淺談道路橋梁的檔案管理工作

胡嘉峰

摘要：在新形勢下，企業針對工程檔案管理工作的開展應該樹立起正確的工作理念，并對傳統不合理的工作模式及方法進行必要的改進和完善，促使企業的工程檔案管理工作能夠適應時代及工程建設的實際要求，而且要注重專業化檔案管理人員的引進和培養，進而為整個工程檔案管理工作的開展提供良好的保障。本文主要探討了道路橋梁的檔案管理工作。

關鍵詞：道路橋梁;檔案管理;重要性

在工程項目建設中，會涉及到多個方面的內容，因此會出現大量的信息資料，檔案管理的主要目標就是完成這些信息資料的整理，真實有效且內容完備的檔案資料能夠將工程管理水平予以體現，而且能夠為工程質量控制提供可靠的依據，所以，工程檔案管理有著重要的意義。

一、道路橋梁工程檔案的重要性

道路橋梁工程檔案是科技檔案，存在雙重價值，即文件的原始價值和文件的從屬價值。道路橋梁工程檔案在形成過程中，其文件價值對文件的形成者在對工程質量評定、完工后的維護管理等從事的其他工程實務都具有參考和憑證的價值。而文件的從屬價值體現了文件對社會的有用性，文件檔案可以給社會提供參考、借鑒等有用的情報價值。因此做好道路橋梁工程檔案管理非常重要，根據工程檔案的價值屬性我們知道在文件形成的過程中，控制好文件的真實、準確、完整是必要的。

二、道路橋梁工程檔案管理的特點

（一）轉換性

從道路橋梁工程檔案管理的整個過程來看，其信息總是在一種不斷地更新過程中，因此，在進行工程檔案管理時，在遵循基本的管理目標和要求的前提下，對各種道路橋梁工程信息進行相應的處理，這樣才可以保證道路橋梁工程檔案中的信息不僅更加易于管理，同時還可以更加方便快捷的進行調取使用。

（二）發展性

道路橋梁工程檔案管理還有一個顯著特點就是其發展性，因為隨著國家、社會以及管理機關的不斷發展變化，在不同的階段對于道路橋梁工程的檔案管理的要求也不盡相同。比方說，隨著社會科技的發展，要求道路橋梁工程的檔案管理在進行信息的收集和處理時，需要相應地增加其信息技術含量，這就要求檔案管理系統需要對自身的方式方法進行相應的升級和完善。

（三）效益性

在管理道路橋梁工程檔案的時候，效益性也是其不可忽視的特征。在管理檔案的時候，必然要損耗部分人、物、財力，因而，在管理的時候，要基于實際，將發揮檔案最大效能為抓手，基于花錢最少、辦事最多的原則，將有價值的檔案信息管理和保存好。

（四）總分合性

在管理公路檔案的時候，總分合性也是一個重要的特征，此特征指的是基于檔案管理的整體，對其進行系統的規劃以及管理，而這里的分，就是將整體把握好，將整個管理進行分解，然后結合分解的各個部分做好相應分工，使得檔案管理可以更加專業、更加規范、依據相關程序做好。而這里的合，是基于科學的分解，依據每個部分具有的特征以及它們之間存在的聯系，將它們成功組成為連接嚴密而有效的協作體系。

三、加強道路橋梁工程檔案管理工作的途徑

（一）完善管理制度

建設企業及施工單位在開展施工管理工作的過程中，都需要以健全的管理制度作為基礎，減少管理工作當中產生的問題。在對建設工程檔案信息進行管理的過程中，建設企業需要完善管理制度，讓工作人員在管理的過程中加強對其的重視，避免其在管理的過程中過于隨意。建設企業要明確工程檔案的管理范圍，對各個環節的工作內容進行明確，并且做好相應的記錄。管理人員在區分不同的環節時，需要避免重復記錄，防止增加工作量。不同的部門需要發揮不同的職能，檔案管理部門就需要體現其職能效用，在工作當中做好檔案的統籌規劃管理，強化資料的收集、整理及保護作用。不同的管理部門需要設立不同的負責人，建設企業需要針對檔案管理工作的開展設立專門的管理人員，讓其按照要求定期移交工程資料。在管理的過程中，需要按照《中國檔案分類法》確定檔案管理范圍，然后再根據建設企業的實際發展情況對制度進行完善。在對檔案進行分類管理的過程中，需要按照制度內容對文件進行歸檔，提高檔案資料的準確性及系統性，還需要使其完整保存在檔案庫中。

（二）優化人員配置

工作人員是檔案管理的關鍵，雖然在現代化社會發展的過程中，信息化管理方式層出不窮，但是對于部分重要的管理內容還是需要由工作人員實施管理工作。建設工程的檔案資料存在一定的特殊性，檔案管理人員在管理的過程中需要做好合同等資料的管理，防止其產生問題，影響建設企業的根本效益。建設工程項目種類較多，還會分散在不同的區域，在較長的施工周期中，管理人員要強化綜合管理效用。建設企業需要對人員配置進行優化，在處理龐大的數據及資料時，需要具備較強的責任心，做好檔案分類工作，還需要對其進行整合，錄入到檔案管理系統中。企業在選拔檔案管理人員時，要對其專業能力進行考察，工作人員要了解建設工程的基礎特點，并且對項目的第一線情況進行掌握，這樣才能夠在檔案管理的過程中得心應手。管理人員最好需要具備一定的檔案管理經驗，了解檔案管理的各項內容，還需要具備創新意識，在管理的過程中對管理方式進行創新。工作人員需要具備端正的工作態度，提高自身的專業素養，為提高建設工程建設施工質量提供保障。

（三）提高管理信息化

現代化信息社會的發展促使各行各業在開展工作的過程中都開始利用信息化技術提高工作效率。雖然建設工程檔案管理的部分內容需要由工作人員全權開展，但是還是由大部分檔案可以通過信息化方式進行管理。網絡技術的應用能夠給建設工程檔案管理注入新鮮的血液，讓現代信息化技術逐漸取代傳統的管理方式。建設企業需要提高管理信息化，對管理人員進行信息化培訓，讓其能夠靈活應用信息化技術完善建設工程檔案管理。管理人員可以對計算機技術及信息技術等進行應用，建立信息化檔案管理平臺，讓工作人員在需要檔案時，直接輸入關鍵詞，檢索檔案信息。這種方式方便、快捷，能夠有效提高檔案管理效率。建設企業可以建立信息化檔案庫，讓檔案管理工作可以與建設工程建設施工的開展同步發展。管理人員需要提高自身的信息化技能，在編制與建設工程相關的資料及信息時，直接利用信息化技術進行查詢，減少人力資源的使用，還能夠提高檔案信息的準確性。

（四）營造良好的環境條件，完善獎懲制度

環境營造人，一個工作環境和氛圍都不是很好的項目，難以留住優秀的檔案人員，相反，好的環境造就好的人，即使是初學者，在良好的學習、工作、生活環境下，也將不斷成長為優秀的人才。在公路工程建設中，先天的環境因素并非特別理想，但環境氛圍是人為創造的。業主管理單位一開始就要求監理、施工單位建立檔案管理制度，建構檔案框架，具體到人，責任到分管領導。通過建立獎罰制度、培訓制度、提高檔案人員的待遇、改善員工的生活環境等手段營造輕松良好的工作氛圍，從各方面提高綜合檔案人員的積極性、增強責任感、提升個人能力、減少流動性，期間兩名專職檔案人員在工程建設期間未更換，有效保障了檔案資料的延續性，為工程交工驗收提供了有利的保證。

四、結語：

工程檔案管理需要以有關的管理制度作為基礎，檔案管理人員在工作當中需要按照制度規范提高管理質量。建設企業可以引進信息化技術，提高檔案管理效率，讓管理人員掌握信息化技術，推動建設企業檔案管理工作的開展。做好各方面的檔案管理工作能夠為建設施工質量的提升提供保障，還可以促使建設企業可持續發展。

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