小學檔案管理存在的問題與對策分析

鄭秀英

摘要：建立小學檔案的目的是及時記錄學生的學業發展狀況、教師的職業生涯進展及學校的管理情況。完整、詳實地記錄檔案有利于為各小學改善教學管理工作提供有效依據。本文將簡要探討當前小學檔案管理過程中出現的問題，然后介紹解決這些問題的方法。

關鍵詞：小學工作；檔案管理；問題分析

開展檔案管理工作需要強大的智力與技術支持。檔案管理工作中的問題往往出在管理人員素質、管理技術、管理制度等方面。因此，要解決檔案管理工作中的問題，也要從這三大方面入手。只有提升管理人員素質、引進先進技術、完善管理制度，才能真正做到科學管理檔案。

一、小學檔案管理存在的問題

（一）檔案管理人員專業素質不強

檔案管理是一個復雜的過程，但許多學校認為檔案管理就是簡單地整理檔案，因此安排校內各科教師或其它非專業人員負責檔案管理工作。教師的主要任務是教育教學，而非協助檔案管理人員進行檔案管理工作。許多教師帶著錯誤的檔案管理觀念進行檔案管理，這導致學校在需要用到學生、教師的檔案時調動效率極低。檔案信息不完善、檔案丟失等情況更是給學生家長、教師帶來了許多額外的麻煩。嚴重時，檔案管理人員的錯誤可能會導致學生無法順利升學。如在小學升初中時，完整的學生檔案是教育局授予畢業資格的重要依據。如果學生檔案中的重要信息缺失，學生很難再找回自己的信息。復雜的糾錯程序很可能耽誤學生的正常學習。

（二）檔案管理過程尚未實現信息化

信息技術高速發展的當下，檔案管理工作卻沒有跟上信息技術發展的步伐。如今，多數小學依然采用紙質材料記錄學生信息，進行檔案管理。紙質材料容易磨損，且一旦信息出現錯誤，修改信息的過程會變得異常復雜。此外，紙質材料的存儲往往是小學檔案管理工作的一大難題。如果將紙質材料保存在較為安全的地方，往往要犧牲提取材料的便捷性。如果將材料置于較容易取得的地方，則意味著降低檔案管理的安全性。在便捷性與安全性的角逐中，學校往往找不到平衡點。

（三）檔案管理意識薄弱

多數小學檔案管理人員管理意識薄弱的主要原因在于沒有意識到檔案管理的重要作用。首先是對學生發展的作用。檔案管理事關學生學習生涯的發展，不允許出現錯誤。其次，許多學校沒有體會到檔案管理工作對提升學校教學質量的作用。實際上，如果教師仔細研究學生的檔案，了解學生的學習特點、因材施教，學生的學習效率會較傳統教學方法提升得更快。

二、解決小學檔案管理問題的策略

（一）對檔案管理人員進行集中培訓

集中培訓是提升檔案管理人員素質的有效方式。各小學應當根據一定標準任用有工作經驗的檔案管理人員并對他們進行周期性培訓。對檔案管理人員的培訓尤其要注重上崗前培訓與工作期培訓兩個環節。在管理人員上崗前，學校要嚴格審核其工作資質。學校不僅要考察管理人員應用各種管理技術的能力，還要考察管理人員對《檔案法》的了解程度，關注其法律素養的高低。在正式考核時要規范化的原則，通過硬性指標篩選適合檔案管理崗位的人。在管理人員正式上崗后，學校應采取“滾動考察制”。學校要定期考察檔案管理人員專業水平的變化，在檔案管理工作出現新技術、新觀念時，學校要及時組織培訓，保證檔案管理人員的管理水平與時俱進。

（二）引入信息化管理系統

小學檔案管理的總體趨勢是電子化、信息化，因此，學校要結合自身財力情況，適時引入信息化管理系統。在檔案管理工作中引入高科技技術設備是不可阻擋的潮流，如今各小學常用的檔案管理技術有掃描技術、微縮技術等。利用這些技術可以極大節約檔案儲存所需空間，同時提升檔案信息的準確性、清晰度。在小學檔案管理工作中還存在巨大的資源浪費，資源浪費的主要原因是由信息不對稱引起的重復勞動。如果各小學能夠在檔案管理中引入信息技術，實現不同部門的信息共享，重復勞動的可能性會大大降低。

（三）重視檔案管理人員觀念的更新

檔案管理工作要“落到實地”，不能“飄在天上”。與檔案管理工作密切相關的領導者要關注檔案管理工作的進展。在巡查檔案管理工作的過程中，領導者必須從細節入手，發現檔案管理工作的問題。領導者在提出檔案管理工作的問題時，要透過現象看本質。尤其是由于體制不合理而出現的問題，管理者要著重解決。如有必要，上級部門可以成立專門的檔案管理工作研究小組，研究各小學檔案管理過程中存在的問題并提出有效的改進意見。與檔案管理有關的部門工作人員要帶頭學習與檔案管理工作有關的法律，提升檔案管理工作人員的法制意識。如遇重大檔案管理工作失誤，各小學可將此事件作為典型反面案例，仔細分析產生失誤的原因，為改進檔案管理工作提供教訓。

（四）制定完善的檔案管理制度

完善的制度是有序開展檔案管理工作的保障。不僅各小學要制定本校的檔案管理制度，各區教育部門也要制定與檔案管理工作有關的同一規章制度。在制定相關制度時要遵循專業性原則。檔案管理人員要仔細區分不同檔案的種類，針對不同檔案的種類制定相關制度。如針對管理校友信息的檔案，其作用在于充分挖掘校友資源。校友信息檔案往往比較分散，收集起來較為困難，因此往往出現信息殘缺的狀況。學校可以規定幾項必須記錄的信息，將其它信息作為選擇記錄項，以此提升檔案管理工作的合理性。上級部門不僅要制定規范檔案管理過程的檔案，還要完善追責制度。無論是何種檔案，學校和上級部門都應當明確檔案工作的負責人，通過制定完善的制度規范檔案管理人員的行為。一旦工作人員出現違規行為，學校和上級部門要及時追責。

總之，檔案管理工作直接影響著小學教學質量及學校形象的樹立。各學校要提高檔案管理工作水平，通過改進檔案管理技術、提升工作人員素質等方式提升學校檔案管理工作的質量，同時樹立良好的學校形象。

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