學校財務會計檔案管理的重難點和解決辦法

于建

中圖分類號：F273 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2019）6-139-01

摘 要 會計檔案管理是一項系統性、復雜性的工程，包含會計資料及檔案的收集審核、保管歸檔、交接開發等環節，對單位財務安全具有重要影響。學校承擔著教書育人，向社會輸送人才的職能，因此學校的財務會計檔案管理工作存在其特殊性，不僅關系到學校整體財務狀況，同樣對學校的教育質量產生間接影響。本文著重分析學校財務會計檔案管理工作中的重難點問題，從真實、準確、有效三個目標出發，提出改善學校財務會計檔案管理工作，優化管理效益的策略，為保障學校經濟業務安全，推動我國教育事業可持續發展奠定基礎。

關鍵詞 學校 財務會計檔案管理 問題 解決辦法

一、學校財務會計檔案管理中的重難點問題

（一）檔案信息漏洞

財務會計檔案的類型和內容十分多樣，涉及賬簿、財務報告、合同文件、發票、憑證等，由于檔案管理的流程繁瑣，相應的監督機制不完善，我國學校的財務會計檔案信息經常出現丟失、失真、造假等問題，存在嚴重的安全漏洞。絕大部分學校的財務會計檔案管理意識淡薄，未對相應工作給予充分的政策和資金支持，導致會計人員態度敷衍、執行力弱，容易出現工作失誤。部分學校在收集財務會計信息時，給會計人員過高權限，容易因人為原因造成信息被泄露、遺失和改動，干擾后續檔案管理工作的正常開展。學校在財務會計檔案的整理歸檔、借閱使用、清冊銷毀等方面尚未制訂明確的管理章程，會計人員根據自己的工作習慣和理解實施管理，容易因濫用職權而導致財務會計檔案信息失效。

（二）電算化程度不高

會計電算化有利于推進會計工作職能轉變，提升學校財務會計檔案管理工作的監督控制水平，實現會計檔案管理規范化。加快電算化進程是學校財務會計檔案管理的關鍵任務，然而我國學校長期忽視內部會計檔案工作，對改革會計工作的必要性認識不足，因此財務會計檔案管理的整體電算化程度不高。有些學校對電算化存在誤解，片面認為電算化就是用電腦保存和調取會計檔案，沒有重視具體操作規范的細化和人員技術培訓，無法體現會計電算化的作用。部分學校更新硬件設施，推行網上管理系統，但并未調整相應的會計檔案管理制度，電子檔案的保存、調取和利用規則不清晰，管理章程和管理目標不匹配。會計人員隊伍老齡化嚴重，工作方法呆板落后，業務能力和道德素養無法適應電算化背景下的財務會計檔案管理要求，制約學校財務會計檔案管理工作的發展。

（三）檔案利用不充分

財務會計檔案是會計分析的基礎資料，我國學校普遍存在財務會計檔案開發不充分，利用率低的問題。部分學校將財務會計檔案管理任務分派到財務部下轄的辦公室，這些會計人員不懂檔案信息技術和檔案知識，難以科學地完成檔案管理任務。除此以外，事實上目前學校對檔案價值的認識還停留在表層，多將財務會計檔案視為師生查詢經濟往來事項，核對工資、補貼、獎金、學費是否正確的證據，沒有將其納入到高校治理工作中，導致檔案的潛在價值大幅流失。檔案根據客體功效時間分為眼前價值和長遠價值，我國學校在財務會計檔案管理中只看到檔案在維護個人合法經濟權益、監督經濟活動上的作用，忽略其指導學校經濟決策和發展戰略的作用，檔案資源開發質量堪憂。

二、學校財務會計檔案管理工作的改進辦法

（一）完善檔案管理制度

科學、完整的規章制度是學校提高財務會計檔案管理效率的必然要求，面對層出不窮的檔案信息漏洞，首先要解決檔案管理過程中的缺陷。學校應完善財務部、審計部和檔案部間的檔案交接程序，編制移交清單，雙方部門負責人共同監交，當事人和監交人各自簽名、蓋章，并將蓋章日視為移交結果生效日。同時完善檔案管理制度，嚴格按照新修訂的《會計檔案管理辦法》分類檔案材料，推行查閱、復制實名制登記，每份檔案實行紙質和電子化雙備份，提高檔案信息的可靠性和安全性。依照《管理辦法》編制檔案管理操作手冊，貫徹落實到崗、責任到人的原則，防止會計人員以權謀私、推諉責任。

（二）全面推進信息化

學校應樹立檔案管理全局視野，加強財務會計檔案電算化建設，全面推進財務會計檔案管理信息化。應增加對硬、軟件的資金投入，創設校內局域網，在電子檔案管理系統中不斷開發新功能，例如電子發票導出、案卷查詢、賬務數據轉換、報表數據轉換、固定資產數據查等，實現案卷信息和電子核算數據間的關聯穿透查詢。應在學校財務部、審計部、檔案部間建立互通互聯的信息平臺，提供會計檔案查閱的網上申請窗口，便于有需要的人員快速獲得相關檔案資料，提高會計檔案管理的智能化程度。

（三）開發公共服務功能

新《會計檔案管理辦法》基本延長會計檔案的保管期限，意味著會計檔案資源價值的開發具備更健全的客觀條件。對此，學校應重視財務會計檔案的開發利用，由檔案部門牽頭發掘會計檔案在學校基礎建設、校史編撰、預算決算、招生教育等方面的作用。例如，可以將歷年的固定資產匯總檔案整理成冊，系統地評估學校固定資產規模和變化趨勢，以此判斷如何開展固定資產盤盈，為盤活學校資金提供科學借鑒。向各部門和學科組提供預算執行分析情況，便于教師了解學校經濟活動開展情況，主動開源節流。可以將食堂采購清單、支出、盈利情況等財務文檔公開展示在學校櫥窗欄和官網上，保證學校財務信息公開透明，提升師生對學校的信任度和認可度。

三、結語

財務會計檔案是學校檔案的重要組成部分，長期以來，學校會計檔案的管理效率和質量欠佳，無法為學校發展提供服務。應不斷完善檔案管理制度，加快檔案管理信息化進程，開發財務會計檔案的公共服務功能以提高其利用率，使學校的財務工作邁向新階段。

參考文獻：

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