電子檔案管理在高職院校的應用探析

摘要：電子檔案管理是隨著技術創新而新興的研究科目，在管理方式上更加便捷、高效。隨著計算機技術和檔案管理行業的融合，在應用的過程中逐漸產生了一些安全風險問題。本文對風險的成因展開進一步探討，以實現電子檔案管理在高職院校當中的高效應用。

關鍵詞：電子檔案;高職院校;高效化;設備;軟件

隨著國家科學技術的創新與發展，各傳統行業也在不斷對自身進行優化。以往的檔案管理大多是通過紙質記錄的方式進行，但是在引進計算機技術之后有了很大的改變。現今的檔案管理更加的高效，無論是在信息資源的整理、錄入上，還是在信息完整性方面都有了很大程度的提升。在高職院校當中引入電子檔案管理模式，促使檔案管理工作更加細致化、真實化、高效化。

一、電子檔案管理

1.電子檔案管理的優勢

（1）檔案資源的實效性得以提升。計算機網絡的盛行對電子檔案的發展有著不可估量的作用。在檔案管理中引入電子化管理模式可以極大地改善傳統紙質版檔案管理工作的繁瑣。管理人員僅需要單純的信息錄入就可以完成日常的工作，對工作效率的提升有著很大的促進作用。在日常管理過程中通過信息的采集、核實工序，使得檔案信息具有更為便捷的效應。同時，學校還可以通過共享式的網絡技術實現信息的翻閱，確保網絡信息收集效應得以最大限度的發揮出來。

（2）檔案管理的資源歸類效率得到提升。電子檔案的管理模式可以通過關鍵字的檢索效應，實現范圍內的搜索。借助網絡的共享平臺實現圖文、音像的傳輸。在還原事件真實性上有著很大的可操作性。

（3）實現文檔管理的一體化。計算機技術的應用不僅在于日常的管理當中，對學校文件的歸檔也有著極高的作用。文檔一體化的實現是在文書和檔案有效管理的基礎上，利用接口數據的傳輸操作提升檔案管理工作的質量以及效率。

（4）緩解管理人員的工作強度。檔案管理部門在整理文件的過程中通過對每份文件進行系統的編號，針對與文件相對應的分類實現檔案的清晰化管理。在電子檔案當中僅需要工作人員對所分類的規律以及名稱做出簡單的錄入，就可以將錄入的信息、文件及時的歸檔、管理和操作。這種模式的推行極大緩解了管理人員的工作強度，實現檔案管理的高效化。

2.電子檔案管理的應用

在高職院校的電子檔案中存在著各式各樣的辦公軟件，諸如，word、excel等都是支撐管理人員對信息進行錄入和管理的有效手段。管理人員通過對成績、試卷以及教案等信息的錄入，豐富了電子檔案管理內容的同時，也是對學生成長的見證。院校舉辦的講座、演講等活動都是檔案記錄的信息范圍，在軟件的操作下實現現場紀實的目的。同時，在院校電子檔案管理當中需要建立不同的數據庫，對教師、學生等各方面信息進行實時性管理。

二、高職院校中檔案管理的問題

1.檔案管理方式不合理。現今，大部分的高職院校仍然沿用傳統的檔案管理方式。在管理的過程中對信息安全性，交流與共享機制的實現產生一定的阻礙。隨著國際科技研究的進程不斷延伸，通過電子化技術實現檔案的高效管理成為當前大環境下的要求。在高職院校中，對電子檔案管理缺乏應有的重視，造成資源利用存在不合理性，甚至會引發二次存檔現象。關于高職院校檔案管理機制，以為出國深造的教師、學生提供檔案資料憑據為例，在參加社會實踐或者活動的過程中，往往需要學校提供檔案資料加以證明，但是在高職院校的檔案管理中電子化技術還未得到很好的推廣，一旦需要評職稱或是被舉薦就很難滿足人們的需求。

2.電子檔案對于設備以及軟件依賴過高。現今的電子檔案主要是依靠二進制的代碼進行操作的，簡單的人工是沒有辦法進行識別的。因此，一旦需要儲存需要對檔案進行翻閱，必須保證其周圍環境符合設備以及軟件運行的要求。電子檔案對于軟件的要求極高，可以說電子檔案的質量、效率以及方法完全取決于軟件系統的實際運行情況。

3.電子檔案的安全性有待提升。隨著互聯網技術的不斷盛行和發展，一個新興職業也顯露頭角—“黑客”。互聯網技術本身是沒有好壞之分的，僅在于使用者本身。因此在電子檔案運行的過程中很容易受到外在環境的干擾，也就是“黑客”的騷擾、入侵。同時，互聯網當中存在的病毒也是電子檔案正常運行的威脅。電子檔案在管理上本身的安全性能對于外在危害并沒有形成與之相對的應急機制。因此，在管理中就可能受到其影響，最終導致檔案信息的泄露。

4.電子檔案的保存。電子檔案在管理的過程中所需要的載體區別于傳統模式。載體的選擇多是高科技的產品，在使用過程中對外在環境的要求較為的苛刻。尤其是周圍環境要求清潔、干凈、空氣清新等特點，甚至灰塵、濕度、強光等自然因素對其都是有害的。在電子檔案的保存上需要嚴格的保證周圍環境的適宜性，為電子檔案內信息的完整、安全起到保護的作用。

三、電子檔案管理在高職院校的應用探析

1.加強電子檔案管理的重視程度。隨著計算機技術大范圍的推廣和應用，在高職院校當中的檔案管理就是受益者之一。通過將傳統的紙質檔案轉化為電子版檔案，提升管理人員的工作效率、減輕了管理人員的日常工作壓力。但是電子檔案畢竟是一個新興的應用項目，在運行過程中往往會出現兩者之間的隔閡。在管理過程存在的制度不完善、安全風險較高等問題都是電子檔案管理重視程度有待提升的根源。高職院校應該加強在電子檔案管理當中的重視程度，首先，在管理層就應該樹立正確的管理理念，并且深刻的認識到管理的重要性。其次，在院校檔案管理的過程中需要針對以往的資料進行及時的錄入、整合，保證檔案管理具有實效性。最后，學校的監督作用也是非常重要的，要求督促、監督有關部門對于檔案管理提出有效的建議，從嚴貫徹落實電子檔案管理的真實性。

2.健全檔案管理的操作流程、規章制度。電子檔案的管理應該保證信息的真實性、有效性、完整性，處理電子檔案的過程更是核驗學生信息的過程。清晰明確的檔案管理可以極大提升學校對于檔案資料全面的了解。高職院校在制定電子檔案管理有關規定和操作流程的過程中要嚴格、細化管理的具體細節。通過對管理制度的明確，規范管理人員的操作流程以及行為準則。遵照規范化的制度管理體系可以保證檔案信息的完整性，避免發生泄漏、丟失以及篡改的現象。同時，不僅需要對電子檔案管理進行預防式的規范，也要針對其出現的錯漏問題展開一定程度的處罰。通過雙向的監督促使管理人員具有高度的責任意識，在管理的過程中保證其具有高效、準確的特點。

3.加強檔案儲存和網絡安全監管效力。管理人員在監管的過程中首先要確定設備現實的狀態，保證其處于安全、穩定的運行狀態下展開電子信息的錄入。電腦設備在運行的過程中很容易受到外在環境的干擾，為了切實解決這項問題，需要管理人員最大限度的保障周圍環境的適宜。這樣做的目的主要是為了防止電子檔案因系統出現故障，導致資料丟失、損毀。檔案管理者需要對電子檔案中的資料做到雙向備份，防止在建立檔案的過程中由于斷電等不可預知的狀況導致檔案丟失。同時，也是對電子檔案的安全性進行保護，以備在后期展開核驗的過程中存在數據不嚴謹的情況。學校需要在電子檔案的網絡外圍安裝防火墻，起到安全上的防護作用。同時，定期展開信息的審查也是非常必要的。通過對計算機設備的檢查，避免病毒對電子檔案產生侵害，極大保證了信息的安全性。

4.加強檔案管理隊伍建設。高職院校在檔案管理過程中不僅需要轉變觀念，同時對專業人才的隊伍建設也要加強重視。在管理人才隊伍建設的過程中強化危機意識和緊迫感，優化檔案管理團隊的優化管理。高職院校的檔案管理首先應該結合發展的實際情況展開信息的錄入、處理，實現制定方案的高效操作。檔案管理隊伍的建設應先做好隊伍規劃工作，各個部門對于檔案管理人員的日常工作要秉持支持的態度。關于團隊當中的人才培養需要對其展開學歷、年齡以及職稱上的嚴格要求，實現檔案管理的專業化、合規化。

5.加強高職院校與各個部門之間的聯系性。電子檔案管理工作幾乎涉及院校的每一個部門，通過對社會活動的記錄，實現及時追蹤的目的。在檔案管理的過程中需要各個部門進行緊密的合作，綜合對比、分析各個層面的信息化交流。現今已經進入高科技、信息化的時代，為了緊跟時代的步伐電子檔案的管理首先需要做的就是根據信息資源、社會資源的有效整理。通過各個部門之間的良好合作，促進信息之間的共享效應。檔案管理人員需要對信息進行實時分類、整理，借助搭建共享平臺的效應推進信息資源的合理化分類。整理檔案的過程也是信息篩選的過程，利用信息上傳和收集，提升檔案管理的價值。傳統的檔案管理大多通過手寫的方式進行整理、記錄，檔案管理的載體更多的是紙質。隨著信息內容的擴充，傳統模式的管理方式已經不再適用現今的文化發展。經過對計算機技術的應用實現檔案的高效化管理，極大節省了管理人員的工作時間，促進其工作效率的提升。

四、結束語

綜上所述，通過對電子檔案管理模式內在優勢的分析，深化在高職院校當中的現實應用價值。結合現今在高職院校中檔案管理的風險研究，促使電子檔案管理的應用更加合理化、科學化、高效化發展。

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作者簡介：郭玲（1981-），女，漢族，湖南湘潭人，本科，館員，研究方向：高校檔案管理。