新時代事業單位檔案管理創新模式探析

王海成

中圖分類號：G271 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2019）6-119-01

摘 要 隨著時代的發展，事業單位的檔案管理面臨著新的機遇與挑戰，此篇文章針對事業單位面臨的檔案管理問題，提出創新的解決方法。創新模式下的管理有多個監督主體，可以相互制約，以保證事業單位有牢固的地基，可以穩步發展。

關鍵詞 新時代 事業單位 檔案管理 創新模式

一、當今事業單位檔案管理面臨的挑戰

（一）檔案工作的重視程度不夠

有些事業單位的員工認為檔案管理就是抄抄寫寫，有適當的記錄便可，不用費心盡力的將檔案內容豐滿化、精確化，導致檔案的雜亂無章與無案可查。但他們不知道檔案的重要性，一個事業的檔案就相當于一個事業單位的歷史，記錄了這些年事業單位發生的大小事件：同時，事業單位的檔案應該也是后背可以借鑒的寶藏，后輩可以通過查閱資料，汲取其中前輩的工作經驗，應用在自己的工作中。所以對檔案的重視程度十分重要。

（二）檔案管理人員工作態度不好

很對事業單位的員工對自己管理檔案的工作不滿意，于是就抱著應付的工作態度，不及時更新檔案，不對檔案室進行定時的打掃清理，導致一部分檔案因為環境的因素被毀，以至于這部分檔案到最后無案可查，這對事業單位的負面影響很大。

（三）檔案更新不及時

檔案的更新不及時或緩慢，會導致一些檔案的丟失或因不及時而忘記，最后無案可查，導致單位的檔案雜亂無章或不完整。

二、事業單位檔案制度設置原則

（一）規范化

工作人員必須嚴格按照國家標準進行檔案管理，但這也并不是一成不變的，各個單位可根據自身檔案重要的程度制定不同的標準，制定符合自己單位的標準。檔案管理人員也應該嚴格按照這個標準執行檔案管理，不宜自己私自按喜好進行檔案管理，這是一種不稱職的表現，一經發現嚴格查處。

（二）明確職責

應該建立檔案管理機構和檔案管理檢查機構，檔案管理機構的職責是對檔案進行及時的錄入、更新、檢查等，而檔案管理檢查機構的主要職責就是對檔案管理人員的行為及工作能力進行評估，制定明確的管理制度，約束工作人員個人行為以及工作態度，從而提升自身修養以及工作效率。事業單位的所有成員也都應履行自己的監督權，發現問題及時上報，以確保事業單位的最小損失。事業單位也應對舉報的工作人員設置一定的獎勵，讓每個人都遵守自己的工作準則，都有一顆監督的心。

（三）動靜結合

事業單位的制度也并不是一成不變的。隨著時代的進步與發展，事業單位的各項制度當然也要隨形式的改變而進行適當的相應調整。檔案部門也應積極學習一些先進有效的檔案管理方法，并結合事業單位內部情況，不斷完善檔案工作制度使事業單位的檔案管理工作更上一層樓。

三、新時代下檔案管理的新模式

（一）設立有效的督查部門

檔案管理在事業單位十分重要，但是，有一些工作人員的不重視會使檔案得不到較好的保存，這樣可能會給事業單位造成不必要的損失，所以對檔案管理人員的監督就顯得尤為重要。可以設立監督部門，定時對檔案管理人員的工作進行檢查。并且不定期進行考核，考核檔案管理人員的實際工作情況，對檔案的更新速度進行測試，避免因為工作人員的疏漏而造成損失。也還能設立單位外的特殊檢查組，“微服私訪”對檔案處進行不定期檢查，確保檔案管理工作的有效完成。

（二）計算機管理

隨著時代的進步與發展，計算機已經成為人們生活中不可獲缺的一部分，應用計算機進行管理可能會更加智能化。把紙質的檔案數據錄入計算機中，會更容易保存、查詢，且更不容易因為一些外界因素被毀掉，這樣人們查找檔案也會更加方便。電子檔案的使用是新時代檔案管理必經的一個步驟，每個事業單位的檔案管理工作都應當努力朝著此方向發展，這樣才能使檔案更好的服務于自己。

（三）建立培訓機制

檔案管理人員的素質十分重要，所以要定期對檔案管理人員進行培訓，這樣可以提高檔案管理人員的專業技能，更好的管理檔案。當然，計算機技術也是檔案人員培訓中必不可少的一部分，邀請專業的導師或教授對檔案管理人員進行系統的培訓，并向他們宣講檔案管理的重要性，讓他們在檔案管理時富有責任心。

（四）在全單位宣傳檔案管理的重要性

因為檔案管理工作的重要，所以檔案管理同樣需要全單位的配合。在全單位宣傳可以讓檔案管理員的工作更加簡單，同時也讓全單位人員一起監督檔案管理人員，這樣也會提高檔案管理人員的工作質量，只有他們更加盡職盡責，檔案管理工作才會越來越好，單位才會更有條不紊的發展。

（五）事業單位領導對檔案管理的重視

員工的重視要以領導為榜樣，只有領導的足夠重視，員工才會重視。所以，需要領導以身作則，帶領員工共同重視檔案管理，最好能多關心檔案管理員的日常工作，在發現問題時，及時向檔案管理員說明，在監督他們的同時體諒他們，相信他們，和他們共同進步，為事業單位打造一套完美的地基。

四、結語

檔案是一個事業單位的歷史，是一個事業單位的地基。萬丈高樓平地起，檔案管理對于一個事業單位真的十分重要，所以需要意義的新的模式來促進檔案管理工作的進行與發展。不僅要領導的支持、同事的幫助，更需要的也是自身過硬的素質和一心為單位的責任心，當然還需要借助當代的先進設備，這樣檔案管理才會更好的發展。

參考文獻：

[1]曹燕.新時期事業單位檔案管理創新思路的思考[J].中外企業家，2019（11）.

[2]姜松竹.關于事業單位檔案管理創新思路的探討[J].辦公室業務，2018（18）.