淺談計劃生育檔案管理存在的問題及對策

宋新瑞

摘 ?要：隨著新時期計劃生育工作改革的不斷推、計劃生育檔案管理也有了更高標準的要求、如何做到檔案管理的正規(guī)化，提高檔案管理質量和水平，探究計劃生育檔案管理中存在的問題和解決對策，成為不斷思考的一個新課題。

關鍵詞：計劃生育;檔案管理;問題;對策

當前隨著我國人口和計劃生育工作的快速發(fā)展，對人口和計劃生育檔案管理工作提出了更高、更嚴、更新的要求。計劃生育政策的不斷調整，出現(xiàn)了許多新情況、新問題。當前，對于計劃生育單位來說，計生檔案在綜合管理上還存在一定問題，本文主要針對計劃生育檔案管理中存在的問題以及解決對策做了簡單論述與分析。

一、當前計劃生育檔案管理存在的問題

（一）管理理念有待轉變

雖然在互聯(lián)網(wǎng)技術的影響下，我國很多計生部門都將其引入到了辦公室工作中，但是受到傳統(tǒng)觀念的影響，部分計生單位的人員在進行檔案管理時，仍然保持陳舊的管理理念，管理理念缺乏創(chuàng)新性，與實際發(fā)展不相匹配。這種思想不僅不利于計生檔案管理工作效率的提升，還會在很大程度上制約各項社會服務工作的開展。時代發(fā)展是不等人的，如果相關人員不及時更新管理理念，不與時俱進，必然會被社會所淘汰。

（二）檔案管理缺乏長期性的規(guī)劃

計生檔案管理工作只有上級主管部門或領導進行檢查時，管理人員才對檔案進行有計劃的整理，當檢查時期一過，就立馬變回了無秩序以及無計劃的整理，沒有長期性以及連續(xù)性。甚至還有的人對于計生檔案室的認識局限于只是存放資料或者是沒用文件的地方，因此，在某些人眼中計生檔案室就是一個廢紙倉庫，長時間不管理，里面的灰塵到處可見。最終計生檔案管理形成一種有領導無計劃;有形式無效果的局面[1]。

（三）是檔案管理人員素質參差不齊

人才素質也是影響計劃生育檔案管理有效進行的一個重要因素。目前，從事計生檔案管理的人員在專業(yè)素質、理論水平、文化程度等方面參差不齊，多是從事行政，工會等部門的人員兼任，而檔案專業(yè)出身的人員較少，專業(yè)技能跟不上，缺少及時正規(guī)的技術培訓，存在著專業(yè)知識老化、知識面狹窄、知識結構不合理、思想觀念和管理水平相對滯后等問題。

（四）是計劃生育檔案埋手段落后，沒有充分利用辦公自動化

我國現(xiàn)階段在計劃生育檔案管理工作中，管理手段相對落后，這與計生部門領導對其重視不夠有直接關系。許多計生單位基層的檔案管理工作依然通過人工管理的方式進行，很少使用高科技手段，雖然近年來隨著科學技術的進步，計算機及網(wǎng)絡技術在計生管理中被逐漸運用，而運用計算機及網(wǎng)絡技術管理計生檔案的仍較少。

二、探究提升計劃生育檔案管理水平的對策

（一）是強化計劃生育檔案管理意識，轉變管理理念

為全面提升計劃生育檔案管理水平，從事檔案管理工作的領導和工作人員必須更新念，深刻認識到計生檔案管理工作的重要性，定期學習、充實自己、可以邀請檔案管理部門的專家講解檔案管理知識和經(jīng)驗，具體指導業(yè)務工作、提高業(yè)務水平。隨著社會的全面進步，現(xiàn)代科學技術得到迅猛發(fā)展，人類社會以驚入的速度跨人“信息時代”，各種管理的日趨規(guī)范化，導致了大量文件產(chǎn)生，計劃生育檔案也急劇增多，各級計生檔案管理人員應依據(jù)當前社會發(fā)展趨勢完善檔案管理資料，使計劃生育檔案管理工作能夠適應時代發(fā)展的需要，以正常、平穩(wěn)、高效開展，提供堅實的保障。

（二）對檔案管理工作實現(xiàn)長期規(guī)劃，統(tǒng)一領導

通過實踐證明，對于計劃生育檔案應該建立相應的檔案資料信息中心或者是上級主管部門制定長期、統(tǒng)一的標準，將計生檔案實現(xiàn)集中管理以及統(tǒng)一領導。這樣一來，不僅能夠保證計生檔案的統(tǒng)一管理，還能夠精簡機構，減少相應的單位成本。另一方面，計生檔案的管理應該從便于利用的原則出發(fā)，對單位內(nèi)的計生檔案進行分門別類的管理，從而使單位的全部計生檔案在實體上能夠構成一個統(tǒng)一以及科學的類別體系。實現(xiàn)計生檔案綜合分類管理，有利于計生檔案信息的查找，充分發(fā)揮其作用。

（三）是加強計生檔來管理隊伍建設

1.引進專業(yè)人才，發(fā)揮潛移化的作用。引進專業(yè)人才后，要大膽起用專業(yè)人才，充分發(fā)揮其引領帶頭作用，通過其直接的指導，進一步調動其他計生檔案理人員的積極性和創(chuàng)造性，提高隊伍整體專業(yè)技能和業(yè)務素質。2.開展業(yè)務培訓。可以不定期地組織召開專題講座，或者以研討會方式就實際問題進行面對面地交流，還可以開展計生檔案知識競賽，通過開展競賽促進檔案人員業(yè)務學習，形成“比、學、趕、超”的良好氛圍。3.引進競爭機制和激勵機制。計生部門可以把工作能力、業(yè)務水平同工資晉升、職稱評聘、創(chuàng)先爭優(yōu)等結合起來，使計生檔案管理人員的積極性得到充分發(fā)揮，從而激發(fā)計生檔案人員提高自身素質的自覺性，更好地做好計生檔案管理工作。

（四）是改進檔案管理手段，實現(xiàn)檔案管理的信息化

傳統(tǒng)的計劃生育檔案管理手段運用人工進行檔案的收集、分類和處理，容易出現(xiàn)工作失誤。各級計生檔管理應加大資金投入，引進現(xiàn)代化的技術和設備實現(xiàn)計生檔案管理現(xiàn)代化。一方面要更新計生檔案保護設備，建設現(xiàn)代化的檔案庫房。如為檔案庫房配備去濕、放靜電、空調設備，高效滅火、滅蟲設備;另一方面要提高現(xiàn)代化的技術水平，引進計算機管理，加快計生檔案信息資源的開發(fā)利用，規(guī)范人口計生電子檔案，照片檔案的歸檔、立卷、推進電子檔案的收集、傳遞、開發(fā)和利用。使以往查檔案材料費時費力的原始勞動，變成現(xiàn)在幾分鐘甚至幾秒鐘便可解決的問題。使檔案信息的處理、傳輸過程更高效更穩(wěn)定，實現(xiàn)計生檔案信息在現(xiàn)代化機器設備中迅速、準確、方便地再現(xiàn)。

三、結語

總而言之，計劃生育檔案管理最為重要的就是思想觀念問題，就應該轉變思想觀念。提高計生檔案管理人員的綜合素質、建立健全計生檔案管理的一系列制度、計生檔案管理工作具有的前瞻性以及充分利用現(xiàn)代的信息網(wǎng)絡技術，順應當前的時代需求，將計生檔案管理工作落到之處，才能真正提高計生檔案管理水平，使計生檔案管理工作滿足社會的發(fā)展需求。

參考文獻

[1] ?李健，淺談基層計劃生育檔案管理存在的問題與對策[J]人口與計劃生育。2014（9）

[2] ?趙曉東，淺談計劃生育檔案管理存在的問題與對策[J]，黑龍江檔案。2014（6）