提升文書檔案工作水平的措施

舒新

摘 要：檔案工作作為國(guó)家管理工作的重要組成部分，在一定程度上體現(xiàn)出國(guó)家的歷史真實(shí)面貌。而文書檔案管理工作不僅是事業(yè)發(fā)展的重要信息來(lái)源，還是事業(yè)發(fā)展的憑證。因此，文書檔案管理者如何提升自身的工作水平關(guān)系著檔案的質(zhì)量和價(jià)值，所以，文書檔案管理者需不斷提升自身的管理水平，拓寬自我知識(shí)領(lǐng)域，加強(qiáng)學(xué)習(xí)能力，從而更好地進(jìn)行檔案管理工作。

關(guān)鍵詞：文書檔案;工作水平;措施

引言

在當(dāng)今時(shí)代，檔案的管理工作發(fā)生了不少變化，本文通過(guò)探究提升文書檔案工作水平的有效措施，從而提升檔案工作的管理和服務(wù)水平，為相關(guān)人員提供參考。

一、加強(qiáng)管理人員的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)能力，有效提升綜合素質(zhì)

在現(xiàn)代社會(huì)大環(huán)境下，檔案管理工作對(duì)復(fù)合型人才的需求在不斷增大，無(wú)論是知識(shí)廣度還是專業(yè)深度，復(fù)合型人才更受檔案管理工作的青睞。所以，檔案管理人員不僅要有堅(jiān)實(shí)的專業(yè)基礎(chǔ)，還要有較好的業(yè)務(wù)能力與管理能力。

1.具備優(yōu)良的行政組織能力

檔案管理工作人員除卻一些基本的能力之外，還要具有優(yōu)良的行政組織能力。由于檔案管理工作的特殊性質(zhì)，檔案是由單位的檔案室等進(jìn)行管理，類目涉及范圍較廣。除此之外，隨著科技的不斷地發(fā)展，文書檔案管理工作逐漸地往綜合性辦公的行政工作靠近。并且檔案的提取需要較快的速度，這就對(duì)檔案管理提出更高的要求。所以，檔案管理人員要在自身具有優(yōu)秀的專業(yè)能力和優(yōu)秀素質(zhì)的基礎(chǔ)上，再進(jìn)一步地提升自身的行政組織能力，從而不斷地適應(yīng)檔案管理工作的需求。

2.扎實(shí)辦公軟件操作基礎(chǔ)

信息技術(shù)的發(fā)展為各行各業(yè)帶來(lái)了前所未有的便利，傳統(tǒng)的文書檔案工作也深受其發(fā)展的影響。微機(jī)應(yīng)用和網(wǎng)絡(luò)管理等為文書檔案管理工作人員提供了全新的管理方式，這也就需要管理人員與時(shí)俱進(jìn)，更新觀念，不斷地扎實(shí)辦公軟件操作的基礎(chǔ)。微機(jī)管理的應(yīng)用不僅減小了管理人員的工作難度，提升其工作效率，并且微機(jī)管理更是為遺漏文件的補(bǔ)充提供便利，還使檔案檢索的準(zhǔn)確率不斷提升，有效提升檔案工作的質(zhì)量與水平。因此，檔案管理工作人員要扎實(shí)自身對(duì)辦公軟件操作的基礎(chǔ)，熟練操作計(jì)算機(jī)辦公軟件，有效提升自身的工作水平。

二、落實(shí)檔案安全管理工作，確保檔案信息安全

通俗來(lái)說(shuō)，檔案的安全與否關(guān)乎著檔案工作的后續(xù)。一般情況下，檔案管理不會(huì)出現(xiàn)重大安全問(wèn)題，這就使得一些工作人員缺乏安全意識(shí)，日常工作中常常忽略安全問(wèn)題，檔案安全管理松懈的情況時(shí)有發(fā)生。所以，為了避免檔案安全問(wèn)題的出現(xiàn)，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)重視檔案安全管理的問(wèn)題，確保檔案信息的安全，并在此基礎(chǔ)上不斷地提升自身地管理水平。

1.增強(qiáng)安全管理意識(shí)，保證檔案的完整性

檔案館的各級(jí)各層管理人員要認(rèn)真對(duì)待工作，及時(shí)建立健全與檔案管理、庫(kù)房管理、安全保密等有關(guān)方面的工作體制，從而滿足檔案安全管理的需要，使檔案安全管理的工作有跡可循，實(shí)現(xiàn)嚴(yán)格的管理制度。而各級(jí)檔案管理部門要重視對(duì)檔案管理工作人員信息化安全保密工作的培訓(xùn)，嚴(yán)格依據(jù)國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，建立完善的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全制度。另外，檔案管理人員要對(duì)信息設(shè)備做到一致的標(biāo)識(shí)，進(jìn)行分類管理，并做到定期的檢查，以防失密漏密的漏洞;同時(shí)，檔案館管理工作人員要使用符合保密要求、易于管理、易于使用的檔案信息安全系統(tǒng)，避免檔案信息資源的國(guó)家秘密的泄露。

2.完善管理體系，定期開(kāi)展培訓(xùn)工作

檔案管相關(guān)負(fù)責(zé)人需制定完善的檔案管理制度，并做到對(duì)檔案管理的工作人員進(jìn)行定期的培訓(xùn)，不斷增強(qiáng)管理人員的能力。另外，檔案管理工作人員要做到定期清點(diǎn)檔案的類目，做到心里有底，對(duì)于一些較為重要的檔案，工作人員則需進(jìn)行異地備份，確保電子文件得到長(zhǎng)期的保存。檔案管理工作人員自身在通過(guò)參加本單位開(kāi)展的培訓(xùn)工作之外，還應(yīng)當(dāng)自身通過(guò)正當(dāng)?shù)耐緩讲粩嗵嵘陨淼木C合能力，不斷加強(qiáng)對(duì)檔案的安全意識(shí)，做到居安思危。

三、增加檔案工作廣度，擴(kuò)大利用范圍

由于各機(jī)構(gòu)的檔案類目與數(shù)量等隨著時(shí)間的推移，在不斷的變化著。并且在一個(gè)區(qū)域范圍內(nèi)來(lái)說(shuō)，自身所收集的檔案越全面、越詳細(xì)越好，但是由于單一機(jī)構(gòu)的能力有著一定的限制，所以，各檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)與其他機(jī)構(gòu)進(jìn)行合作，從而提升檔案收集的效率，使得檔案的價(jià)值能夠體現(xiàn)出來(lái)，進(jìn)而提升文書檔案的工作水平。

1.加強(qiáng)聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)多地資源共享

在不影響單位機(jī)密與城市核心機(jī)密的基礎(chǔ)上，并且能夠?yàn)榱耸箼n案的價(jià)值充分發(fā)揮出來(lái)，檔案機(jī)構(gòu)可以通過(guò)加強(qiáng)聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)多地檔案資源共享的方式，并通過(guò)將各地檔案館的人力與財(cái)力資源充分調(diào)動(dòng)，從而以最低的成本使得資源得到最大的利用。

2.完善檔案內(nèi)容，做到及時(shí)有效的補(bǔ)充

檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)定期對(duì)本地區(qū)出現(xiàn)的具有意義的事情進(jìn)行搜集、編撰，并通過(guò)合理有效的方式進(jìn)行存檔、保存。與此同時(shí)，檔案機(jī)構(gòu)也應(yīng)當(dāng)對(duì)管理工作人員進(jìn)行相關(guān)規(guī)章制度的培訓(xùn)，從而加強(qiáng)其嚴(yán)謹(jǐn)性，使得他們?cè)谌粘９ぷ鬟^(guò)程中能夠嚴(yán)格按照規(guī)章制度執(zhí)行，減少因不必要的行為造成的操作不當(dāng)，減少檔案的受損。

3.建立良好的管理工作環(huán)境

由于文書檔案需要達(dá)到合理的分類、規(guī)范立卷、妥善保管等目的，同時(shí)還需要從管理工作的環(huán)境下功夫，除卻必備的辦公環(huán)境和條件，相關(guān)的設(shè)施也應(yīng)當(dāng)及時(shí)配備，從而保證檔案工作人員的辦公要求和檔案管理文件儲(chǔ)存的要求，切實(shí)提高文書檔案的管理工作水平。

四、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，文書檔案工作水平的提升需要從加強(qiáng)管理人員的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)能力，有效提升綜合素質(zhì)、落實(shí)檔案安全管理工作，保證檔案信息的安全、增加檔案工作廣度，擴(kuò)大利用范圍三個(gè)方面進(jìn)行。一方面檔案管理工作人員的工作態(tài)度和服務(wù)意識(shí)需要得到強(qiáng)化，使得其自身能夠正確對(duì)待所做的工作;另一方面，檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)結(jié)合實(shí)際情況，落實(shí)檔案的安全管理工作，確保檔案信息的安全，同時(shí)擴(kuò)大檔案工作的范圍，抓住檔案管理工作的重點(diǎn)，并積極采取合理有效的措施來(lái)提升工作水平。

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