信息時(shí)代檔案管理的重要性

李飛飛

摘要：檔案，是人類歷史變革與歲月變遷的記錄，是作為一種最基本的載體，以記錄信息為基礎(chǔ)，代表著一個(gè)時(shí)代對(duì)信息的利用與整合。但如今社會(huì)，體制與社會(huì)工具飛速發(fā)展，隨著信息時(shí)代的到來，更多的通訊方式、計(jì)算機(jī)實(shí)際應(yīng)用技術(shù)，網(wǎng)絡(luò)的多維發(fā)展都得到了最廣泛的應(yīng)用，這對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理工作具有一定的沖擊性，但對(duì)檔案管理工作的發(fā)展也是面臨新的機(jī)遇，本文就新時(shí)代的檔案管理工作的重要性和檔案管理工作的與時(shí)俱進(jìn)進(jìn)行簡(jiǎn)要講解。

關(guān)鍵詞：信息;檔案管理;重要性;載體;改變;發(fā)展;技術(shù)

傳統(tǒng)檔案管理工作，是作為人類歷史變革與歲月變遷的記錄，是作為一種最基本的載體，以記錄信息為基礎(chǔ)，代表著一個(gè)時(shí)代對(duì)信息的利用與整合。它是作為社會(huì)發(fā)展的基石，對(duì)于各個(gè)社會(huì)階層的發(fā)展與延續(xù)有著不言而喻的重要性。隨著社會(huì)的發(fā)展，信息時(shí)代的到來，檔案管理工作也面臨著新的挑戰(zhàn)，為了更好的發(fā)揮檔案的作用，檔案管理工作也要做到與時(shí)俱進(jìn)，適應(yīng)新的時(shí)代需求，不斷的創(chuàng)新與升級(jí)。

一、檔案管理面臨新的管理內(nèi)容

檔案管理一般包括檔案的收集、整理、保管、編目、檢索與統(tǒng)計(jì)等。信息時(shí)代檔案管理工作的內(nèi)容在信息時(shí)代，檔案管理工作發(fā)生了很大的變化。尤其是計(jì)算機(jī)技術(shù)的加入，使得檔案管理由傳統(tǒng)的、簡(jiǎn)單的紙介保管向現(xiàn)代化、數(shù)字化改變。利用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，編次，分類來進(jìn)行統(tǒng)一管理。當(dāng)有需要提取檔案時(shí)，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)篩選，查找，可以快速高效地提取所需要的文件，提高工作效率。信息時(shí)代，檔案管理工作的主要內(nèi)容包括：檔案管理設(shè)備建設(shè)、檔案信息資源建設(shè)、檔案信息化和規(guī)范化管理、檔案信息化網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、信息化檔案管理人才的培養(yǎng)等內(nèi)容。

二、信息檔案如今所面臨的一些問題

檔案信息管理的重要性在不同時(shí)期有不同的分析方向，就目前的檔案管理流程來說，仍讓具有一定的缺陷，本文從客觀公正的角度對(duì)如今檔案信息管理工作所面臨的問題進(jìn)行簡(jiǎn)要分析，以增加下一步工作中的嚴(yán)峻形勢(shì)。

1、法律法規(guī)的不健全

就檔案信息管理來說，最重要的就是檔案工作的保密性，這一屬性不知要體現(xiàn)在檔案信息的保密上，也是檔案管理工作人員需要注意的重要問題之一。但就檔案的保密工作來說，我國(guó)也出臺(tái)了相關(guān)的法律法規(guī)來對(duì)檔案管理工作起到規(guī)范性作用，但隨著信息時(shí)代的不斷進(jìn)步，傳統(tǒng)的檔案管理工作相對(duì)應(yīng)的法律法規(guī)在一定程度上可以起到規(guī)范作用，但已經(jīng)無法全面地起到指導(dǎo)作用，所以說關(guān)于檔案管理的《保密法》也需要加強(qiáng)完善，以期對(duì)現(xiàn)階段的檔案管理工作起到指導(dǎo)作用。

2、工作人員的行為準(zhǔn)則

就檔案管理工作來說，信息時(shí)代的到來，不僅僅只計(jì)算機(jī)、信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、通訊方法的方面，這些僅是指檔案管理工作的一種手段，相比來說更重要的是管理工作中的檔案方面的相關(guān)人才。在從業(yè)檔案管理工作中，相關(guān)的管理人員不僅要具備專業(yè)的檔案管理知識(shí)，更要具備適應(yīng)新時(shí)代信息資源的數(shù)據(jù)與相匹配的職業(yè)行為準(zhǔn)則。過硬的信息素質(zhì)是指管理人員應(yīng)該更加懂得并熟悉用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及計(jì)算機(jī)技術(shù)來進(jìn)行信息化管理。并且最好達(dá)到將專業(yè)的檔案管理的相關(guān)技能或是業(yè)務(wù)知識(shí)的復(fù)合型人才。

3、規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化的工作流程

對(duì)于檔案管理工作中存在的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的基礎(chǔ)工作而言，是檔案管理工作的首要前提。然而，隨著信息時(shí)代的到來，傳統(tǒng)檔案管理工作向信息化檔案管理工作轉(zhuǎn)變，計(jì)算機(jī)、信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、通訊方法等輔助條件不斷的加入，使得各層次的檔案管理工作都得到了飛速的發(fā)展，但在發(fā)展之后的弊端也體現(xiàn)出來，在檔案信息系統(tǒng)和各種形式的檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)都以不同種形式呈現(xiàn)在我們的眼前，這就造成了在檔案管理工作中的信息共享無法得到體現(xiàn)，同時(shí)由于種種原因的影響，使得檔案著錄細(xì)則的相容性不強(qiáng)，大部分系統(tǒng)軟件的可移植性也相對(duì)較差，而且至今為止尚未形成統(tǒng)一的檔案自動(dòng)化標(biāo)準(zhǔn)，相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)很難在全國(guó)范圍內(nèi)統(tǒng)一推廣實(shí)施，這在一定程度上嚴(yán)重制約了檔案信息工作現(xiàn)代化的管理。

三、關(guān)于信息時(shí)代檔案管理的重要性

作為檔案，無論是在傳統(tǒng)時(shí)候，還是在改革變遷之后的信息時(shí)代，其最主要的作用就是信息的一種載體，而我們隨著時(shí)代的進(jìn)步，我們要做的就是思考如何使得檔案管理也隨著時(shí)代一起發(fā)展，怎樣才能提高檔案管理效率，更好的為人們服務(wù)。信息時(shí)代的檔案管理最主要的特征就是進(jìn)行信息化轉(zhuǎn)變，對(duì)于各個(gè)社會(huì)階層的發(fā)展與延續(xù)有著不言而喻的重要性，在結(jié)合了新時(shí)代的信息資源后，檔案管理的各項(xiàng)功能不斷的得到了提成，已經(jīng)超越了傳統(tǒng)檔案管理工作，在信息時(shí)代創(chuàng)新檔案管理方法，充分發(fā)揮檔案管理所能發(fā)揮的重要性對(duì)于我們來說是一個(gè)艱難的考驗(yàn)，但其帶來的重要意義確實(shí)值得我們?nèi)绱藝L試。

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