論信息化背景下事業單位檔案管理

徐維

摘 要：在信息化時代，檔案管理信息化對提升事業單位檔案管理水平、提高檔案利用率具有重要意義。但在我國事業單位檔案管理的信息化建設中還存在著諸多問題。要實現信息化建設，需要結合實際情況加以糾正。本文首先分析了事業單位檔案管理信息化戰略的意義，總結了現今事業單位信息化建設中普遍存在的弊端，最后根據上述問題從信息系統化設計、數據庫創建、制度建設三個方面提出了解決策略。

關鍵詞：事業單位;信息化;檔案

一、事業單位檔案管理信息化的意義

隨著信息技術高速發展，21世紀已步入了信息化時代，信息化建設是時代的要求，也是事業單位管理發展的方向之一。這并非是對新科技的盲目跟從，而是通過管理信息化來提高我國事業單位檔案管理的技術水平，進而全面提高事業單位的工作水平，達到通過信息化建設來轉變管理和工作模式、提高事業單位工作質量的目的。

1.檔案管理信息化是實現檔案管理工作內涵提升的重要途徑

目前，檔案管理信息化是事業單位管理改革的方向，它不僅有助于提升檔案管理的工作效率，還能使事業單位檔案更好地實現共享，在這一良好前景的引導下，檔案管理機構應不斷進行管理調整以適應當今社會發展的需求。眾所周知，工作水平的提高是一個動態的、持續的過程，它將伴隨社會發展趨勢和政府改革的情況而發生變化。在這其中，信息技術必定會發揮重要作用，現階段，人們正處于數字化時代，大數據等高新技術正逐步進行普及和應用。技術的發展促進了傳統產業的發展和改革。由此可見，信息化是當今時代的特色，它對絕大多數行業和組織都有影響。在事業單位檔案管理中，信息化的意義便等同于現代化。在信息化的背景下，事業單位未來的改革方向之一必然是實現管理信息化。

因此，檔案管理信息化的實現路徑必將被賦予新的意義和內涵，這是與信息時代的特點和發展趨勢相符的。通過加強檔案管理與信息技術的結合，才有可能使傳統的以全人工管理、紙質管理為主的檔案管理轉向信息時代的檔案管理。

2.檔案管理信息化是與國際接軌的現實需要

今天，科技水平呈爆炸式發展，大數據、區塊鏈等高新信息技術層出不窮，在經濟、科學、教育、文化等領域，信息技術已被廣泛應用，并對評估產業競爭力的指標產生了影響，通常認為，信息技術與產業的結合程度越緊密，產業的競爭力便越強。現階段西方國家在政府公共管理中正積極推動信息化建設，西方發達國家政府公共機構管理的信息化水平已趨世界前列。

檔案管理是一項綜合性的管理工作，在管理信息化水平方面，我國與西方國家之間還存在較大差距。信息化在檔案管理中的應用有助于檔案管理的發展;同時互聯網在全球范圍內的推廣和普及，為檔案共享提供了充分條件，事業單位應以此為契機，充分借鑒西方國家的先進經驗，加快檔案管理信息化建設的腳步，以期能在未來趕超公共機構管理的水平。

3.檔案管理信息化是事業單位檔案管理工作發展和改革的途徑

在檔案管理工作中，傳統檔案管理方式已不能滿足現代檔案管理工作的需求。在改革開放至今的幾十年里，事業單位的檔案管理工作隨時代發展進行了多次優化和改革，引進了多種新技術，并取得了不菲的成果，但檔案管理工作的效果卻與社會、民眾的實際需求有一定落差。導致這種情況既有檔案管理工作人員的主觀因素，也包括檔案管理方式、檔案管理技術與時代需求不符等客觀因素，特別是在管理技術方面，檔案管理的信息化水平與利用檔案的人的需求不符合，導致檔案管理的工作質量不佳。

因此，通過信息化來改變檔案工作方法有助于促進檔案管理的改革，提高工作績效。

二、我國事業單位檔案管理中存在的問題

檔案管理信息化的內容涉及到許多領域，它不是信息技術與檔案管理工作的簡單組合，而是旨在通過信息化來促進檔案管理工作的全面更新，包括檔案管理的理念、管理方法、績效評估標準等多個方面。由此可見，檔案管理信息化變革既存在復雜性，同時也存在一定難度。現階段，事業單位在檔案管理信息化建設的具體實踐中還存在一些問題。第一，部分事業單位在檔案管理方面存在信息系統化水平不高的問題，在信息化技術的普及和使用方面，事業單位之間存在一定差距。第二，部分單位不重視檔案信息數據庫的建設。人們通常將信息化技術水平作為評價信息化建設的標準，但同時也忽略了信息化建設中檔案信息數據庫的作用。對于檔案工作而言，數據庫在檔案管理信息化中有重要的地位。人們若對檔案信息數據它的構建和利用不夠重視，便會影響信息化在工作中的應用，信息化技術無法發揮應有的作用，部分信息化功能如同虛設，從而導致信息化技術在檔案管理中的作用降低。第三，部分事業單位雖然信息化管理水平較高，但在現行檔案管理中存在一定問題，且缺乏嚴格的檔案管理制度。主要問題包括：一些檔案工作人員工作態度消極，缺乏責任心;部分事業單位的檔案管理工作缺乏先進的管理方法，如部分檔案仍為紙質檔案，未形成電子文檔，導致檔案利用率低等問題;部分單位的檔案管理工作管理程序隨意化，缺乏完善的管理規范，致使檔案文檔過于雜亂，檔案查閱效率低。

三、事業單位檔案管理信息化的優化策略

可以看到，現今事業單位在檔案管理信息化方面還存在一定弊端，在科技日新月異，信息技術快速發展的時代，應對當前的檔案管理工作進行總結和反思，思考如何利用信息技術，優化檔案管理的工作，促進信息化建設順利發展。本文針對事業單位檔案管理中存在的普遍問題，從信息系統化設計、數據庫的創建、制度改革幾方面來探求解決途徑，以提升檔案管理的水平，規范檔案管理制度，提高檔案的利用率。

1.注重檔案信息系統化

檔案管理信息化建設涉及到許多個環節，人們的預期是通過信息化的推行來降低管理成本，并提高工作效率，然而在實踐的過程中，由于各環節之間難以實現無縫對接，不同環節的標準還未統一，因此檔案信息化很難實現統一。若不同環節檔案信息化的標準不在一個水平線上，甚至采取不同的標準，就會不可避免地產生矛盾，阻礙信息化的發展。如某事業單位檔案分類收錄和檔案篩選的標準不一樣，就會發生沖突。因此，事業單位作為信息化建設的主導者，應考慮到不同環節的因素，構建適合的信息系統化方案，并對信息化建設各環節進行整體規劃，進行科學的設計，使不同環節之間實現緊密關聯，具體措施如下：

首先，在事業單位檔案主管部門的主導下，對信息化建設進行全面把控，構建完整、統一的信息系統。同時還應注意到，僅依靠主管部門的力量是難以實現信息系統化的，完整的系統還需檔案工作人員的配合，因此還應加強對工作人員的培訓，使其了解信息系統化的意義，建立全局工作思維。

其次，發揮事業單位主管部門的力量，使檔案管理各部門之間形成協調機制。信息化建設與檔案采集，檔案收錄等多個部門息息相關，這些部門共同參與并推動了信息化的發展。為了避免部門之間互相資源推諉現象的出現，主管部門應設立一個主導機構，在信息化推行過程中對部門的職責與資源進行統一安排和調配，從而實現信息化發展中職責和權益的統籌。除此之外，還應設立信息化監管機構，用于改進信息化建設中的問題。

最后，重新設計檔案信息化建設的標準。檔案信息化建設與多個環節有關，若各環節的信息化管理缺乏統一的標準，信息化建設便很有可能流于盲目，導致技術資源、硬件資源的浪費。因此作為主導機構的檔案主管部門應參考信息化技術發展水平，結合本單位的實際情況，未信息化系統設定統一標準，提高信息化建設的實效性。

2.構建完整的檔案信息數據庫

信息社會，信息化已成為了各行業發展和改革的新趨勢，對檔案管理工作來說，信息化是以龐大的信息數據庫為支撐的，只有構建了信息數據庫，才談得上實現電子檔案的統一管理，實現資源共享。信息數據庫的構建是信息化的基礎，對于檔案管理信息化具有現實意義。

因此，在事業單位檔案管理領域，構建檔案信息數據庫，是打破檔案資料信息壁壘，提高信息化水平的重要途徑。事業單位應積極構建統一、完整的信息數據庫。

首先，在數據容量方面，由于大數據的普及，人們逐漸意識到所有數據的集合都具有其意義，因此建議以檔案資料為基礎，構建包括工作情況等資料在內的檔案信息資源。其次，在技術方面，有必要引進新的信息化技術，并主動地更新技術方法。最后，在信息數據庫的利用方面，建議優化檔案數據的查閱功能，增加數據庫的實用性。

3.構建檔案管理制度

事業單位的檔案管理需要按照一定管理制度和管理程序來執行，同時管理制度對檔案管理工作人員有約束作用，所以構建完整的檔案管理制度有利于檔案資料的利用，能提升檔案管理工作人員的職業素養，促進檔案管理信息化的發展。所以，事業單位應構建完整的檔案管理制度設定檔案管理收集、查閱、共享的權限和具體流程，設定信息化技術更新的時限，同時對檔案管理工作人員的行為進行明確規定。

四、結語

檔案管理的信息化對提升事業單位檔案管理水平，促進事業單位檔案管理的發展具有重要的意義， 要實現檔案管理信息化，事業單位檔案主管部門需要在信息化建設中考慮檔案信息系統化的問題，同時構建完整的信息數據庫，并以完善的檔案管理制度來規范檔案信息化管理的程序資源平衡分配的問題，以提高信息化建設對檔案管理的作用。

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