建設工程檔案管理創(chuàng)新方法探討

趙丞

摘? ? 要：建筑工程的廣泛開展為社會的發(fā)展提供強大支持，對于建筑工程來說，其不僅要關注施工的進行，還需要對檔案管理工作的開展高度重視，這是由于檔案資料不僅記載著工程開展情況，是建設項目的核算的依據(jù)，同時也是城市發(fā)展和規(guī)劃的見證。以往的建設工程檔案管理雖然可以保證工作質量，但是在建設工程規(guī)模不斷擴大、項目逐漸增多的背景下，檔案管理依然需要不斷改進，實現(xiàn)管理方法的創(chuàng)新。本文對工程建設項目檔案管理創(chuàng)新的意義概述，并分析如何進行工程檔案管理的創(chuàng)新，希望對檔案管理工作有所幫助。

關鍵詞：建設工程;檔案管理;創(chuàng)新;探討

1? 引言

項目檔案可以真實的反映建設工程的開展情況，是對建設施工環(huán)節(jié)的真實記錄，所以檔案工作需要貫穿于整個工程建設的各個環(huán)節(jié)，同時檔案內容也會對最后的工程驗收起到影響，因此建設單位需要加強重視力度。在城市化不斷推進的背景下，建設工程也更加多樣化、施工內容也趨于復雜化以往檔案管理工作中存在的弊端也開始顯現(xiàn)出來。因此，對建設工程的檔案管理工作提出了更高的要求。各城建部門需要結合工程實踐，不斷的創(chuàng)新和完善建設工程檔案管理工作，以此提升檔案管理工作的質量。

2? 工程建設項目檔案管理創(chuàng)新的意義

2.1? 建設工程檔案是工程重要的組成部分

建設工程檔案自工程項目立項審批就已經產生，其伴隨著工程的施工而逐漸產生并且完善，因此建設工程檔案和工程項目密不可分，在工程開展之初，需要檔案管理部門做好工程檔案管理工作，比如施工材料信息、材料出廠合格證明、各類建材的抽檢記錄等，進而確保材料符合施工要求。同時，對材料使用的用量、配比等數(shù)據(jù)也要詳細記錄，以上都是工程建設的重要依據(jù)，是實現(xiàn)工程竣工的重要保證[2]。

2.2? 建設工程檔案是工程質量的真實反映

在科技不斷發(fā)展的今天，在審核工程質量的手段上也愈加規(guī)范化、科學化，當前的建設工程已經推行精細化管理，對工程項目質量的評定也推出了相應的評價體系，同時評價體系也在不斷完善，當前的評價體系不再是主觀的根據(jù)建設進度和效果評定，而是以圖紙、數(shù)據(jù)為基礎打造的體系標準。同時，工程的施工和竣工審核也要以完整的檔案資料為依據(jù)，并且對指標做量化分析，以此對建設工程的質量做出綜合的評價。因此，建設工程檔案可以真實、直接的反應出工程質量相關部門在評價工程項目時必須將工程檔案作為主要評定依據(jù)[3]。

2.3? 建設工程檔案管理是保證工程質量的重要手段

工程建設項目自立項之初就要整理和歸納與建設相關的資料，并且貫穿與整個建設項目之中，其中包括：a立項;b審核;c報價;d設計;e各項支出;f施工流程;g所用設備、材料，這些內容需要項目管理單位明確對施工單位提出，使施工單位切實做好工程檔案的管理工作，樹立高度的責任意識。具體說來：在工程檔案管理中要有專人負責，項目管理單位需要定期對檔案工作開展情況指導，在工程竣工后要及時做好檔案預驗收，以保證檔案質量滿足驗收要求，便于進行竣工驗收，最終將完整、詳實的檔案上交到檔案管理部門。開展檔案管理工作的重要意義還在于可以減少隱性失誤，起到查漏補缺的作用，并且減少糾紛，有效預防發(fā)生工程事故。

3? 如何進行工程檔案管理的創(chuàng)新

3.1? 加強檔案管理意識，提高檔案管理人員素質

以往由于部分施工單位領導檔案管理意識缺乏、施工隊伍流動性大等原因，導致檔案管理力度不足，文件流向不清、資料不齊，甚至存在竣工之前的查找和補全資料，為改善這種情況，實現(xiàn)需要施工單位的領導對檔案管理工作重視，對檔案管理部門的工作開展提出高要求，要求個部門加強對檔案管理工作的支持，并且通過會議、宣傳欄等傳輸檔案的重要性和加強檔案管理的法制教育，使檔案管理人員融合全新的工作理念。此外，施工單位要在人員錄用上嚴把關，為檔案管理部門配備專業(yè)的人員，對業(yè)務能力和職業(yè)素養(yǎng)進行全面的考核，并且定期對檔案管理人員進行考核，加強法律和法規(guī)的教育，鼓勵檔案管理人員多掌握土建、水、暖、電等相關的知識，這樣可以不斷提升檔案管理工作的效率[4]。

3.2? 確保檔案的真實和完整性，滿足工程建設要求

工程檔案作為工程質量檢測的重要和依據(jù)，需要檔案管理人員在工作中保證檔案的真實性和完整性，不僅要采集到原始數(shù)據(jù)作為紙質憑證，還要做好電子備份，以免相關文件資料的丟失，在檔案管理部門要對不同類型的檔案分類擺放，定期收錄，要保證檔案資料的真實可靠。由于工程建設具有長期性、持續(xù)性的特點，要在工程的以下三個階段對資料和數(shù)據(jù)的采集、文件整理、系統(tǒng)錄入都要保證檔案資料可以成為工程建設的有利佐證，其中包括：a工程準備階段;b工程施工階段;c工程竣工階段。

3.3 打造網絡化管理體系，提升檔案管理的工作效率

首先，檔案管理部門要建立電子文檔數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)。在信息時代下，建設工程的每一項管理工作都離不開先進的技術支持，對于檔案管理這項需要搜集、整合大量信息的工作更是如此。電子文檔數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)涵蓋大量的工程數(shù)據(jù)、建設項目多樣，可以極大的提升檔案管理工作效率，其打造和正常運行離不開高素質的信息管理人才，需要在工作中確保數(shù)據(jù)的安全，防止信息的泄露。其次，要組織建立和利用內部局域網。建設工程的檔案管理部門在網絡環(huán)境下可以構建局域網，檔案管理人員在信息的上傳和檢索中可以提升檔案管理質量，同時還可以便于相關部門的查閱。同時，檔案管理部門要改變傳統(tǒng)工作模式，建立電子文件自動上傳窗口，進而檔案館服務器的歸檔效率。最后，在網絡環(huán)境下，信息反饋更加及時，并且各個工程建設的檔案管理部門之間聯(lián)系更加密切，未來也會進一步加強信息資源的共享，這對于檔案管理工作的開展以及建設事業(yè)的進步都大有益處[5]。

3.4? 加強對電子檔案的歸檔，提升檔案管理信息的準確性

首先，要增強歸檔意識。當前的建設工程檔案管理普遍采用信息技術加強檔案管理，在進行電子歸檔時主要是利用數(shù)字信息技術作為存儲方式。檔案管理人員要加強和信息部門的配合，讓各個部門都意識嚴格遵守電子檔案的歸檔規(guī)范，這樣也更加便于工作的開展。其次，要做好電子公文的收集和歸檔。建設工程單位要設立電子公文歸檔模塊，全程監(jiān)控電子公文流轉過程，依據(jù)《黨政機關電子公文元數(shù)據(jù)規(guī)范》的相關要求對數(shù)據(jù)進行采集，以確保電子公文內容齊全，滿足歸檔要求。最后，要利用好多媒體檔案歸檔。建設工程檔案管理中可以制訂照片、音頻、視頻等多種類別多媒體電子檔案數(shù)據(jù)的歸檔標準，進而提升歸檔效果。

4? 結束語

綜上所述，檔案管理工作在當前的工程項目中具有重要作用，其不僅可以推動工程建設良好的開展，減少施工中出現(xiàn)的問題，進而保證良好的工程效益。因此，加強檔案管理意識，提高檔案管理人員素質，并且確保檔案的真實和完整性，滿足工程建設要求。此外，還要打造網絡化管理體系，提升檔案管理的工作效率。在今后的社會發(fā)展中，工程建設項目檔案還會持續(xù)發(fā)揮更大的作用，需要實現(xiàn)對檔案管理不斷創(chuàng)新。

參考文獻：

[1] 彭麗明.建設工程檔案管理創(chuàng)新探討[J].城建檔案，2018（3）：25～26.

[2] 潘霞.建設工程檔案管理創(chuàng)新探討[J].居業(yè)，2018，130（11）：155+157.

[3] 邢月鵬.建設工程檔案歸檔管理創(chuàng)新路徑研究[J].卷宗，2017（26）.

[4] 謝艷.工程建設項目檔案管理創(chuàng)新的建議措施[J].城建檔案，2017（6）：49～50.

[5] 陳錦清.公路工程檢測檔案信息化管理創(chuàng)新方法研究[J].企業(yè)文化旬刊，2016（5）：44～46.