“百萬擴招”背景下高職院校檔案管理工作面臨的問題及對策研究

摘 要：2019年3月5日，十三屆全國人大二次會議在人民大會堂開幕，國務院李克強政府工作報告，其中提及，2019年要對高職院校實施擴招，規模為“100萬人”，同時中央及地方財政加強對高職院校的投入、支持。本文主要從高職院校大規模擴招后對學校檔案管理工作帶來的問題進行分析，探析“百萬擴招”背景下學校檔案管理工作的應對措施，從而提高學校檔案管理工作質量，推動高職院校教育與管理工作的健康發展。

關鍵詞：百萬擴招;高職院校;檔案管理;應對措施

一、“百萬擴招”后檔案管理工作將面臨的問題

近年來，我國逐步從“制造大國”走向“制造強國”，無論是成為“制造強國”還是培養“大國工匠”，都需要高素質技術技能人才的支撐。今年兩會政府工作報告指出：改革完善高職院校考試招生辦法，今年將要大規模擴招100萬人。由此引起的高職院校學生大量增加，原始檔案數量的不斷增長將對學校檔案管理工作帶來巨大挑戰。“百萬擴招”后檔案管理工作將面臨以下主要問題：

1.檔案管理專業人員嚴重不足

“百萬擴招”背景下，檔案管理工作量將大幅增加，據了解今年湖南化工職業技術學院僅單招指標就增加了1600個名額，大量擴招后對學校檔案管理工作帶來了沖擊和挑戰，同時對檔案管理人員的配備也提出了更高的要求，然而目前高職院校檔案管理人員配備嚴重不足，專職檔案管理人員非常少，大都是兼職檔案管理員，往往身兼數職，疲于應付。以我校為例，檔案室雖然有專任的檔案管理人員，但是其還需兼任多項其他工作。專業檔案管理人員的不足，嚴重制約著一所高職院校檔案管理水平，影響著學校檔案管理工作的高效運行。

2.檔案室軟硬件設施落后

高職院校的檔案室，特別是部分中小規模和民辦高職院校，受到資金、房屋等因素的制約，對于檔案室的建設往往是能拖則拖。高職院校檔案室的建設往往沒有納入到學校考核體系，沒有引起學校領導足夠的重視，所以在預算經費中沒有像科研成果和學術研究方面那么受重視，導致檔案室的擴建和現代化信息系統的購買應用得不到資金保障。檔案管理資金投入不足，軟硬件設施跟不上，同時還可能會造成后期檔案資料的損壞和資料泄露等問題。

3.學校與黨政機構、二級學院（部）檔案管理方式僵化

高職院校一般下設若干黨政機構和二級學院（部），以湖南化工職業技術學院為例，該院下設黨政機構22處、二級學院（部）8處。雖然，高職院校辦學規模比不上本科院校，但有的大型高職院校的在校人員規模也比較龐大，特別是在“百萬擴招”后教學院（部）很可能將會進一步增加，基礎原始檔案也將激增。檔案管理工作需要多個部門的協助， 但是在現實操作中，檔案處理的每個步驟都需要走較為繁瑣的程序，學校與基層單位在原始檔案銜接方面管理方式僵化，自下而上的檔案管理體系不健全、不合理，造成本來就復雜的檔案管理工作變得更加復雜和繁瑣， 不利于實際中檔案管理工作的有效運行。

4.檔案歸檔和應用不規范，效率不高

高職院校二級部門需要定期歸檔的檔案在移交學校檔案主管部門管理前， 在供學校領導和相關部門查閱利用時，偶爾還是存在檔案查閱利用不登記、借出歸還無手續、查閱無審核確認等不規范現象。并且，由于二級學院（部）領導不夠重視檔案歸檔工作，經常需要檔案室管理人員進行電話催交，且上交的檔案材料非常零散、不齊全。這不僅造成學校檔案的編研成果匱乏， 而且很難突顯原始檔案的應用價值，同時還存在較大的原始檔案損壞、遺失風險。在發生原始檔案損壞或遺失等問題后由于無相關登記記錄，很有可能無法確認責任部門和責任人，導致追責困難。

二、“百萬擴招”后檔案管理的應對對策

1.招聘檔案管理專業人才，或者加強現有檔案管理人員培訓

高職院校在新招聘教職工中應增加檔案類專業指標，為學校檔案管理部門輸送新鮮且專業的年輕血液。檔案類專業高素質人才的加入，會對學校檔案管理工作帶來嶄新的工作思路和工作方法，從而改善檔案管理質量，逐步形成良好的檔案管理生態。但是，很多高職院校受編制指標、急需專任教師以及財政經費等制約因素，無法招聘檔案配置專（兼）職人事檔案管理人員。在此情況下，高職院校提高檔案管理水平就只能通過加強現檔案管理人員的教育培訓，或者在行政機構遴選一些認真負責且有意愿投身檔案管理事業的年輕人。同時，要注重對檔案管理工作人員的培訓工作， 使檔案管理人員在培訓中逐步提升自身檔案管理知識， 同時要不斷創新檔案管理工作方法， 切實找到適合自己的工作方法， 確保檔案管理工作的規范化。

2.引起領導高度重視，舉全力建設好檔案室各項設施

高職院校“百萬擴招”背景下，現有檔案室的軟硬件設施無法滿足原始檔案資料激增后的要求。很多高職院校領導認為，檔案工作在現有條件下按部就班即可， 既不用改善檔案基礎設施條件，也無須將檔案工作放在重要位置來看待。雖然，學校領導對于科研成果和學術研究十分重視無可厚非，但是對檔案管理工作也要增加重視程度， 提高各方面支持。在取得學校領導的重視后，需加緊改擴建檔案室，并引進先進的信息化檔案管理系統。檔案資料的信息化既能保證檔案管理的全面性， 又能提高檔案管理效率， 從而確保檔案管理工作的規范性。

3.學校需加強對原始檔案基層部門的銜接與管理培訓

高職院校中學校一級是檔案管理的主管部門，然而文書檔案、行政檔案、基建檔案和學生檔案等原始檔案資料都是產生于行政部門和二級學院（部）。如何加強學校層級與基層部門對于檔案工作的銜接，如何避免管理方式僵化，如何增強檔案運行效率，就顯得尤為重要。學校層面應當建立統一的檔案管理制度，并定期或不定期組織基層部門專（兼）職檔案管理人員進行制度培訓和信息化操作技能測試，并搭建檔案管理上下級部門良好的溝通渠道。只有各個基層部門應該通力合作，學校層面積極協調內部關系，才能不斷提高本單位檔案管理的綜合水平，才能為學校的健康發展提供有力支撐。

4.設立檔案管理目標考核體系，提升檔案管理服務質量

大幅度擴招后，學校檔案管理工作將會變得更加龐大和復雜。如何高效、系統地對各級部門檔案管理工作進行考核，檔案管理目標考核體系應運而生。高校檔案管理部門應對二級部門檔案設立目標管理考核體系， 從人員設立、制度規范、硬件設施、歸檔質量、運用成效等各方面， 從檔案收、管、用各環節全方位進行目標量化管理， 并進行考核落實， 做到有章可循、有據可依、有檔必歸、歸則保質。運用現代化管理手段來制定檔案工作發展規劃，不斷創新管理模式，逐步實現檔案管理工作的現代化、信息化。盡快建立檔案數據庫系統，使檔案在查閱、借閱、歸檔、統計等日常工作方面實行微機化操作，實現檔案動態管理。簡而言之，建立檔案網絡化管理體系，從而提高檔案資料的利用效率，實現檔案的網絡化管理。

三、結論

在湖南省教育廳職業教育與成人教育處處長余偉良看來，高職擴招是一場及時雨，既順應了產業轉型升級對技術技能人才轉型升級的要求，也順應了經濟高質量發展的要求，同時也滿足了人民群眾對享受高品質教育的呼聲。湖南化工職業技術學院院長王雄偉表示，該校將立足高職教育所處的新時代，結合學校事業發展實際，圍繞立德樹人根本任務、謀取師生長遠的利益和增強師生幸福感、獲得感和安全感工作，謀劃好事業發展的新方向，明確新任務、展現新作為。

可以看出，高職院校“百萬擴招”將是一項利國利民的好政策，雖然對學校的檔案管理工作帶來了一定的沖擊和挑戰，但是更深層次是為學校檔案管理工作的提升帶來了良好的發展機遇。我們要注重檔案管理工作，努力實現信息化和數字化管理，加大資金投入，落實基礎設施建設工作，加強對管理人員的相關專業培訓，提高他們的專業技能和相關專業知識。我們高職院校需要抓住此次“百萬擴招”的東風，努力提高和增強檔案管理水平，為學校的健康可持續性發展提供有力保障和支撐。

參考文獻：

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[2]陳 瑛.高校辦公室檔案管理工作的優化措施研究[J].辦公室業務，2019（02）：131.

作者簡介：陳怡霖（1989-），女，漢族，籍貫：湖南常德，學歷：本科，職稱：助理館員，研究方向：高職院校檔案管理。