試論加強高中學生檔案管理的幾點思考

杜泉貞

摘 要：高中學生檔案的建立是為高校招生錄取提供參考依據、為國家和社會選拔人才所做準備。在學生步入社會時，高中學生檔案能為用人單位提供學生的高中發展水平。本文以高中學校為研究對象，根據歷年來對學生檔案管理的工作經驗，分析高中學生檔案管理所存在的問題引發思考并采取相應措施。

關鍵詞：高中生;檔案管理;思考

學生檔案是記錄學生上學過程中的成長過程，同時也是學生升學、入學的重要參考，是學校規范辦學行為及教育教學質量提高的重要手段。高中學生檔案主要用于記載學生高中時期的個人成長記錄，其是教師了解和掌握學生基本情況的重要渠道，同時它也是學生大學入學所需的真實情況記錄。加強高中學生檔案管理能有效促進學生身心健康及全面發展，并且促進教育方針的全面落實，進而提高學校辦學水平及教育質量。

一、全體重視，完善檔案

高中學生的教育學籍檔案主要包涵了學生的姓名、性別、民族、出生日期、身份證號、政治面貌、籍貫、學籍號等一些基本信息，其包括學生的身體及家庭情況、中考成績及和學生學籍變動情況等。近年來，高中學生檔案的管理的問題與日俱增，學生檔案工作管理中最突出的問題就是教育學籍檔案不全面、不準確。這種情況的出現主要原因就是家長和學生對學生檔案管理重視度不高，從而直接影響學生檔案管理，采集學生信息也不夠全面準確，并且少數學生仍沿用之前所錄入的信息，很多家長的姓名、住址等基本一些信息都已改變，也未能及時向教師反映并且就是未詳細落實學生基本信息，以致學生檔案信息采集不夠準確、全面。為改變這種情況，社會、學校、教師和家長加大對學生檔案信息管理的宣傳力度，加強各類人群對學生檔案管理的重視度。學籍檔案是認證學生身份的唯一憑證，學籍號也等同于學生的“第二張身份證”，因此做好足夠的宣傳工作是非常重要的，同時還要積極關注各方面的管理事項，從新生注冊登記著手，一開始就做好基本信息的錄入工作。學校可利用新型的現代技術加強教師與家長的溝通聯系，從而促進學生的檔案信息完善與更新。

例如，學生在步入高中時要完善學籍檔案，學生在初中時就已錄入了一份初步的信息檔案，進入高中后，學校會在學生中考招生庫里信息的基礎上，為學生注冊新的檔案資料，注冊完成后，教師會要求各班班干部收集并核實學生新的信息，并及時更新、完善學生個人學籍信息，其中包括學生所有的生活情況及個人 信息，這樣能加強學生信息檔案規范化管理保證信息錄入的準確性。若學生學籍發生變動，學校可運用學籍管理平臺準確操作管理，將學生所有信息數據完整、準確記錄。

二、收集整理，分類歸檔

學校仍然保持傳統的紙質檔案，這種檔案記錄方式比較繁瑣且不易管理，致使管理人員工作難度增加，并且不利于檔案收集與歸納。比如，出現學生檔案未及時上交和轉學生檔案丟失等問題，這類問題的出現都會增加工作人員管理工作難度，同時也使學校無法保證學生新納入資料的真實性;此外，還有部分學生的檔案信息內容混亂、模糊，無法辨認，因此就妨礙了檔案管理人員管理工作。高中學校檔案管理人員為改變這種情況，積極提高收集和歸納能力，提高應對諸如此類瑣碎問題的能力。檔案工作人員的基本工作內容就是收集、歸納學生檔案，只有將檔案收集和歸納工作及時做好，才能確保檔案信息的完整及材料齊全，要將學生的重要檔案及時歸檔，關于不重要的文件也要進行定期的整理收集與歸檔。一定要有計劃的展開工作，有過程、有總結的整理資料，與此同時，還要聽取學校檔案員的建議，定期完善和分類歸檔資料。做好檔案工作不僅要整理歸納資料，而且要及時進行查漏補缺，對于學生檔案缺失的重要文件也要及時找到上級部門查找復印，將檔案資源補充豐富。檔案管理工作是一項長期性工作，管理人員一定要保持積極的工作態度，要注重學生的檔案信息的收集和歸納，及時更新學生檔案信息系統，充實和豐富學校檔案資料內容。

三、健全機制，責任到人

近年來，隨著高中學生逐漸增多，與此同時也帶來了相應的問題，隨著學生數量日益增長，學生檔案也日趨增多。對于學生檔案的管理也存在巨大問題，同時也加大了學校檔案管理人員工作難度，并且學校缺乏對學生檔案管理完善的體制機制，所謂“無規矩不成方圓”，建立完善的檔案管理工作制度能有效促進檔案管理工作規范化，并實現高效的檔案管理。應根據《工作保密制度》《檔案工作人員崗位責任制》《查閱檔案制度》《檔案歸檔制度》等制度建立一套完備的檔案管理制度。只有將檔案管理制度完善才能確保檔案管理工作人員在工作時有章可循，從真正意義上實現對檔案資源進出的及時管理及資源分享。此外，學校在建立檔案規章制度時，首先要明確個人職責，讓學校各處都重視在日常工作中各部門關于檔案的收集和整理等工作，充分保證組織上管理是開展檔案工作順利運行的必要有條件。再者，學校應當建立領導小組來管理學生檔案工作，由校長帶頭領導大家，各部門負責人為主要成員，積極展開辦公室牽頭帶領工作，責任到人，將工作有效開展，同時也一定要配備專職的檔案管理人員和兼職人員，爭取將人員合理安排到位，人員安排到位能有效保障檔案管理工作順利開展。

例如，某高中為加強對學校檔案工作的管理，建立健全了學校檔案的體制機制，依據《檔案工作人員崗位責任制》《檔案歸檔制度》《查閱檔案制度》等制度建立了一套完備的檔案管理制度，其中明確指出了學校檔案管理的規章制度，讓每個檔案管理員都能明確自己的工作職位與職責，讓檔案管理員都能更高要求自己，盡職盡責的去完成檔案工作，這樣既能保證工作質量，又能確保責任到人。

四、運用信息技術，提高效率

近年來，隨著戶籍政策高考政策的改革，使很多務工人員的隨遷子女和外省籍學生大量涌入，這些學生由于家庭住址發生變化未能及時更新學籍檔案中的信息，同時隨著科技時代的發展，通訊手段也日漸趨于現代化，少數學生由于家長聯系方式發生改變未能及時更新學生檔案信息，于是使這就為完善學生檔案帶來很大不便。伴隨著網絡信息技術的不斷發展，對檔案管理工作也提出了越來越高的要求，要求檔案管理人員要運用信息技術電子化收集和整理檔案信息，要滿足內容豐富完善的要求，檔案事業發展的重要方向就是將檔案工作的信息化、電子化發展。目前，計算機的網絡技術得以普遍應用和廣泛運用，使學校檔案管理工作逐漸趨于網絡化及開放化，人們頁開始越來越重視檔案管理工作的便捷使用。因此，這就需要高中學校檔案管理要與時俱進，大力推進現代化管理，改變傳統的手工操作管理，有效的推進檔案管理的現代化查詢功能，這樣能加快檔案查詢者的查閱速度，讓檔案利用者更便于使用。讓學校檔案室既能成為一個管理部門，又能作為一個信息提供中心。

五、業務強化，提高能力

在檔案管理管理中，很多高干管理人員所具備的專業水平不高。特別體現在高中學校學生檔案的管理工作中，其管理不到位會引發很多問題的出現，致使管理人員不能及時針對所出現的問題采取相應解決措施，這就體現了檔案管理員專業程度不達標，缺乏相應的管理能力。現階段，信息化時代不斷發展，若檔案管理工作人員無法提升自身的專業水平能力，那么將無法高效管理學校檔案。故學校必須挖掘綜合管理能力較強的人才，同時要求檔案管理人員必須具備專業的管理知識及專業的業務管理技術，如信息化操作、電子檔案輸入等。學校往往在實際管理中缺乏綜合管理人才，導致學校不完善、不規范的管理學生檔案，致使各種問題層出不窮，并且無法解決。這就需要檔案管理人員要加強自身的專業水平能力，定期的參加學習培訓，學習新的要求和方法有效管理檔案資料，學習相關的專業知識理論，進一步提高檔案管理人員的業務水平。同時，學校也應向經驗豐富的學校單位取經，借鑒他們的所長之處，汲取他們優秀的工作方法與經驗。再者就是學校可邀請檔案局的專家到校指導，通過面對面的交流和學習專業的理論知識和業務操作技術，從而提高檔案管理工作人員的工作能力和工作效率。

六、有效開發，綜合利用

從根本上來講檔案管理工作是一項服務型工作，檔案工作人員要想為學校及師生提供良好的完整完善的檔案查詢服務，就必須從態度上熱情周到。同時，要積極的配合學校的各項組織工作，將學校檔案的教育功能進行有效開發，為學生檔案各項資料信息改動提供優質完善的檔案資料，通過有效收藏和綜合利用，能提供更好的教育教學服務來管理檔案信息資源。

綜上所述，高中時期開展有效的學生檔案管理對提升教學質量及學校管理水平有著至關的重要作用。故提升高中學生檔案管理水平就成了學校檔案管理人員的重要工作內容，本文主要根據檔案管理工作，從重視檔案管理，收集歸納，健全體制機制，運用現代化技術，強化業務，加強檔案的開發利用這六個方面進行闡述，希望通過對文章的分析能夠提升高中學生檔案管理水平，進而推動高中階段管理水平，以此促進學校教育教學質量的提升。

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