類別時間順序排列。

總而言之，檔案部門要重視檔案管理工作的重要性，采取先進的管理技術和管理模式完善和發展檔案管理工作，切實提高檔案管理工作的效率和質量，結合創新意識續寫檔案專業志，實現檔案管理工作的有效性。

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