邢寶石
摘 要:隨著信息化技術的發展,人們逐漸進入到大數據時代。在這個歷史背景下,隨著人們收集、利用數據的方式產生了改變,人們的思維模式也隨之改變。而關于事業單位的檔案管理工作也要緊跟時代的潮流,轉變自身的工作模式,從而適應新時代的發展。本文將簡要的在大數據時代背景下對檔案現代化的影響作出探究。
關鍵詞:大數據時代;檔案現代化;影響
目前,世界已經進入了大數據時代,在這樣的時代里,數據源源不斷的產生,所以誰能夠在競爭中掌握更多的信息,誰便能取得優勢。同時,事業單位的檔案管理工作,也跟隨產生了變化,因此如何利用大數據來進行檔案管理工作,成為檔案管理部門需要面對的問題。
1 檔案管理的歷史
1.1 檔案管理的概念
上世紀中期人們進入信息社會,而信息則成幾何倍數的增加。面對龐大的信息,人們采取了各種策略。近些年來,根據它的特征,大數據一詞,躍入人們的生活。通常來講,大數據有四個特征。第一、數據的樣本多,體量大。第二、數據的種類多,例如文本、圖、音視頻等。第三、數據內容的價值密度低。第四,數據的處理速度快。
2 大數據時代對于檔案現代化管理的影響
2.1 檔案概念的泛化
檔案轉變的過程中,對于信息化技術持于敏感狀態,而對于新技術的追求,有可能給檔案化管理帶來積極的或者是消極的影響。
檔案的基本概念以及本質是學習檔案學的基本要求。一般來講,“原始記錄性”屬于檔案的基本屬性。雖然在現如今,出現了“電子檔案”,但是在文檔的收集、保管等過程中,依然使用著傳統檔案的方法。在紙質時期,因為信息保存的代價問題,所以要保存具有較大價值的信息資源。這種方法在紙質時代是可用且合理的。雖然大部分信息擁有“原始記錄性”,但是因為單位的信息價值有限,所以不能夠作為“檔案”進行保存,例如,顧客購物的記錄等。
但是在大數據時代,因為存儲的成本降低,所以傳統不能夠儲存的信息,現如今都可以保存下來。當這些價值低的數據,匯聚成PB級別時,便能夠深入探析其中的價值。例如,在商城中,通過研究人們在商城行走路線等,便可以以此來設計商品的布局。
通常來講,研究者,將檔案歸位某一事件結束后所整理的文件,而且將檔案分為了小的信息單元。而在信息化時代,記錄便成了檔案。通過數字化的記錄,一旦形成就難以刪除。電子記錄,廣泛的用于對于戶籍的管理,稅務管理。信息化時代能夠將每一個記錄都轉成檔案。這些單位都會成為一個檔案的整體。但是在大數據時代,存在著泛化的問題,需要引起人們的關注。
2.2 解決檔案信息化難題
檔案管理工作不論是對于個人還是整個企業,屬于是一種基礎工作。但是對于檔案管理工作,長期以來,不僅對于資金的投入過少,而且有關領導還不夠重視。而財政相應的投入資金,能夠使檔案工作獲得良好的收益。相比較來說,傳統的檔案整合工作對人力的資源消耗巨大,但是,在大數據時代,只要擁有良好的計算機基礎,便能夠對不同的信息進行存儲,并從中篩選出來有用的價值。
但是企業內部,長時間都沒有對檔案信息化制定明晰的方案。通常來講,人們認為歸檔數字化的目的只是為了保護檔案,而制作的數字化副本,或者是為了實現信息共享而采用的數字化。這種對于檔案信息化的認知能力,不僅僅只是局限于傳統的工作方法,而且對于信息化資源的整合的價值重視不足。因此,客觀的對歸檔信息化進行認知,并使其產生一定的效益,是歸檔利用的關鍵所在。
一般來說,大數據分析,不是檔案管理人員的專長,但是,現如今,通過大數據分析來進行檔案工作是當下的價值所在。只有抓住時代的腳步,才能夠使檔案工作不被邊緣化。
2.3 對于電子文件工作產生影響
雖然電子文檔的管理規范已經頒布,但是很多檔案工作者依然不愿意使用電子歸檔。某些檔案工作管理者認為,電子文件對于檔案的界定過于模糊,從而不愿意使用。根據《大數據》時代指出,有三種公司在大數據的價值鏈上。分別是基于思維、技能以及基于本身的三個類型的公司。基于數據的公司,雖然收集大量的信息,但是可能不具有提取數據價值的能力,所以檔案管理工作應該重視電子文件的保存工作。在大數據時代,數據是企業競爭的主要優勢。所以不論是采用那種方式,檔案管理部門都應該將深入的對數據進行收集和挖掘。
在大數據時代,不僅僅要求數字化。現如今,電子文件元數據研究主要研究數據的真實性、安全性等。這對于電子文件的開發來講還遠遠不夠。目前,許多部門對于紙質檔案的處理產生文件格式混亂等情況,而對于電子文件片面的設置了保障措施,從而使技術的復雜性得到增加。這都將成為數據開發的障礙。
3 結束語
隨著信息化技術的發展,人們進入了大數據時代。信息化時代,改變了人們的生活方式。而檔案信息是社會信息資源的重要部分,其未來也將跟隨大數據進行發展。所以不論是個人,還是企業,都應該迎接這次挑戰,促進檔案事業的發展。
參考文獻
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