淺談檔案工作中的保密問題

李靜

摘要：保密工作是關系到順利進行社會主義現代化建設，保護黨和民族利益，保障國家安全的大事。在新的歷史時期，在改革開放、搞活經濟的形勢下，保密工作有著與閉關鎖國時期顯著不同的新特點，它突出地表現為保密工作涉及面更廣，情況更加復雜，任務更加艱巨，更需要進一步加強。因此，增強保密意識，加強保密觀念，做好保密工作的意義是十分重要的。基于此，本文就科技局的檔案保密工作進行了研究。

關鍵詞：科技局;檔案;保密工作

一、新時期檔案保密工作的重要性

保密工作的重要，并不是始于今天，在我國古代就已有保密工作。據我國古代兵書《六韜》記載，早在西周時期已采取了“陰符”和“陰書”的方法來傳遞消息，以利保密。改革開放不斷深入，保密工作不僅十分重要，而且也是十分迫切的。由于工作需要，檔案人員知密時間早，知道內容多，知密程度深，因而在保密工作方面有著比其他部門工作人員更為直接和重要的責任，要認真貫徹“積極防范、突出重點，既確保國家秘密又便利各項工作的方針”，使保密工作更好地適應在新形勢下的各項管理工作。

二、檔案管理人員的職責

檔案管理人員的職責，就是要維護檔案的完整與安全。這既是檔案保管工作的基本任務，也是檔案保管工作的目的。檔案保管工作的具體任務就是做到不壞、不丟、不散、不亂。不壞，就是使檔案保管得完好無損，不致因各種不利因素而使檔案損壞。對已經破損的檔案，要及時搶救。不丟，就是使檔案絕對安全，不致因工作疏忽而使檔案遺失或被竊，不僅保證檔案實體安全，也要保證檔案內容的安全。不散，就是要求檔案的保管相對集中，不致因檔案的分散保管而使檔案管理不便，甚至造成檔案損壞或丟失等嚴重情況。不亂，就是要求檔案保管工作有條不紊，檔案排架整齊規范，有規可循，有目可查。檔案保管工作的任務是艱巨的，也是光榮的，這是一項重要的基礎工作，檔案保管人員要持之以恒，時刻警惕，防止檔案的損壞，確保檔案的安全，為檔案工作提供物質基礎。

三、做好檔案的保管期限與保密期限的區分工作

確定保管期限的原則是，正確分析和鑒別檔案內容的現實作用和歷史作用，根據本機關工作的需要和為國家積累歷史文化財富的需要，全面確定檔案的保存價值，準確地判定檔案的保管期限。而保密期限是根據國家秘密事項在一定時間內，如被泄露，將對國家的安全和利益造成的危害來確定的，它表示該國家秘密事項在其確定的期限內，受國家有關保密法律、法規的保護，產生法律效力的時限。《國家秘密保密期限的規定》中規定：除有特殊規定外，絕密級事項不超過30年，機密級事項不超過20年，秘密級事項不超過10年。保密期限在一年及一年以上的以年計，在一年以內的以月計。這里所說的“特殊規定”是指制定保密范圍的中央、國家機關可以規定有關保密范圍中某類事項的保密期限為“長期”。對規定為“長期”的國家秘密事項，在授權機關作出解密前，其他機關、單位應當對其采取長期的保密措施，不得擅自決定解密和隨意對外提供。

四、做好檔案利用過程中的保密工作

（一）做好檔案利用中的監督工作。檔案利用監督是做好檔案利用過程中保密工作的一項重要措施，它能有效地發現并制止糾正檔案利用過程中不利于檔案保密的各種不良行為，從而做到既能利用檔案，又能保證檔案的完整與安全。具體說來，檔案利用監督可以從以下幾個方面實施：

1.制度建設。檔案利用規章制度分為閱覽制度、外借制度、復制制度等。根據實際情況，在大力開展檔案利用工作的同時，確保不失密、不泄密及文件的完好無損。各項檔案利用規章制度的條文應嚴密而簡明，便于執行，并在實踐中認真加以總結，不斷充實和完善。

2.隊伍建設。檔案管理人員必須具備較高的素質。一是政治素質，要有高度的政治責任心和全心全意為人民服務的精神，熱愛檔案和檔案事業;二是業務素質，要具備專業知識，熟悉所保管的檔案內容，熟悉檔案法規;三是文化素質，要有較高的文化知識，能總結和分析利用工作中的經驗與問題，從中掌握利用工作的規律。

3.監督措施。在檔案利用中，檔案工作人員要做到三勤：一是嘴勤，勤宣傳利用檔案的制度與規定，勤與利用者交談，掌握其利用目的與動機。對一些平時養成看書劃線或翻書沾口水之類習慣的利用者，要及時提醒;二是眼勤，勤觀察動態，置每個利用者于視覺之中;三是手勤腦勤，勤分析利用者的情況和利用效果，勤檢查被利用的案卷，勤督促利用登記制度的落實。要在利用者離去之前，仔細檢查翻閱被利用過的案卷和文件，發現問題及時查處，并在利用登記簿上備注說明。對于損毀檔案較為嚴重的違法行為，應及時報告有關領導，以便及時查處，挽回損失。

（二）正確處理好檔案保密與利用的關系。日常工作中，檔案管理人員十分重視檔案保密，工作盡心盡職，但由于在傳統的保密觀念影響下，檔案工作普遍存在著重保輕用、利用不足的現象。檔案部門要改變傳統的觀念，在嚴格做好保密工作的同時，切實完善工作職能，為領導決策服務勢在必行。

五、檔案涉密情況的變化

檔案在保管過程中，其密級不是一成不變的，而是隨著時間的推移和文件貫徹的情況變化的。基本變化是升密、降密、解密。其中升密是極少數的，也是暫時的;大多數的，總的趨勢是降密，直至解密。其變化原因有三：一是保密范圍的變化;二是密級文件作用的變化原來的密級文件指導作用與現在工作不相適應，已失去了指導作用，為此立檔單位廢掉了此類文件，密級自然消除了;三是保密時限的變化。原館室所存檔案涉密文件，只標有密級而沒有保密時限，多數都是超期服役，例如，50年代的絕密文件大都需要按照《保密法》關于劃定密級和保密期限屆滿自行解密的要求去做，這既反映了歷史上劃密工作的不足，也說明進行檔案解密劃控工作的迫切，因此應依據檔案涉密內容的變化掌握劃密標準，嚴防密級偏高或偏低，密期偏長或偏短。

六、結語

總之在新的歷史時期，科技局的檔案保密工作也是十分重要的，文章分析了如何做好檔案保管過程、檔案利用過程中的保密工作和電子文檔的保密問題，以期對今后的檔案管理工作提供更多建議。

參考文獻：

[1]裴育紅.論檔案管理中的保密工作[J].辦公室業務，2017（24）.

[2]柴曉曦.淺析如何做好檔案的利用及保密工作[J].才智，2018（07）.