基于物聯網的檔案智能化管理服務模式研究

齊麗娜

摘要：黨的十九大對新時期的檔案工作提出了更高的要求，即新時期的檔案工作要朝著智能化、便利化的方向發展，提升檔案工作的服務功能。建立智能化、便利化的檔案管理體系離不開網絡技術的發展，特別是物聯網技術的應用，能夠極大提升檔案工作的智能化水平，增強檔案工作的服務意識。但在實際操作過程中，會出現檔案信息安全風險增大等問題。因此，如何將檔案資源電子化，建立更加科學高效的檔案管理體系，進一步促進檔案智能化與物聯網平臺的建立是我們需要關注的重點問題。

關鍵字：檔案工作;智能化;物聯網

物聯網技術是在互聯網發展基礎上興起的第三代互聯網技術，其核心是通過在物品上安裝的傳感設備將物品與互聯網相結合，進行物品的信息查詢和通信，進而達到物品的定位、跟蹤和智能化識別等功能。鑒于其技術和功能方面的優勢，物聯網已經得到了廣泛的應用。近年來，物聯網在檔案工作中的應用受到了人們的廣泛關注，對于實現檔案工作的智能化管理具有十分重要的意義。

一、物聯網與智能化趨勢概述

目前物聯網技術發展較快，應用范圍也很廣，普遍公認的概念為：通過射頻技術（RFID）等信息傳感設備，按照用戶協議，可將任何物品與互聯網相連接，進行信息互通，從而實現物品的智能化應用，比如，定位、跟蹤等功能。換句話說，物聯網技術就是將感知技術、信息化技術以及智能化技術等多種先進技術進行融合，進而實現人機互動，從而實現“物—物”相連的技術。物聯網是在互聯網基礎上興起的新一輪信息浪潮，因此也被稱為繼移動網絡、互聯網之后的第三次信息浪潮。

智能化是指在網絡技術、大數據技術以及人工智能技術的支撐下物體所具有的特殊屬性。智能化是現階段檔案工作發展的主流方向，智能化的應用使檔案管理更高效、更科學，很大程度上滿足了現階段人們對于檔案的服務性功能。隨著物聯網等信息技術的快速發展，智能化檔案管理開始逐步與物聯網技術相結合，進一步提高了檔案管理的效率。

二、物聯網技術應用于智能化檔案管理的必要性

近年來，隨著我國檔案數量的急速增多，傳統檔案管理方式帶來的問題日益增多。傳統的紙質檔案存檔工作涉及工作內容繁瑣，從最初的對存檔檔案的分類、排序到檔案的裝訂，再由相關人員標注檔案相關信息，整個過程都由人力完成。雖然現階段檔案室都配備了電腦等信息化設備，但設備更多的功能都停留在對于檔案存放地點等基本信息的查詢方面，而且對于系統中查詢到的存放檔案的相關信息也是靠人工錄入的，這個過程耗時耗力，通常占用檔案管理人員大量的時間，因此很多檔案存放部門由于人力有限，連基本的查詢功能都不具備，只簡單記錄借閱信息，也就說，一些檔案存放部門的電腦連最基本的查詢功能都難以實現，更多的查詢還是依靠紙質進行。這樣古老的檔案管理方式與當下信息化水平極不相稱，對于檔案信息化、智能化發展十分不利。而物聯網技術的引入，能夠有效提升檔案管理的工作效率，結合物聯網技術的特點，只需在存檔檔案中加入傳感設備，就能實現檔案信息和互聯網的互通，人們可以利用網絡直接實現檔案的查詢功能。

我國檔案事業發展緩慢的原因之一在于缺乏專業的檔案管理人員，為了加速推進我國檔案事業的前進，國家已經加大力度培養專門人才。同樣的，對于物聯網在檔案信息化、智能化方面的應用同樣需要專業的人才，特別是近些年，物聯網技術已經成為國家重點關注的新興產業之一，相應的政策也先后出臺。同時，國內已經有200多家高校在本科階段開設了物聯網技術相關專業，為專業人才培養奠定了基礎。因此，對于物聯網在檔案發展方面的人才是有保障的，這也為物聯網與檔案信息化、智能化的結合提供了必要條件。

物聯網技術與檔案信息化、智能化技術相結合，實現了檔案的線上服務功能，增強了用戶體驗，讓用戶有了更多的選擇，用戶可以根據自身情況選擇適合自己的檔案查詢方式。同時，物聯網和信息化、智能化的結合，促進了檔案從紙質向電子的轉變進程，提高了檔案的存儲和信息傳遞的效率。物聯網的應用，提升了檔案管理的升級，將檔案資源從線下轉移到線上，建立起更廣泛科學的檔案管理體系，使檔案實現線上線下同步查詢等功能，突破地域和空間的限制，提升檔案查詢效率和用戶體驗。

另外，基于物聯網平臺的智能化檔案管理系統與傳統的檔案管理制度相比，突破了對于人工的依賴，更多的是借助計算機的便捷性提高檔案管理的查詢和處理效率。對于檔案管理部門來說，物聯網智能化檔案系統的建立有效降低了人力成本，同時提升了用戶查詢效率，一定程度上提升了經濟效益。同時，檔案電子化的應用，將紙質階段的檔案進行有效整合、分類和歸檔。理清了檔案管理部門工作流程，完善了檔案管理系統。

三、影響物聯網應用于檔案智能化的因素

上面提到基于物聯網的智能化檔案系統的建立相比于傳統的檔案管理系統，具有十分突出的優勢，同時滿足新時期國家對檔案管理事業提出的新要求。但在具體實施過程中，依然存在一些問題制約了檔案智能化在物聯網方面的進程。

1.缺乏資金支持?；谖锫摼W的檔案智能化是一項復雜的系統工程，涉及到的中間環節很多，不僅需要有力的技術支撐，同時需要大量的資金支持。其中最重要的環節就是給檔案建立RIFD電子標簽，以供物聯網平臺建立。而RFID標簽所要求的技術含量很高，同時需要投入大量的資金。另外，對于建立起的標簽進行有效管理也是實施中的核心問題，對于相關管理人員要同時具備檔案管理和物聯網兩方面的知識，因此對于人才的選拔和培養也是需要資金支持的。但現階段的面臨的問題是，很多檔案管理部門開始進行檔案電子化工作，大量資金都用來采購電子設備和布置檔案館了，普遍存在資金不足的問題。在這種情況下，很難有余力進行RIFD標簽的引進和更新。另外，長期以來人工進行檔案管理，即使要引入相關技術人員，對于原有工作人員的安置也要花費一定的時間精力和資金，同時相關技術人員嚴重缺乏，要引入人才也不是一朝一夕能完成的。這些因素堆積在一起導致了檔案智能化在物聯網方面進程緩慢。

2.標準不明確。標準并未完善。特別是物聯網技術，雖然近些年發展迅速，但依然處于發展的初級階段，相關行業標準尚未明確。特別是RIFD技術，隨著應用范圍的不斷擴大，相關制度標準正在不斷更新完善，然而，由于應用范圍太廣，不同對接平臺兼容性是面臨的最大難題。因此，針對不同的對接平臺，要制定相應的標準和規則，盡可能在短時間內克服兼容性的問題，這就需要專業技術人員的參與。

3.用戶風險提高。智能化平臺的建立打破了傳統查詢檔案必須到檔案館進行的局面，可以讓用戶利用手機等移動終端在線上進行，極大的節約了用戶時間，不僅提升了用戶查詢效率同時提高了用戶體驗。但相關數據傳輸到網絡，就會面臨信息泄露的風險。鑒于RIFD開放的屬性，很容易給不法分子帶來可乘之機。因此，如何在提升用戶體驗的同時，加強網絡安全意識是平臺建設過程中面臨的又一大難題。一旦發生個人信息泄露，就會讓用戶對物聯網技術產生懷疑，阻礙技術推進進度。

四、基于物聯網的檔案智能化實現措施

1.完善平臺功能，提供多元化服務。智能化檔案平臺的建立一方面是為了提高檔案的查詢效率，另一方面是為了增強用戶體驗。因此，在平臺建設過程中，要注重平臺功能的完善以及服務的多元化，力求做到線上線下功能同步。同時，要關注用戶個性化服務的提供，根據用戶的不同需求，除了基本功能平臺的搭建，同時要關注差異性服務體系的建立，即提供定制型服務。另外，充分利用平臺的智能化優勢，利用大數據和云計算等先進技術，針對用戶層次和需求提供相應的訂閱服務和推送服務。最后，對于特殊用戶提供高級檢索服務，同時提供檢索信息發送服務，用戶可以自行選擇是發送到郵箱或者手機等移動終端，便于用戶隨時查看和存儲。最后，提供用戶管理功能，對于注冊賬號內的信息進行查詢管理，便于用戶自助服務。

2.優化線下服務。平臺的建立和完善并不是對線下服務的完全拋棄，平臺的搭建是為了提供更便捷的服務。仍有部分用戶對于線下服務更加青睞和信任，因此對于下線服務的優化要繼續開展。線下服務的升級并不意味著延續之前的管理模式，而是要加大創新力度，增加自助服務意識的提升和配套設施的建立。比如，擴大借閱卡功能范圍，實現“一卡通”的功能，也就說，一張卡同時具備查詢、充值、門禁等多項功能。利用借閱卡可在自助服務機上進行相應的操作，減少人工操作的幾率，工作人員只提供操作方面的指導作用。

3.提高人員素質，加強網絡安全意識。智能化物聯網平臺的建立對于工作人員專業素質和個人素質都提出了更高的要求。檔案管理部門要加強相關人員的培訓，強化專業知識和服務意識，特別是對安全意識的培養尤為關鍵，同時，加強工作人員的臨場應變能力，一旦發生網絡安全事件，要在第一時間做好補救措施。另外，建立安全的網絡環境，搭建網絡安全監控防范措施，構建安全網絡系統，確保用戶信息的安全性。對于可能出現的網絡安全問題，提前做出預案。并實時關注相關技術更新升級，確保平臺的安全性。對于用戶信息要做好備份工作，防止由于出現網絡風險導致用戶信息丟失。

五、結束語

基于物聯網技術的檔案智能化是檔案事業發展的大趨勢，而發展過程中的平臺網絡安全問題是其核心問題。因此，在實施過程中，要加強信息網絡安全意識，升級相關技術和服務，最大限度保障用戶信息安全。在確保網絡安全的前提下，提升用戶體驗，提升服務意識，優化服務功能，針對客戶需求提供定制化服務，不斷完善服務意識，促進全國檔案事業的發展和創新。

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