淺談企業辦公室文秘工作質量和水平優化策略

摘 要：辦公室的文秘人員作為辦公室的主要工作人員，負責處理企業單位的各種繁雜事務，辦事效率直接影響著辦公室乃至整個企業單位的運轉。文秘人員的基本素質高低、職業技能強弱、處理關鍵問題的能力強弱都影響著企業的工作進度和質量，所以提高辦公室文秘工作的質量和水平是企業必須高度關注的重要工作。

關鍵詞：企業;辦公室文秘;工作質量;水平;優化策略

1 前言

辦公室是處理企業眾多事務的重要場所，工作量很大，需要文秘人員眼觀六路、耳聽八方，既能把所有工作顧及到，又能保證質量。所以在選擇文秘人員的時候要嚴謹仔細，要熟悉企業的基本業務，熟練掌握電子設備的使用，語言恰當且應急能力強，這樣才能支撐起辦公室的工作，起到承上啟下的作用。本文提供了幾點提高文秘質量和水平的有效策略，為企業提供大致的方向。

2 辦公室文秘工作的特點及其要求

辦公室文秘工作的涉及面非常廣泛，事務繁而復雜，其不僅包括各種各樣的行政工作，還包括有其他許多事務，材料準備、提交、歸檔和立卷，辦理手續，接待外來人員，開具介紹信，出具證明，會議通知和決定草案等等，都屬于辦公室文秘工作的范圍。辦公室文秘工作看起來比較簡單，但實際上很復雜，文秘工作作為事業單位辦公系統的核心，其工作量很大，它和思想政治、行政、財務管理等工作的聯系非常緊密，是事業單位管理系統中必不可少的一個組成部分。因此辦公室文秘要嚴格遵守辦公室制度，以大局為重，秉公處事，不假公濟私，不受利益的趨使。根據辦公室工作的特點和要求，制定工作計劃，并有序的開展工作，提高工作的效率和質量。

3 提高辦公室文秘工作質量與水平的重要策略

3.1定期對文秘工作人員進行職業培訓

從實際意義的角度而言，文秘自身素質的優劣會直接影響到整個工作的質量水平與效率，如果企業或單位的文秘工作人員能夠定期進行職業培訓，無論其工作方式或辦事效率都會得到顯著提升。因此企業或單位需要重視在文秘工作人員職業培訓方面的資金投入，為其創造良好的學習氛圍，使其能夠在這種學習的環境中不斷提高自身綜合素質。企業或單位應當定期安排文秘工作人員學習計算機相關技術，使其能夠更加熟練的應用計算機技術完成相關工作，能有效制作辦公室的文件。文秘工作人員如果能熟練的應用計算機，將會不斷提高文秘工作的運轉效率，能有效改變原本較為落后的傳統的辦公方式，促進整個辦公程序朝著方便快捷的方向發展。除此之外，定期對文秘工作人員進行職業培訓，還能提高文秘工作人員的業務能力，使其業務素質、專業技能等方面不斷提升，讓工作人員明白這份職業在實際完成的過程中都需要哪些方面的知識，以便于加深工作人員對相關知識的理解與應用。

3.2制定嚴格的文秘工作考核與協調制度

文秘人員工作效率、工作質量的好壞，不能僅僅靠企業領導的口頭評價來決定，而需要通過一系列工作考核制度的制定，從具體工作事務的執行、完成情況方面，對文秘人員的整體工作作出評價。首先要在文秘職業素養的考核中，制定工作態度、工作積極性、溝通能力、服務精神等指標，根據企業員工、客戶對文秘人員的評價，將其表現分為多個等級，并推選出多個較為優秀的文秘工作人員。其次，應根據文秘人員的日常工作任務，制定文書寫作、網絡辦公、手寫速記、會議策劃、接待服務等工作的考核標準。根據以上多種工作考核制度，可以對文秘人員工作效率進行嚴格監管，加強文秘人員的工作積極性、職業責任感，促使文秘養成端正的工作態度、服務意識，從而提高其日常事務處理的工作效率。

3.3加強文秘的工作創新意識

在辦公室文秘工作中，要跟著時代的腳步進行工作創新，打破傳統的工作模式，提高工作效率。如果文秘在工作中一直按照傳統模式進行工作，思想老舊、一成不變，勢必會影響企業的工作，影響企業的發展。在文秘工作的過程中，要不斷地進行工作總結，吸取工作中的教訓，積累工作經驗，提高自己的工作效率和辦事能力，形成自己的工作方式。另外，還應該不斷地總結經驗，創新工作方式，借鑒別人的工作模式，取其精華去其糟粕，更好地為公司發展貢獻自己的力量。

3.4加強思想政治文化素養

一個人的思想政治文化素養決定了這個人的發展方向，所以對于辦公室文秘的思想文化素質的加強是一個辦公室整體素質的體現。思想文化素質的提高有利于他們自我創新意識的增強和開拓精神的發展。文秘想要自己工作突出，必須強化自己的業務素質能力和服務意識，處理好自己各方面的工作，尤其是工作和生活之間的關系。對自己要求嚴格一點，才能讓自己取得好成績，才能使人信服，讓上級領導滿意。主動適應工作環境，才能在真正的工作中游刃有余。辦公室文秘人員要有較為獨立的處理問題和溝通問題的能力，因為辦公室文秘需要接觸和處理一些比較復雜煩瑣的事情，想要面對問題能夠胸有成竹，就要經常和領導還有其他同事多交流、溝通，這樣才能夠有條不紊地開展日常工作。如果沒有良好的心理素質，就不能正確地對待別人的批評和建議，容易迷失自己。所以，面對煩瑣的人和事要有一個好的心理素質，這樣才能穩定地開展日常工作。

3.5構建良好的獎懲制度

對于企業的辦公室工作，為了切實地提升整體工作質量與水平，管理者必須做到“賞罰分明”，有必要在企業內部構建良好的獎懲制度，這也是一項重要的激勵手段。有利于更好地激發所有辦公人員的工作熱情。企業通過健全的獎勵制度能夠有效地樹立職工的競爭觀念，激發文秘工作人員對自己提出更高的追求，從而自發地提升工作效率。同時，懲罰制度也帶有一定的警告性。有利于文秘人員不斷地自我提高與改進工作技能。此外，企業在制定獎懲制度的時候，還要具體根據內部各個工作人員的辦公效能、效率等情況，展開綜合性評估。以確保制度的科學性、有效性、可行性，在推行獎懲制度過程中也要定期進行測評。

4 總結

總之，在秘書工作中，為了提高辦公室秘書人員的素質和水平，必須遵循辦公室秘書工作的原則，完善獎懲制度和人性化管理，增強秘書人員的責任感，不斷增強秘書人員的創新意識，提高秘書人員的工作能力和專業水平，提高秘書人員的工作素質和公司的整體管理水平。

參考文獻

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[2]邢永愛.如何做好國有企業黨委辦公室文秘工作[J].東方企業文化，2018（S2）：62.

作者簡介：陸洋，（1979.11.23），男，漢，上海市，碩士，工程師，基層辦公室管理。