企業項目檔案管理常見問題及對策

饒冬梅

摘要：項目檔案真實記錄了可行性研究，項目實施，項目完成等建設的全過程。項目驗收，項目事故原因和責任認定，以及未來的管理、維護、改造和擴建提供了堅實的技術基礎。項目文件具有全面、完整、真實、準確的特點。為確保項目質量，項目檔案的建立必須符合國家法律法規的規定，但是，在現實生活中，項目檔案的管理依舊存在許多問題，本文就企業項目檔案管理常見問題及對策進行了探討。

關鍵詞：企業;項目檔案管理;問題;對策

一、項目檔案管理中的當前問題

（一）檔案管理人員交接不到位

在其企業項目檔案管理過程之中，檔案管理人員交接無可避免，但是目前由于缺乏合理的檔案管理人員交接建設，就導致新到崗的檔案管理人員在進行檔案管理時因不熟悉以前項目，歸檔工作難度較大。

（二）項目檔案的名稱及年度問題

在進行項目檔案管理時常會存在項目立項名稱與后續名稱不匹配的問題，加之項目名稱有時一字之差都可能會是不同的項目，這就使得在進行檔案管理的時候，容易因名稱的變動導致錯歸、漏歸、重復歸等問題。另外項目往往周期比較長，從項目立項到最終的竣-驗收可能之間相差多年，因為缺乏明確的檔案歸檔規范，對于這類檔案就很難有效地進行年度化歸檔，導致項目歸檔年度混亂。

（三）項目檔案的保管問題

以我單位為例，近年來我單位才開始重視項目檔案的管理工作，而之前單位檔案管理松散，檔案原件管理不夠重視，導致現如今的檔案缺乏原件僅僅是以復印件來作為代替，這種管理工作顯然不滿足項目檔案管理的制度標準，但是因保管的問題只能退而求其次的選擇這種方式進行歸檔。

（四）項目檔案管理人員分工不合理

在進行項目檔案管理的時候由于人員分工不到位，很容易產生重復工作問題。例如我單位在進行臺賬建設的時候多同事共同完成，因為缺乏有效的分工就導致歸檔重復。

二、存在問題的原因

（一）管理者缺乏檔案意識

負責該項目的領導者和管理者缺乏檔案意識，并且不太清楚，有些只是口頭強調，沒有在具體的實際工作中實施，通常只注重質量、進度、安全等工作，但忽略了施工過程中檔案的及時收集，整理和存放。企業檔案工作也面臨著與時俱進的問題，隨著市場經濟的發展和完善，在不斷變化的過程中，各級領導一般只注重直觀的經濟效益。專注于生產經營部門或組織的工作，并因其輔助和間接狀態，文件系統性管理以及文件和材料的收集，歸檔和使用被忽略。此外，個別領導者缺乏長期考慮因素。并且任意安排人員進行文件管理，隨著高流動性和頻繁更換公司人員，如果交接各方沒有明確的責任，他們不能保證文件的轉移將按照規定處理。文件丟失，特別是如果一些重要的人員變動，工程和技術數據丟失，很難采取補救措施。工程技術管理人員沒有嚴格執行相關的項目檔案管理制度，沒有及時組織和保存項目負責的初步數據，各項目單位的檔案和資料要求不夠嚴格，項目建成后檔案無法歸檔，檔案部門對此無能為力。

（二）項目檔案管理人員素質不高

單位的數據管理人員大多為臨時抽調，沒有經過專業培訓，業務能力差，在進行項目檔案管理的時候缺乏必要的技術支撐。檔案部管理人員有時候是新手，不了解檔案資料，檔案不完整，檔案質量差，不規范等問題，嚴重影響檔案的質量和完整性，這也使檔案部門難以在項目完成后補充項目完成數據的收集。對以前的項目不熟悉，歸檔起來不是很順手，有些項目的立項名稱和后來的項目名稱不一樣，有些只差一兩個字但就不是同一個項目了，會出現錯歸、漏歸、重復歸的現象。許多企業文件管理人員都是兼職，沒有全職檔案管理員，很容易導致文件被分散和存儲，這將導致嚴重缺乏文件。從一些基層單位的抽查中，單個單位檔案管理人員只是簡單的對檔案資料進行合并，將所有有用和無用的綁定都在一起。文件類型，數據標識和存儲周期沒有系統劃分，因此文件管理級別差異很大，文件管理是一項非常廣泛的工作，檔案管理員不僅要掌握專業理論，還要熟悉相關專業知識。

（三）檔案信息化發展緩慢

在信息和網絡不斷發展的時代，存檔信息化已經被遺忘在一個角落里，信息資源的利用和開發是企業生存，提高競爭力，在競爭中立于不敗之地的重要保證。歸檔的資料原本是要求原件的，但因之前同事的不重視，存在現在已找不到資料，很多只能用復印件代替的問題。有些公司尚未實施檔案的信息化，大多數公司只停留在搜索目錄的級別，許多當前的企業檔案都是基于文件，忽略了影響企業發展和決定企業命運的“主要”文件。作為“主體”檔案，工程材料往往缺乏現象，在生產過程中沒有得到足夠的重視。個別工程技術人員不熟悉工程技術檔案的規范，甚至重要的竣工資料也會出現丟失。

三、加強和改進的措施

（一）提高項目檔案管理意識

項目管理單位的領導和具體管理人員應高度重視項目檔案。加強對國家和公司檔案相關制度和標準的研究，不斷提高檔案和管理意識。嚴格執行國家檔案管理標準，檔案管理人員應及早參與項目實施過程，確保檔案質量。因為大多數領導者都不了解文件管理的重要作用，這導致了工作缺乏資金。因此，為了確保該項目的順利開展，不僅要加強對文件管理的重視，還要為其提供更多資金。要注意收集、組織和存檔科學和技術文件，以確保企業文件的完整性，可以要求項目負責人合同蓋完印章馬上要歸檔一份，檔案人員根據《公開招標》的進度去建臺賬，經常去跟蹤項目的進度，提醒各項目負責人把各項資料及時歸檔。通過高度負責的管理人員開展相關工作，確保及時處理相關管理問題，從而指導員工積極參與工作。

（二）改善檔案管理系統

改進和完善公司的項目檔案管理系統，確保項目文件的完整性。同時要求各項目負責人按時全額歸檔檔案，包括此項目相關的各種合同、會議紀要、立項、移交驗收證書和施工決算單等資料。隨著社會經濟和科學技術的發展，在檔案數據采集范圍，分類標準，識別和存儲技術方面，文件管理已經提出了許多新的主題。檔案管理應該有新的概念和新的管理系統，以滿足現代企業發展的需要。比如一家大型的建筑企業，一般具有多個建筑總承包水平，每年有多個工程項目，業務涉及房屋建筑，冶金冶煉，機電設備安裝，市政和鋼結構制造和安裝等。文件管理可以說是眾多而復雜的，責任是光榮而艱巨的。如何讓公司的檔案管理人員進行檔案管理工作，使其符合總公司業務指導下的規范要求，是作者面臨的艱巨任務。我根據實際工作談到了企業文件管理的一些看法和經驗。

（三）文件管理規范化

有必要確保文件的有效性、真實性和準確性，檔案管理部門，各項目負責人需要認真審查文件的內容和形成過程。要了解和熟悉項目文件歸檔的范圍，并嚴格區分文件檔案和技術檔案，項目初期的文件也應包含在項目檔案中。如果是由于文件的特殊管理，相關文件的副本也應包含在相應的項目文件中，標明保存原件的位置。組織卷時，有必要仔細研究文檔的內容，區分年份，區分問題，將同類型的案件進行整合，并集中進行處理，并嘗試將文件的文件號設為案例文件的標題應準確反映案例文件的基本內容。企業在進行文件管理工作時，為了確保上述問題得到有效解決，有必要規范文件管理，全面提高文件管理的整體效果。具體措施包括：首先，規范材料的收集和存檔，完善管理體系。標準化和統一化應被視為確保收集標準和收集方法有效的關鍵考慮因素。根據文件類型調整收集方法，避免重復和丟失。其次，對管理工作進行規范。結合項目安排和項目規劃，集中管理文件以確保文件更安全和保密。檔案信息化是企業檔案工作滿足企業信息化發展需要的必然要求，應予以重視和推動。文件管理系統軟件是實現管理信息化的必備工具。建立檔案管理系統不僅可以為企業提供咨詢服務，還可以為企業的發展起到不可忽視的作用。

（四）建立企業檔案工作組織體系

建立企業檔案工作組織體系是必要的，包括組織領導、機構設置、人員配置和工作網絡。要實施各級領導檔案責任制，建立一支訓練有素的專職檔案和兼職檔案隊伍。加強檔案工作組織體系建設是做好企業檔案工作的保證。企業必須建立企業檔案工作規則，管理體系和業務規范的制度體系。企業應保持檔案人員相對穩定，有利于檔案工作的穩定持續發展。企業還應派遣檔案工作者參加專業知識培訓，提高人員素質，穩定專業隊伍，加強企業檔案管理。要提高項目數據管理人員的專業素質，組織定期學習，特別是新進從事這項工作的人員，必要時，安排專門培訓，明確檔案的范圍和規格，確保項目檔案系統的完整性和準確性。

（五）對管理設施進行更新

在進行文件管理工作時，只有擁有完整的硬件設施才能有效地進行工作，因此，企業需要轉變傳統觀念，將科學應用于現代技術，并積極購買相關管理設施。此外，企業還應加大員工培訓力度，確保全面提高設備利用率，避免人力和財力資源浪費。構建用于文件管理的信息管理系統。通過相關方法和技術的應用，合理構建信息系統，實現檔案信息的自動化管理。在該系統中，它主要具有文件錄入和修改等相關功能，使管理人員能夠更好地進行歸檔資料的分類和歸檔等相關工作，使其工作效率得以全面提高。

四、結語

總而言之，企業項目檔案是一個企業的靈魂，不僅包含著知識產權，還包含著物質產權，是維系企業經營生存運營下去的重要部分。企業的項目檔案工作必須引起重視，更新管理設備，增加投資，堅定的對檔案管理人員進行專業素養培訓，在發現問題之后，必須采取相關解決措施，讓企業項目管理順利的回歸正軌。

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