現代企業辦公室管理工作的優化路徑研究

馬立茹

中圖分類號：F272 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2019）6-116-01

摘 要 本文圍繞現代企業辦公室管理的議題進行了分析論述，從辦公室管理工作的內涵入手，在分析現存問題的基礎上提出了如何進一步優化辦公室管理工作路徑，旨在促進辦公室綜合效能的提升，為現代企業提供更多的積極助力。

關鍵詞 管理工作 辦公室 優化

對于現代化企業而言，企業管理組織效能是否得到充分地發揮是企業軟實力的重要象征。在企業管理部門中，辦公室承擔著不容忽視的角色，是企業各部門的重要連接紐帶。在面臨日益激烈的市場環境的今天，如何更充分有效地發揮出辦公室的效能是現代企業管理工作的重要內容，也是每一位辦公室工作人員需要關注和思考的內容。

一、辦公室管理工作的基本內涵

如今，在市場新環境下，企業的辦公室管理工作也面臨新的標準和要求。對于辦公室部門及人員來說，辦公室管理工作既要做好行政性事物的管理工作，又要做好企業的人力資源調配、各部門各崗位員工的培訓、企業運維成本的管控、企業經營發展目標或任務的計劃分配等工作。可以說，如今的辦公室管理工作其內涵也隨著時代的變遷、隨著市場環境的改變而有了涵義上的延伸和擴展，已經不再僅僅局限于傳統的范疇。新時期內，企業的辦公室管理必須更加充分地發揮出組織協調性、計劃周全性、全局覆蓋性以及規范約束性，使企業的各項管理活動能夠順利、高效、有序的開展實施，推動企業短中期長期經營發展目標的逐一實現。

二、對辦公室管理工作問題的分析

當前，辦公室管理工作正處在轉型升級的過程中，必須對現有的問題進行梳理和分析，為制定可行高效的策略奠定基礎。

問題一：辦公室管理工作的綜合性沒有充分體現出來。隨著現代企業的發展壯大，業務分支越來越多，部門及人員數量也在增多，這些都加大了辦公室管理工作的難度。而辦公室管理起著重要的承上啟下、聯系左右且服務全局的作用。僅僅關注到有限的部門或人員，不能充分覆蓋到所有的相關部門及人員，就難以體現辦公室管理部門的聯系性，也就難以實現辦公室管理部門的協調功能和組織功能，在企業生產經營目標完成的過程中發揮的力量大打折扣。

問題二：辦公室管理工作在企業內部和外部交流溝通方面的橋梁作用發揮不盡人意。現代企業的市場越來越大，隨著企業業務走入國際市場，企業內部與外界的交流也不斷增多，在這一過程中，辦公室管理部門要具備內外交流溝通，創建良好橋梁的素質和能力。但是實際工作中，因辦公室管理制度、崗位職責以及人員素質技能等方面的因素，在企業內外交流溝通方面、收集市場前沿信息方面還做的不夠，辦公室管理工作不能與現代企業發展的實際需求相匹配。

三、優化與完善現代辦公室管理工作的具體對策

策略一：提升辦公室人員的技能標準。辦公室管理工作人員必須具備以下技能素質：一是具備高度的責任心，有良好的職業道德，能夠井然有序地完成各項繁瑣的工作，辦事嚴謹細致，日常工作作風求真務實；二是有較強的學習能力，注重自我學習，重視自我素質提升，能跟上企業和時代發展的腳步；三是具備多學科多專業知識和素養，面對日益多元化的經營業務，工作人員要在具備基本專業理論的基礎上拓展相關學科的知識技能，以多維度的知識素養來要求自己，在日常工作中發揮出復合型辦公室人才的優勢。

策略二：善于借助先進的技術設施和軟件來提升辦公室管理工作的效率。企業對市場變化做出調整和反應的速率是決勝市場的關鍵所在，這一點反應在辦公室部門的工作中需要相關人員以更高效的工作效率來應對和處理各種事項和工作。信息技術、網絡技術以及數據技術的快速更迭為辦公室管理工作帶來了福音，借助這些新技術新設備，構建自動化、網絡化、信息化、數據化的辦公室管理平臺成為提高辦公室管理工作效率的便利途徑。一方面企業應加大資金投入，加快完善和升級辦公室管理的硬件設備設施，另一方面，完善和優化辦公室軟件系統，結合企業的實際生產經營業務和管理組織體系，不斷推動辦公室管理軟件系統的優化提升，大大降低人為操作的失誤率，提高信息傳輸效率，降低企業管理的成本，推動企業管理工作效率的提升。

策略三：優化辦公室管理組織結構。針對企業舊有的辦公室管理組織冗余的現象對管理組織結構進行優化和精簡。可以積極借鑒互聯網科技公司管理組織結構扁平化、彈性化、靈活化的特點，學習科技型企業的先進管理組織理念和成熟的應用經驗，在本企業內部推行試用，總結優點和缺陷，不斷修正完善，形成符合本企業特點的管理組織基因，激發出企業管理部門更多的生機和活力，提高企業的整體創新力，推動企業加快走上現代化科學化的管理道路。

四、結語

新形勢下，企業辦公室管理工作面臨新標準和新要求。辦公室管理部門及工作人員應積極轉變觀念和策略，提升辦公室管理水平，以新的姿態和新的面貌迎接新的挑戰，發揮出辦公室越來越多的綜合效能，推動企業順利完成升級轉型。

參考文獻：

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