檔案部門應(yīng)對突發(fā)性自然災(zāi)害的風(fēng)險管理研究

李振村

摘 ?要：檔案是國家寶貴的精神財富，做好檔案的安全保護工作是推動國家檔案事業(yè)發(fā)展的重要前提。檔案部門作為檔案資料的存儲部門，對于檔案保護具有不可推卸的責(zé)任。然而近年來，突發(fā)性自然災(zāi)害頻繁發(fā)生，給檔案部門的工作帶來了很大的困難。面對突發(fā)性自然災(zāi)害的威脅，本文首先介紹檔案風(fēng)險管理中存在的一些問題，之后闡述一些突發(fā)性自然災(zāi)害檔案風(fēng)險管理的辦法，最后根據(jù)這些突發(fā)性自然災(zāi)害，提出相應(yīng)的檔案風(fēng)險管理策略，以達到保護檔案資源的目的。

關(guān)鍵詞：檔案;突發(fā)性自然災(zāi)害;風(fēng)險管理

引言

我國是世界上遭受地震、臺風(fēng)、洪水、泥石流等突發(fā)性自然災(zāi)害最為嚴重的國家之一，突發(fā)性自然災(zāi)害會給人民的生命與財產(chǎn)造成嚴重威脅，例如，唐山大地震、汶川地震造成了幾十萬人的傷亡。同時，這些自然災(zāi)害也會對珍貴的檔案資源造成不可逆的損害。檔案部門是集中保管檔案資料的重要場所，應(yīng)在工作中不斷完善突發(fā)性自然災(zāi)害的風(fēng)險管理機制。為此，我們要有效加強防范工作，避免這些檔案資料的損壞與丟失，這也是檔案界所面臨的一個重大問題，為了更好地解決這一問題，我們也提出了相關(guān)應(yīng)對策略。

一、檔案風(fēng)險管理中存在的問題

（一）檔案風(fēng)險管理的銜接性差檔案部門要有一個完整的風(fēng)險管理工程，就必須將風(fēng)險計劃、風(fēng)險識別、風(fēng)險評估、風(fēng)險監(jiān)控和風(fēng)險報告等環(huán)節(jié)相結(jié)合，從而構(gòu)成完整的體系。檔案部門在制定風(fēng)險管理計劃時，大多都是按照自身多年的經(jīng)驗履行，并沒有實事求是地針對檔案部門的自身情況制定計劃，所以在實施計劃時就會變得盲目，缺乏針對性。另外，在風(fēng)險發(fā)生前無法正確識別出檔案所面臨的風(fēng)險，導(dǎo)致不能及時地對其進行監(jiān)測和識別，無法從根源上消除對檔案的危害。最后，由于檔案部門的評估方式也比較匱乏，所以無法將可能面對的災(zāi)害等級和不同價值的檔案資料結(jié)合起來進行定性、定量的分析，對于風(fēng)險管理的下一環(huán)節(jié)無法準確的提供相關(guān)依據(jù)。

（二）檔案風(fēng)險管理的系統(tǒng)性差

檔案風(fēng)險管理必須是完整、系統(tǒng)且涉及全局的管理工程，因此，從風(fēng)險發(fā)生前到風(fēng)險發(fā)生后恢復(fù)檔案館正常工作的所有內(nèi)容，檔案管理系統(tǒng)都必須有所涉及。目前，檔案風(fēng)險管理仍然存在很多紕漏，例如制度不規(guī)范、系統(tǒng)性不足、缺乏層次性等缺點。由于制度的不規(guī)范，在突發(fā)性自然災(zāi)害發(fā)生時，可能會導(dǎo)致檔案工作人員無法及時有效的采取應(yīng)對措施，從而使檔案資料得不到相應(yīng)的保護，造成巨大的損失。

二、突發(fā)性自然災(zāi)害檔案風(fēng)險管理辦法

（一）突發(fā)性自然災(zāi)害的檔案風(fēng)險識別

目前我們所提到的檔案風(fēng)險識別，就是對大自然尚未發(fā)生的、潛在的突發(fā)性自然災(zāi)害給檔案管理帶來的風(fēng)險和威脅進行系統(tǒng)識別、辨認和歸類，通過運用各種系統(tǒng)方法，了解風(fēng)險的性質(zhì)、后果及影響等因素。一般而言，我們在進行風(fēng)險識別前，必須充分了解檔案風(fēng)險管理所達到的預(yù)期目標。

（二）突發(fā)性自然災(zāi)害的檔案風(fēng)險評估

對突發(fā)性自然災(zāi)害給檔案所造成的危害進行評估，指的是在自然災(zāi)害發(fā)生后，對檔案進行一定的評判，有效的檢測出檔案的完整性、可用性及保密程度的受損情況。因此，在突發(fā)性自然災(zāi)害管理中，我們必須有效地采取檔案風(fēng)險評估，目的就在于保證檔案質(zhì)量和安全性，增強檔案工作人員的防范意識，從而制定相應(yīng)的應(yīng)急手段。

三、突發(fā)性自然災(zāi)害檔案風(fēng)險管理的應(yīng)對策略

檔案部門應(yīng)對突發(fā)性自然災(zāi)害的風(fēng)險管理工作是一個跨學(xué)科、跨部門的復(fù)雜工作，這一工作的順利開展就必須要有檔案管理、自然災(zāi)害研究等相關(guān)部門的積極配合，共同參與，有效的做好檔案風(fēng)險管理的相關(guān)工作。

（一）制定檔案風(fēng)險控制策略

眾所周知，突發(fā)性自然災(zāi)害是不可避免的，其風(fēng)險因素也是客觀存在的，在遭遇突發(fā)性自然災(zāi)害時，只要我們充分發(fā)揮主觀能動性，并采取有效積極的應(yīng)對措施，便可以減少檔案風(fēng)險事故的發(fā)生。例如，我們可以在在檔案館的建設(shè)中，設(shè)置一些防雷、防電、防火、防水的相關(guān)措施，從源頭上規(guī)避風(fēng)險。當然，我們還要明確了解各類突發(fā)性自然災(zāi)害所帶來的風(fēng)險與后果，當災(zāi)害發(fā)生時，要重點控制對檔案影響最大的風(fēng)險，盡量避免風(fēng)險連鎖、耦合現(xiàn)象的發(fā)生。

（二）拓寬檔案風(fēng)險控制方式

在檔案風(fēng)險管理的整個過程中，人類占據(jù)著很大因素，也是最難與變數(shù)最大的因素。首先，在風(fēng)險的識別、評估和控制的各個環(huán)節(jié)中，每個人都有可能導(dǎo)致檔案風(fēng)險事故的發(fā)生，因此，我們要更加重視這個問題。其次，由于人的觀念、能力、態(tài)度的差異化，專業(yè)分工的不同化，這就導(dǎo)致其職責(zé)、權(quán)利、義務(wù)也各不相同。最后，隨著現(xiàn)代高科技的不斷發(fā)展與進步，科學(xué)技術(shù)對與檔案風(fēng)險管理的貢獻也越來越大。

（三）建立檔案館應(yīng)對突發(fā)性自然災(zāi)害的預(yù)警機制

預(yù)警最早運用于軍事，一般是指通過預(yù)警機制提前發(fā)現(xiàn)、分析和判斷敵人的進攻信號，再把這種信號的威脅程度報告給指揮部，然后再下達命令，采取相應(yīng)的應(yīng)急措施，后來這項機制逐步被應(yīng)用于政治、經(jīng)濟、自然等領(lǐng)域。突發(fā)性自然災(zāi)害的風(fēng)險危害極強，對檔案館的安全也造成了很大威脅，因此我們?nèi)粝胗行У谋Ｗo檔案資源，就必須通過構(gòu)建風(fēng)險預(yù)警機制，科學(xué)設(shè)置警源等各項指標，從而對于各種突發(fā)性自然災(zāi)害進行全面、持續(xù)且有效的監(jiān)控，并對各類信息數(shù)據(jù)進行匯總分析。

為了控制風(fēng)險發(fā)展，規(guī)避資源損失，我們應(yīng)該在檔案館建立相應(yīng)的預(yù)警系統(tǒng)。在使用風(fēng)險預(yù)警系統(tǒng)時，還要設(shè)置人工巡查和智能監(jiān)控這兩個方面，對檔案館的周圍環(huán)境進行實時監(jiān)測與保護，對所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)進行記錄，然后將這些信息進行匯總，在進行初步的篩選后，將這些信息有主次地進行風(fēng)險評估與分析，判斷其是否達到警戒線，一旦觸及警戒線，即應(yīng)立刻采取相應(yīng)的有效措施，來規(guī)避這些風(fēng)險。

結(jié)語

總之，檔案部門應(yīng)該在災(zāi)害發(fā)生之前建立良好的預(yù)警機制，防止突發(fā)性自然災(zāi)害對檔案資源造成不可逆的損壞。檔案部門還要對致災(zāi)因素進行風(fēng)險評估，制定出相應(yīng)的應(yīng)對措施，警鐘常鳴，未雨綢繆，爭取在面對突發(fā)性自然災(zāi)害時把檔案的損失減少到最低限度。

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（作者單位：淄博市地礦技術(shù)服務(wù)中心）