大數據時代對檔案現代化影響和要求

邢寶石

摘 要：隨著信息化技術的發展，人們逐漸進入到大數據時代。在這個歷史背景下，隨著人們收集、利用數據的方式產生了改變，人們的思維模式也隨之改變。而關于事業單位的檔案管理工作也要緊跟時代的潮流，轉變自身的工作模式，從而適應新時代的發展。本文將簡要的在大數據時代背景下對檔案現代化的影響作出探究。

關鍵詞：大數據時代;檔案現代化;影響

目前，世界已經進入了大數據時代，在這樣的時代里，數據源源不斷的產生，所以誰能夠在競爭中掌握更多的信息，誰便能取得優勢。同時，事業單位的檔案管理工作，也跟隨產生了變化，因此如何利用大數據來進行檔案管理工作，成為檔案管理部門需要面對的問題。

1 檔案管理的歷史

1.1 檔案管理的概念

上世紀中期人們進入信息社會，而信息則成幾何倍數的增加。面對龐大的信息，人們采取了各種策略。近些年來，根據它的特征，大數據一詞，躍入人們的生活。通常來講，大數據有四個特征。第一、數據的樣本多，體量大。第二、數據的種類多，例如文本、圖、音視頻等。第三、數據內容的價值密度低。第四，數據的處理速度快。

2 大數據時代對于檔案現代化管理的影響

2.1 檔案概念的泛化

檔案轉變的過程中，對于信息化技術持于敏感狀態，而對于新技術的追求，有可能給檔案化管理帶來積極的或者是消極的影響。

檔案的基本概念以及本質是學習檔案學的基本要求。一般來講，“原始記錄性”屬于檔案的基本屬性。雖然在現如今，出現了“電子檔案”，但是在文檔的收集、保管等過程中，依然使用著傳統檔案的方法。在紙質時期，因為信息保存的代價問題，所以要保存具有較大價值的信息資源。這種方法在紙質時代是可用且合理的。雖然大部分信息擁有“原始記錄性”，但是因為單位的信息價值有限，所以不能夠作為“檔案”進行保存，例如，顧客購物的記錄等。

但是在大數據時代，因為存儲的成本降低，所以傳統不能夠儲存的信息，現如今都可以保存下來。當這些價值低的數據，匯聚成PB級別時，便能夠深入探析其中的價值。例如，在商城中，通過研究人們在商城行走路線等，便可以以此來設計商品的布局。

通常來講，研究者，將檔案歸位某一事件結束后所整理的文件，而且將檔案分為了小的信息單元。而在信息化時代，記錄便成了檔案。通過數字化的記錄，一旦形成就難以刪除。電子記錄，廣泛的用于對于戶籍的管理，稅務管理。信息化時代能夠將每一個記錄都轉成檔案。這些單位都會成為一個檔案的整體。但是在大數據時代，存在著泛化的問題，需要引起人們的關注。

2.2 解決檔案信息化難題

檔案管理工作不論是對于個人還是整個企業，屬于是一種基礎工作。但是對于檔案管理工作，長期以來，不僅對于資金的投入過少，而且有關領導還不夠重視。而財政相應的投入資金，能夠使檔案工作獲得良好的收益。相比較來說，傳統的檔案整合工作對人力的資源消耗巨大，但是，在大數據時代，只要擁有良好的計算機基礎，便能夠對不同的信息進行存儲，并從中篩選出來有用的價值。

但是企業內部，長時間都沒有對檔案信息化制定明晰的方案。通常來講，人們認為歸檔數字化的目的只是為了保護檔案，而制作的數字化副本，或者是為了實現信息共享而采用的數字化。這種對于檔案信息化的認知能力，不僅僅只是局限于傳統的工作方法，而且對于信息化資源的整合的價值重視不足。因此，客觀的對歸檔信息化進行認知，并使其產生一定的效益，是歸檔利用的關鍵所在。

一般來說，大數據分析，不是檔案管理人員的專長，但是，現如今，通過大數據分析來進行檔案工作是當下的價值所在。只有抓住時代的腳步，才能夠使檔案工作不被邊緣化。

2.3 對于電子文件工作產生影響

雖然電子文檔的管理規范已經頒布，但是很多檔案工作者依然不愿意使用電子歸檔。某些檔案工作管理者認為，電子文件對于檔案的界定過于模糊，從而不愿意使用。根據《大數據》時代指出，有三種公司在大數據的價值鏈上。分別是基于思維、技能以及基于本身的三個類型的公司。基于數據的公司，雖然收集大量的信息，但是可能不具有提取數據價值的能力，所以檔案管理工作應該重視電子文件的保存工作。在大數據時代，數據是企業競爭的主要優勢。所以不論是采用那種方式，檔案管理部門都應該將深入的對數據進行收集和挖掘。

在大數據時代，不僅僅要求數字化。現如今，電子文件元數據研究主要研究數據的真實性、安全性等。這對于電子文件的開發來講還遠遠不夠。目前，許多部門對于紙質檔案的處理產生文件格式混亂等情況，而對于電子文件片面的設置了保障措施，從而使技術的復雜性得到增加。這都將成為數據開發的障礙。

3 結束語

隨著信息化技術的發展，人們進入了大數據時代。信息化時代，改變了人們的生活方式。而檔案信息是社會信息資源的重要部分，其未來也將跟隨大數據進行發展。所以不論是個人，還是企業，都應該迎接這次挑戰，促進檔案事業的發展。

參考文獻

[1]陳明潔.大數據時代對檔案現代化影響和要求[J].檔案管理，2016，（6）：48-49.

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