運用excel宏技術優化報表制作流程

劉靜

摘 要：隨著辦公自動化系統的發展和不斷完善，基于計算機網絡技術的無紙化辦公得到廣發應用，無紙化辦公對信息的快速合成與傳遞是傳統辦公模式無法比擬的。運用Excel電子表格的強大功能，能夠方便地處理多重報表、交叉報表、復雜報表，起到事半功倍的效果。本文介紹如何通過VBA（ Visual Basic For Application）技術快速、準確、高效地以Excel電子表格形式展現數據統計信息。

關鍵詞：VBA技術;優化;報表制作流程

一、背景分析

直到90年代早期，使應用程序自動化還是充滿挑戰性的領域。對每個需要自動化的應用程序，人們不得不學習一種不同的自動化語言。隨著Microsoft office辦公自動化軟件的不斷普及，綜合統計分析人員都能較為熟練地操作Excel電子表格軟件。例如：可以用EXCEL的宏語言來使EXCEL自動化，使用WORD BASIC使WORD自動化等等。微軟決定讓它開發出來的應用程序共享一種通用的自動化語言----VBA，可以認為VBA是非常流行的應用程序開發語言VASUAL BASIC 的子集。實際上VBA是"寄生于"VB應用程序的版本。VBA和VB的區別包括如下幾個方面：

1. VB是設計用于創建標準的應用程序，而VBA是使已有的應用程序（EXCEL等）自動化。

2. VB具有自己的開發環境，而VBA必須寄生于已有的應用程序。

3. 要運行VB開發的應用程序，用戶不必安裝VB，因為VB開發出的應用程序是可執行文件（*.EXE），而VBA開發的程序必須依賴于它的"父"應用程序，例如EXCEL

Excel電子表格軟件是應用最廣泛的軟件之一，它的數據處理、圖表功能及各種函數和工具深受廣大用戶的喜愛。Excel的強大優勢還在于它提供的宏語言VisualBasicforApplication（VBA）。VisualBasic是windows環境下開發應用軟件的一種通用程序設計語言，功能強大，簡便易用。VBA是它的一個子集，可以廣泛地應用于Microsoft公司開發的各種軟件中，例如Word、Excel、Access等。

多數 Office 程序（包括 Excel）所用的宏代碼語言都是 Visual Basic for Applications （VBA）。VBA可以稱作Excel的"遙控器"。通過逐步執行程序為您保存的操作而在 Excel 中錄制過宏。錄制宏時，Excel 會在附加到工作簿的模塊中錄制描述操作的 VBA 代碼。Excel 中的宏是存儲在工作簿中的代碼段，它可以自動處理重復的任務，快速地組織數據。宏可以使我們的工作和生活更加方便，這正是它值得關注的原因。模塊是用于存儲宏的容器，宏是用 VBA 語言編寫。

二、實施步驟

1、在工作表中加入超級鏈接。

對于存儲在本地、工作組或者局域網中共享的文件數據，可通過在工作表中設置超級鏈接來定位文件。文件的超級鏈接一方面可以快速定位和打開所需文件，另一方面可以杜絕報表出錯。一旦文件不存在或讀取錯誤，報表就會中斷自動合成并跳出提示信息（圖一）。點擊“調試”，出錯信息就會以突出的背景色顯示在Visual Basic 編輯器的代碼段中。

2、錄制宏

記錄宏其實就是將工作的一系列操作結果錄制下來，可以使用Excel菜單“工具→宏→錄制新宏”，這樣將產生一個宏。可是宏記錄器只允許用戶完成用VBA可能完成的一部分，而不少工作，必須通過編寫VBA程序來完成。具體步驟是通過EXCEL菜單“工具”→“宏”，選中需編輯的宏，按“編輯”鍵，就可以對這個宏進行編輯。 也可以通過在“工具”菜單上，指向“宏”，然后單擊“Visual Basic 編輯器” 打開“Visual Basic 編輯器”。 “Visual Basic 編輯器”是一個用于編寫和編輯 VBA 的工具。我們可以在過程中加入程序，也可在宏中加入新的過程。插入一個模塊，作為存儲宏的容器。在開始編寫宏之前，需要先想好將宏保存在哪里。模塊是存儲宏的容器，它通過VBA 項目的更大的容器附加到工作簿中。Excel中的許多操作都可以是一個“宏”。“記錄宏”其實就是將工作的一系列操作結果錄制下來，并命名存儲 （相當于VB中一個子程序 ）。在Excel中，“記錄宏”僅記錄操作結果，而不記錄操作過程。

錄制完成后使用Excel菜單“工具→宏→停止錄制”，選擇“工具→宏”，點擊運行，可以測試和編輯新錄制的宏。

3、設置快捷鍵

在Excel “工具”菜單上，指向“宏”，選擇需要設置快捷鍵的宏，單擊“選項”，設置運行該宏的快捷鍵（圖二）。因為在Excel工作薄中可能包含多個不同功能的宏，例如當您需要對某一數據區域執行多次操作或對多個數據區域執行操作時，便可使用嵌套循環，宏的嵌套循環就需要多個宏的運行來實現。設置快捷鍵可以快速找到并運行需要的宏，防止出錯。

三、結束語

就大型工業企業而言，大量的業務和運營數據對企業的經營分析活動具有至關重要的作用，是企業經營決策層進行決策活動的依據和基礎。大量的信息由企業IT部門的工作人員依據數據庫中的數據生成統計信息和相關的報表，展現給企業的綜合統計分析人員。宏技術優勢體現在速度快，正確率高，主要適合于處理大量重復的統計數據和報表的制作合成，有利于降低勞動強度，對于工序繁瑣，易出錯的各類報表，有很好的應用前景。