數字環境下的事業單位人力資源檔案管理探討

彭晶晶

摘要：目前我國社會各行各業都在持續轉型改進，特別是事業單位的人力資源管理，以及其檔案的使用和收藏，都得到了我國很大程度的重視。目前，由于信息科技的不斷提高，數字環境也更加復雜。基于此，本文針對數字環境下的事業單位人力資源檔案的管理進行簡單的介紹，并且給出具體措施來有效提高檔案管理的水平。

關鍵詞：數字環境：事業單位：人力資源：檔案管理

我國的信息科技不斷地發展，各行各業的科技化水平不斷提高，特別是政府事業單位相關部門的轉型獲取了廣泛關注。在轉型過程中，事業單位的人力資源檔案管理需要符合政府的相關變化，這樣才能夠促進事業單位的發展和提高。而事業單位，面臨著如此復雜的數字環境，就需要從實際出發，全面提高自身的科技化，使自身能夠適應數字化的大環境，使事業單位人力資源檔案管理各方面建設得到提高。

一、事業單位人力資源檔案管理數字化的作用

事業單位人力資源檔案的管理目前有著更加科學合理地先進方法，數字化的檔案管理方法。這樣的變化和改進充分符合目前科技發展的大環境，也是一種先進的進步方式。目前我國事業單位的人力資源檔案信息數字化的管理，對于檔案管理的不同部分以及信息資源的載體都有著有效地提高。數字化儲存可以使用信息技術，將數據儲存在網絡云端中，使不同部門的工作人員能夠在互聯網的應用下對于檔案的數字信息資源進行共同分享使用，使人們能夠在工作的時候更加便捷，也使人事檔案的管理更具有保障，檔案管理的整體水平提高。

（一）促進信息化建設

隨著科技化的不斷發展，合理地使用數字環境，可以使事業單位人力資源檔案的管理整體水平得到提高，也可以使管理的信息化建設獲得全面發展。事業單位的人力資源檔案管理的數字計劃建設，在信息化建設中有著十分重要的影響，也能夠符合目前時代的各方面需求，使事業單位人力資源的檔案獲得更加先進的管理，其基本條件是以局域網作為信息的載體。使用更加便捷的信息管理技術和先進的互聯網手段，使人事信息能夠更加簡潔、科學，能夠讓事業單位的全面信息化建設獲得發展的基礎。

（二）提升檔案資料的安全性

我國科學發展的大環境下，數字環境也將變得越來越復雜。事業單位的人力資源檔案的管理，其資料會逐漸地全面轉化為數字化的文件信息，下作人員可以利用互聯網將這些數字化的文件信息傳輸到網絡上進行長久的保存和備份。即使在工作人員疏忽，或是一些其他原因，而造成原數人力資源檔案原件發生損毀的情況，也會使得事業單位人力資源檔案管理因此而造成的不利影響減弱。因為事業單位和企業單位比起來，有很多不同的地方。事業單位人員資源檔案資料的管理，對于其發展來說是具有十分重要的影響的，事業單位需要投入大量的人力、物力、財力來進行人力資源檔案管理的維護，但是企業單位在這方面就不需要過多費心。事業單位人力資源檔案管理的方法一般情況下是工作人員使用紙張進行人力的記錄，并且南專人進行保管。可是因為紙張的自身物理性質，會導致其在長時間使用之后就會發生脆化、粘化或是發黃的情況。這時候即使工作人員盡心保管，也很容易使得人力資源檔案的信息和資料受到一定的損壞，如果發生意外事件，比如火災等，使得人力資源檔案的原件被徹底損毀，那么事業單位的日常工作就會受到影響，甚至會導致嚴重的后果。可是在目前數字化的大環境下，事業單位使用人力資源信息管理的先進的科學的方法來使其數字化、信息化。使事業單位人力資源檔案信息的管理提高，各方面技術得到發展。

（三）提高檔案管理效率

科技發展數字環境下，事業單位的人力資源檔案管理的數字化，可以使得工作人員和部門領導都能夠對于人力資源檔案及時使用。而且使用的過程也更加方便快捷，對于自身的各方面工作有著極大的提高。在事業單位人力資源檔案管理數字化轉變之后，工作人員和領導如果需要查閱一些檔案資料，就可以使用互聯網技術有針對性地進行調查，并且能夠獲取到更加全面有效的信息。這就使得人工檢索所浪費的時間和精力被有效利用起來，也能夠將人力資源檔案管理的各方面投入成本進行有效的壓縮。

二、數字環境下的事業單位人力資源檔案管理策略

（一）加大系統化建設

數字環境下的事業單位人力資源檔案管理，其建設更加合理和科學。而這方面的建設也是比較系統的工程。其硬軟件的使用和建設有著復雜的部分，比如說需要專業人員進行軟件方面的加工。而對于使用系統的設備也需要進行挑選，對于原始檔案進行有效的上傳和分類，所有的數據都需要按照相關情況進行備份。事業單位需要專門聘請計算機專業人才來對檔案系統進行安全的管理和日常的維修等。事業單位在進行日常辦公的時候會接觸和產生非常多的文字和數字的信息文件。事業單位需要將數字環境嚴格掌控，聘請專業人員，加大對人力資源檔案的數字化系統的建設。而且需要注意的是，事業單位需要將人力資源檔案管理的水平整體提高，使人力資源檔案的系統更加合理、科學，具有一定的穩定性。并且在人力資源檔案全面地輸送到系統里之后，可以保證專業的工作人員能夠對其進行有效提高。事業單位在使用人力資源檔案管理數字化系統的時候，需要使系統更加可靠并且全面。專業人員需要對磁盤陣列的產品，根據嚴格的相關標準進行使用。專業人員也需要利用自身的專業知識，對整個系統進行全面的保護。事業單位人力資源檔案管理數字化建設，要能夠提供管理系統和日常辦公系統的緊密結合，需要專業人員對其進行不斷的改進和補充，也要使工作人員能夠使用系統中的查詢功能進行日常的工作，專業人員需要在系統中設置更加方便快捷的查詢區域，使不同的資源能夠全面連接。

（二）加大標準化、規范化建設

在數字化的整體環境下，事業單位的人力資源檔案的管理需要更加標準合理，并且使用先進的數字科學對其進行有效的設計和規劃，使整體人力資源檔案管理的建設能夠獲得發展。不僅如此，還需要將人力資源檔案管理目前的水平進行了解，事業單位在進行人力資源檔案管理數字化建設的時候，需要根據國家相關法律法規，結合自身實際工作水平，按照相應的制度和情況來設計相關檔案管理的系統。在實踐中對于這個系統進行全面的檢測，使其在真正使用的時候能夠更加正確標準，使事業單位人力資源檔案管理的整體數據和目錄都能夠互相符合，便于使用。在實際使用過程中，工作人員可以將系統和本職工作進行有效結合，系統需要更加科學可靠。在數字環境下，將事業單位人力資源檔案管理的建設更加合理科學，并且符合使用的標準和規范。對于人力資源檔案管理的內容和結構，以及其他相關的部分，都需要有著更加標準的設計和制定，來形成一套更加便捷、完整的系統，使各方面都能夠建立統一的標準，實現更高效的下作人員需要的數據共享。

三、結束語

綜上所述，目前我國社會科技不斷提高，各行各業都已經更加科學化。事業單位需要與時俱進，將日常管理工作和目前的數字環境相結合，特別是對于事業單位人力資源檔案管理方面的建設，需要滿足其數字化、科學化的需要。使事業單位檔案管理的使用更加便捷合理，管理也能更加具有保障性。結合事業單位實際工作情況，科學合理地制定人力資源檔案數字化建設的規則，讓管理能夠符合標準，適合事業單位的實際工作，事業單位的各方面情況可以得到發展。

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