企業(yè)人事檔案信息化建設與管理研究

王欣

摘 要：現(xiàn)代信息技術，可以實現(xiàn)對各種數(shù)據(jù)進行快速有效管理，作為企業(yè)管理的重要組成部分，對人事檔案進行信息化管理已成為必然，文章總結筆者工作實踐，對企業(yè)人事檔案信息化建設和管理等有關問題進行深入探討。

關鍵詞：企業(yè)人事檔案;信息化建設;管理

企業(yè)人事檔案管理工作是企業(yè)管理工作的重要內(nèi)容之一，通過記錄工作人員的基本信息，包括員工的個人簡歷、工作經(jīng)歷、思想政治、學歷、籍貫、家庭關系等原始數(shù)據(jù)，并作為員工調動崗位、職務晉升、技能提升等重要的參考依據(jù)。

隨著現(xiàn)代信息技術進步和互聯(lián)網(wǎng)的普及，越來越多的企業(yè)都進入信息化管理時代，極大的提升了工作進度和效率，企業(yè)人事檔案管理，應當順應時代發(fā)展要求，加快信息化建設步伐，對實現(xiàn)從紙質檔案向信息化數(shù)據(jù)檔案的轉變，提高檔案質量，有效對檔案進行管理和利用。

一、企業(yè)人事檔案管理信息化建設重要性

企業(yè)人事檔案，記錄著員工的各項信息，真實反映了員工的社會經(jīng)歷和工作、生活狀態(tài)。是企業(yè)進行選拔人才、崗位調整等各種人事管理工作的依據(jù)。通過加快企業(yè)人事檔案信息化建設，可有效實現(xiàn)對傳統(tǒng)紙質檔案載體向數(shù)字化載體的轉變，有利于提高人事檔案管理工作質量和效率及便捷性，也利于企業(yè)開展對人才培養(yǎng)工作，實現(xiàn)人盡其才，為企業(yè)發(fā)揮所長。

二、企業(yè)人事檔案信息化建設特點分析

通過對企業(yè)人事檔案進行信息化建設，實現(xiàn)管理模式從傳統(tǒng)的管理模式轉向以計算機管理，通過網(wǎng)絡進行信息傳遞的數(shù)字化管理模式。其主要特點如下：

1.存儲信息電子化

對人事檔案資料的存儲介質，已從紙質轉為電磁介質，如硬盤、U盤、光盤等，以電子文檔方式進行保存企業(yè)各種人類檔案資源，極大地方便了企業(yè)人事檔案的保存。

2.檢索信息自動化

對人事檔案進行信息化建設，可以提高檔案管理質量和效率以及開發(fā)利用，為企業(yè)經(jīng)營和發(fā)展所需要各類人才提供支持和參考資料。建立人力資源數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)成為人事檔案的核心部分。有關人員，在數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)的平臺上，只要輸入要查找的關鍵字，系統(tǒng)通過其具有的功能，快速查詢到要檢索的資料，大幅度提升了檔案的查閱和利用率，通過建立數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，可以實現(xiàn)對人事檔案信息檢索自動化。

3.傳輸信息網(wǎng)絡化

信息化建設完成后，企業(yè)人事檔案就可以實現(xiàn)信息化管理，通過與互聯(lián)網(wǎng)手段，可以實現(xiàn)無距離查閱，查詢者只需要找到有網(wǎng)絡的地方，就可以通過上網(wǎng)登錄相關的管理系統(tǒng)，可以暢通無阻的實現(xiàn)對資料信息的查詢和檢索，極大的滿足了查詢者的需要。此外，檔案管理人員，還可以通過網(wǎng)絡平臺，把最新的檔案信息發(fā)布出去，實現(xiàn)人事檔案信息網(wǎng)絡化，讓大家都共享到最新的信息，改變了以往對檔案管理所采取的相對封閉和獨立的、人工服務的管理模式。

三、企業(yè)人事檔案管理信息化的目標和設計方案

1.信息化建設目標

企業(yè)通過構建在人力資源管理信息化基礎上，構建相應的檔案管理系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)人事檔案和人力資源管理統(tǒng)一，將它變?yōu)閼摽梢詫ν忾_放的平臺，在這個信息平臺上，可以查到企業(yè)最新的人力資源有關最新的政策、人力資源信息等，促進企業(yè)人事管理更加標準化，規(guī)范化和數(shù)字化，為企業(yè)發(fā)展提供人力資源支持，充分發(fā)揮人事檔案的作用。

2.檔案信息化規(guī)劃設計方案和主要功能

企業(yè)要結合自己的具體情況，利用人力資源管理這個平臺，增加企業(yè)各部門的業(yè)務情況和人員的組成信息，構建相應的管理系統(tǒng)，在這個系統(tǒng)上，可以了解到員工的基本信息及工作崗位，包括工作調動、職務變化、職稱評定等信息，這些信息構成了人事檔案管理的基本內(nèi)容。人事檔案管理部門，要做好對企業(yè)各部門的員工信息，進行收集和分析、鑒別， 整合當中有價值的信息，采用數(shù)字化紙質的形式進行歸檔保存，同時，在信息化系統(tǒng)中，應增加檔案利用的服務功能，實現(xiàn)檔案傳遞和統(tǒng)計信息服務，此外，還需要結合企業(yè)的業(yè)務情況，在系統(tǒng)中增設相應模塊，為企業(yè)發(fā)展提供服務。

（1）檔案信息管理

企業(yè)人事檔案收錄的信息中，應當包含企業(yè)員工的基本信息，例如員工的具體姓名、性別、企業(yè)檔案編號、在企業(yè)負責的工作崗位和職務，名稱等等，在收入這些基本信息后，還要根據(jù)員工工作變化情況，實現(xiàn)對信息及時更新，并定期查看，把收入錯誤的信息及時予以糾正，對積存的檔案要及時進行處理和完成，以保證人事檔案的準確性和完整性。

（2）材料收集歸檔

在檔案管理信息系統(tǒng)設計欄目時，應當設立多個子菜單，包括對材料的送交、鑒別、歸檔等，還要加上一個材料上交還原功能，在送交材料時出現(xiàn)錯誤時，可以點擊還原功能， 就可以進行妥善處理。

（3）轉遞檔案

在企業(yè)人事管理中，員工崗位發(fā)生改變或職務改變，人事調動但都是經(jīng)常遇到的，遇到上述情況時，除了及時對員工檔案進行更改以后，還要把其檔案轉移到新的部門或管理機構，這種情況下就需要通過轉遞檔案，實現(xiàn)檔案轉移。在這類檔案傳遞菜單時，應該考慮到企業(yè)的實際情況，設立相應的功能，結合轉遞情況不同而給出相應的業(yè)務。例如，對新加入到公司的員工，企業(yè)內(nèi)部出現(xiàn)員工崗位調整或人事調動時，可以通過設置轉出檔案、轉遞辦理兩個子菜單， 把需要調動的檔案變?yōu)檗D入檔案，并放進轉入檔案的菜單中， 接收部門就可以根據(jù)相關流程對檔案進行查閱和接收，如果員工離開企業(yè)時，可以通過調檔申請、轉遞、查詢等子菜單完成對檔案的處理工作。

（4）查借閱

對檔案進行信息化建設和管理，最重要的目的就是可以方便對檔案進行查閱，充分發(fā)揮檔案資源的作用，人事檔案管理系統(tǒng)中，還應設置查閱與借閱的子菜單， 為企業(yè)及有關人員對檔案進行查閱和借閱，目前企業(yè)檔案基本上已經(jīng)實現(xiàn)了數(shù)字化處理，形成了較為完整的數(shù)據(jù)庫，有關人員需要查閱和借閱時，只要上網(wǎng)，無論任何時候任何地點，都可以完成相關的查閱和借閱工作。查閱菜單應當包含申請和查詢兩個子菜單，借閱者包括，查詢、借閱、歸還三個子菜單，用戶只需點擊相應菜單，即可獲得相關信息。

（5）查詢統(tǒng)計

人事檔案管理系統(tǒng)還應當設置查詢統(tǒng)計的菜單，通過這個功能，可以實現(xiàn)對所有檔案業(yè)務發(fā)生情況和數(shù)量進行統(tǒng)計，包括對綜合信息的查詢、是否存在缺檔等情況。

3.及時更新數(shù)據(jù)庫

通過建立人事檔案信息化管理系統(tǒng)，對人事檔案進行合理歸檔和分類，建立完善的人事管理數(shù)據(jù)庫，人事管理部門，要根據(jù)企業(yè)人事變動情況，及時對數(shù)據(jù)庫進行更新和管理，以提高檔案的信息質量，提高檔案的準確性和工作效率。此外，就要根據(jù)企業(yè)人事管理和企業(yè)發(fā)展需要，對數(shù)據(jù)庫進行開發(fā)，提升數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的功能和價值，更好的為企業(yè)人員和企業(yè)發(fā)展服務。

總之，建筑企業(yè)人事檔案信息化建設工作完成后，可以通過利檔案管理軟件，對人事檔案信息進行認真分析、整理、歸類、歸檔，并建立相應的數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)對企業(yè)人事檔案的有效管理，減輕檔案工作人員的工作量，降低工作成本，提高檔案質量，充分發(fā)揮檔案的利用價值。通過網(wǎng)絡平臺，可以實現(xiàn)共享檔案數(shù)據(jù)信息，全面提升工作效率。

四、企業(yè)人事檔案信息化建設與管理要注意事項

1.提升人事檔案信息系統(tǒng)安全性

在檔案信息化管理過程中，要采用有效的安防措施，保證信息化管理系統(tǒng)安全可靠運行，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的正常運輸和使用。強化管理人員對信息技術的學習和掌握技能，提高安全防控技術，對計算機遭遇病毒攻擊、黑客攻擊時，能及時采用有效解決措施，化解各種安全風險。此外，還要定期對計算機系統(tǒng)進行檢查，對檔案進行整理和分析，確保檔案信息的安全和準確性。

2.附加信息安全保密性

在應用信息化技術管理人事檔案時，應強化信息保密性和安全性。各以往紙質保存檔案相比，采用現(xiàn)代信息化技術管理檔案，較容易泄露檔案信息，影響范圍更廣，因此，需要加強檔案信息的保密性和安全性的管理。在采用信息技術處理人事檔案的同時，應同時結合紙質化進行重點記錄，避免出現(xiàn)設備問題造成的信息消失無法正常運作的情況。

此外，還應對檔案進行分門別類的歸納信息內(nèi)容，以便后期的查找與整體分析管理，可以將信息分為幾類保密資料，對于可以企業(yè)內(nèi)部共享的內(nèi)容，可以設置較低級別的保密指數(shù)，對于一些保密指數(shù)較高的資料 ，除了在設備上設置密碼外，可設定防火墻，避免同行業(yè)的惡意競爭竊取機密，對于取閱信息的人員，應確定其個人的資料信息并將資料的進出過程、時間等內(nèi)容，詳細的記錄下來，方便后期追責，對于一些沒有獲得流程批示的借閱信息，應堅決等待批示后予以查看，同時管理人員從旁監(jiān)督，將不同的資料單位性存放，設置獨立的存儲柜，在網(wǎng)絡的構建中，獨立設置文件夾便于查看，謹防信息誤發(fā)。

五、結束語

現(xiàn)代企業(yè)人事檔案管理實行信息化建設與管理，是滿足時代發(fā)展的需要。因此，建筑企業(yè)要做好人事檔案信息化建設與管理工作，制定標準化、規(guī)范化的管理制度，做好檔案的收集、保管、和應用工作，在發(fā)揮傳統(tǒng)文檔作用的基礎上，通過建設信息化系統(tǒng)，借著互聯(lián)網(wǎng)及現(xiàn)代信息技術和手段，在安全基礎上，加大人事檔案資源的共享和利用力度，更好地為企業(yè)發(fā)展服務。

參考文獻：

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