談如何做好檔案保密管理與利用服務

王曉娟

檔案資源作為國家資源的重要組成部分，其巨大社會價值日益為公眾所認知。檔案的價值在于為社會提供利用服務，要使檔案得到充分的利用，就要加大檔案的開放范圍，但加大檔案的開發利用，又容易發生檔案泄密，所以做好檔案保密管理與利用工作就顯得尤為重要，這項工作做得好與壞，將直接影響黨和國家及單位的安全和利益。下面僅就如何做好檔案保密管理與利用服務工作，談幾點粗淺的認識。

一、注重保管過程中的檔案保密

1、檔案庫房管理是檔案保密的重點。從檔案保密的角度來看，不宜將庫房設在辦公樓的最底層。庫房門窗等應專門加固，以防盜竊。還應盡量做到庫房與辦公室分開，庫房與閱覽室分開。檔案庫房應指定專人負責管理，制定嚴格的庫房管理制度，無關人員一律禁止人內。

2、做好檔案的保管期限與保密期限的區分工作。確定保管期限的原則是，正確和鑒別檔案的現實作用，根據本單位工作的需要和積累歷史文化財富的需要，全面確定檔案的保存價值，準確地判定檔案的保管期限。而保密期限是根據本單位秘密事項在一定時間內，如被泄露，將對本單位的安全和利益造成的危害來確定的，它表示該單位秘密事項在其確定的期限內，受國家有關保密、法規的保護，產生法律效力的時限。

3、檔案管理人員的職責，就是要維護檔案的完整與安全。這既是檔案保管工作的基本任務，也是檔案保管工作的目的。檔案保管工作的具體任務就是做到不壞、不丟、不散、不亂。不壞，就是使檔案保管得完好無損。對已經破損的檔案，要及時搶救。不丟，就是使檔案絕對安全，不致因工作疏忽而使檔案遺失或被竊，不僅保證檔案實體安全，也要保證檔案內容的安全。不散，就是要求檔案的保管相對集中，不致因檔案的分散保管而使檔案管理不便，甚至造成檔案損壞或丟失等嚴重情況。不亂，就是要求檔案保管工作有條不紊，檔案排列整齊規范，有規可循，有目寸查。

4、檔案管理是檔案保密的核心。檔案管理人員對保守的秘密負有比一般工作人員更為重大的責任，因此，檔案保密工作好與壞，檔案管理人員的素質是個關鍵。檔案管理人員必須有較強的責任心、事業心和高度的保密意識。不僅要有嚴謹的工作作風，經手的事情件件有頭有尾，手續清楚，而且要防止 “無形”的儲存在頭腦中秘密的泄露。由子檔案管理人員經常接觸大量的秘密，這些秘密隨著主人的活動被帶到各個復雜的場合，往往一句話，說者無意，聽者有心，在不知不覺覺中就泄露了秘密。所以檔案人員無論在什么場合，都應做到守口如瓶，把保守秘密作為自己的神圣職責和應盡的義務。

二、注重檔案開放前的審查、解密

一成不變地看待檔案的秘密性，無視其秘密性的時效和范圍，是不對的。但如果缺乏保密觀念，對保密檔案無視其秘密性，無限地擴大開放利用范圍，也是錯誤的。因此，在開放檔案為社會各界所利用的同時，應當做好相應的保密工作。

1、做好檔案的審查工作。審查工作是檔案開放前的一項重要工作，也是開放檔案工作的一個重要環節，其主要任務是科學而準確地區分、判定檔案的開放與控制使用范圍。

2、做好檔案的解密工作。保密檔案是有等級的，其劃分等級是根據《保密法》規定，劃分為 “絕密”、“機密”、秘密” 三級。確定檔案的密級，就是為了讓檔案管理人員根據不同的密級采取不同的管理措施，最大限度地提供利用檔案。但是秘密不是一成不變的，一旦秘密保管期限屆滿，便失去了它的保密價值，為此我們就不能按原有的保密文件管理，而應該按照公開文件進行管理。這就是檔案保密的時效牲。對外開放的檔案，必須是到了一定時限的檔案，要開放，必須先進行劃密解密，把未解密的列入控制使用的范圍。

3、做好檔案開放前的基礎工作。開放檔案首先要在利用原有基礎，進行系統整理，達到分類科學 組卷合合理、編目清楚、排列系統的要求。

三、注重檔案開放利用過程中的保密

檔案利用監督是做好檔案利用過程中保密工作的一項重要措施，它能有效地發現并制止糾正檔案利用過程中不利于檔案保密的各種不良行為，從而做到既能利用檔案，又能保證檔案的完整與安全。具體說來，檔案利用監督可以從以下幾個方面實施：一是制度建設。檔案利用規章制度一般有閱覽、外借. 復制等制度。根據實際情況，對不同層次的利用人員確定不同的利用范圍，規定不同的審批手續，使提供利用工作有章可循，在大力開展檔案利用工作的同時，確保不失密、不泄密及文件的完好無損。各項檔案利用規章制度的條文應嚴密而簡明，便于執行，并在實踐中認真加以總結，不斷充實和完善。二是隊伍建設。擔負利用服務工作的檔案管理人員，是利用制度的直接貫徹者，對檔案的安全負有直接責任，必須具備較高的素質。三是文化素質，要有較高的文化知識，能總結和分析利用工作中的經驗與問題。從中掌握利用工作的規律。此外。還要有敏銳的工作能力和觀察能力，善于做利用者的工作，能獨立處理利用中出現的一般問題。在利用中，要根據不同利用對象的不同目的，掌握其心理和思想動機，加強重點監護。有條件的檔案館室還可以安裝攝像監視器。對某些為獲取憑證而來館查閱檔案的利用者，要防止偷盜或涂改檔案;對一些平時養成看書劃線或翻書沾口水之類習慣的利用者，要及時提醒。

四、正確處理好檔案保密與利用的關系

在日常工作中，檔案管理人員受傳統保密觀念影響，往往過分重視檔案的保密。而輕視或忽略了檔案的利用，從而使檔案管理工作普遍存在著“重保輕用”的現象。這種檔案資源的利用不足，無疑也是我們檔案工作的一個缺憾，由此而產生的一些弊端也值得我們作認真的反思。這些弊端包括：大批檔案得不到充分的利用，甚至有些很有價值的檔案長期被束之高閣，變成一文不值的廢紙，造成檔案浪費;領導不能及時全面地了解情況，有效地利用檔案;檔案管理人員的管理價值也難以在利用檔案的效果中體現出來。上述情況表明，檔案部門改變傳統的觀念，在嚴格做好保密工作的同時，切實完善工作職能，為領導決策服務勢在必行。機密檔案應該保密，但保密的目的之一是為了利用，是有時間、地點、范圍限制的利用，保而不用只會失去保的意義，失去檔案的價值。當然，利用必須是在保密基礎上的利用，無限制的利用會給黨和國家的安全和利益造成危害。所以，對檔案工作來說，保密與利用兩者都十分重要。

總之，做好檔案保密管理與利用服務工作，要強化保密法制觀念，牢固樹立“保密工作無小事”的責任意識，提高保密工作的自覺性和責任感，自覺履行保守國家秘密的義務。在確保檔案信息安全的同時，積極為社會提供利用服務。