淺析高校教學秘書工作中存在的問題和解決方案

摘 要：高校教學秘書作為二級學院的教學與教務管理崗位，是連接學校教務部門與二級學院的橋梁。目前，各個高校正在堅持不懈的推進教學改革，而教學秘書正是教學改革最基礎的執行者，在教學改革中發揮的作用不容忽視，其承擔的工作越來越多，工作中存在的問題也隨之爆發出來，為了提高工作效率，不斷完善教學秘書的工作，并使得教學秘書的工作有規律可循，解決這些問題就顯得尤為重要。文章在淺析教學秘書工作中存在的問題的基礎上，結合實際，提出解決方案，為規范教學秘書的工作提供一定的依據。

關鍵詞：教學秘書;教學管理工作;問題;解決方案

教學秘書在學校和二級學院教學管理工作中發揮著不可替代的作用，在日常工作中，由于教務系統的欠缺，溝通不暢，培訓缺失，職責界定不明確，激勵機制不完善，長期被忽視等等問題，導致了教學秘書工作積極性低，成就感低，工作倦怠和崗位流動性大等很多問題，這些問題嚴重影響了教學管理工作的順利進行。

第一，教務系統的欠缺：教務系統作為教學秘書工作的重要工具，其完善程度，操作的方便程度，契合實際工作需要的程度等等就顯得尤為重要。甚至可以說，教學秘書工作的效率很大程度上依賴于教務系統的完善程度。目前，很多教務系統在教務人員端口的排課、考務安排，畢業生學分清查、學生學籍信息查詢，學生端口的成績查詢，課表查詢等功能越來越完善，也在不斷的改進當中，但是，還是存在很多的問題，很多功能看似完善，但是缺乏可操作性;有些功能是固定的，缺乏針對性，無法針對具體學校的特殊需求進行設置等等，這些不完善使得原本可以由系統操作完成的工作需要教學秘書的人工統計完成，直接導致了教學秘書工作效率的低下，也大大增加了教學秘書的工作量。

第二，各個部門，各個角色之間存在溝通不暢的問題：學校教務部門與教學秘書之間，學生與教學秘書之間，教師與學校教務部門之間的溝通問題，也給教學秘書的工作帶來了很多的困難。由于學生與二級學院教學秘書一般不直接接觸，學生的問題大多都是通過輔導員反應給教學秘書，教學秘書再根據輔導員的反應處理問題，那么在這個過程中就會出現信息失真，信息不對稱的問題，直接影響最后問題處理的效果;相同的，二各級學院教師與學校教務部門之間也不直接接觸，教師的多數問題是通過教學秘書向學校教務部門反映的，這樣，也存在信息在傳遞過程中的誤差。

第三，崗前培訓和相應技能培訓的缺失：為了降低辦學成本，很多學校會省去教學秘書的崗前培訓這一環節。但是，眾所周知，教學秘書的工作內容繁瑣且具有一定的專業性，涉及到排課、重修安排、學分清查、畢業設計的安排等等多項專業性較強且重要的工作，而且很多教學秘書所學的專業知識與崗位并不匹配，如果不進行專門的崗前培訓，直接進入崗位工作，會讓新人在剛上崗時無從下手，問題百出?？梢哉f，崗前培訓和相應技能培訓的缺失是導致教學秘書業務能力偏低的重要原因。而且，很多學校在上一任教學秘書辭職與新教學秘書到崗前這段時間，會選擇找一個從事其它不相干工作的人員來臨時頂崗的做法，但是這種做法會增加工作交接過程中的問題，使得工作得不到一個很好的銜接。

第四，教學秘書崗位職責界定不明確：在很多高校的二級學院，并沒有設立行政秘書一職，學院教學秘書除了要承擔教學管理的相應職責外，還要處理學院人事、財務、工會甚至黨務等等的相應事宜，如果二級學院的規模較小，教學秘書可以作為綜合秘書，處理學院各種性質的事務，且不會影響工作的進程和效率;但是，很多二級學院的規模相對較大，學生數目和教師數目較多，那么，學院所有性質的事宜都由教學秘書一人承擔，或者設立了行政秘書等相關的崗位，但是各個崗位的職責劃分不清晰，很多情況下，教學秘書還需承擔本職以外的工作，這就影響了教學秘書完成本職工作的及時性和質量。同時，相關規章制度不健全的高校不在少數，很多高校即便有相應的規定，但是在執行的過程中，依然會出現背離規章制度，不切實際地一味給教學秘書增加不相關的臨時工作的現象。

第五，對教學秘書的激勵機制不完善：普遍來講，各個高校的教學秘書都有研究生的學歷，大多數教學秘書都希望能夠有更高層次的發展，能有更為多元化的選擇，而不僅僅止于教學秘書的工作。但是很多高校忽視了教學秘書真正的需求，對教學秘書的職業生涯規劃不夠重視，很多高校對教學秘書缺乏評價機制，激勵機制也不夠完善，無法激發教學秘書工作的積極性和主動性，容易滋生工作倦怠的習性。對教學秘書的激勵機制不完善也是導致教學秘書流動性大的主要原因，人員流動性大又進一步影響了工作銜接的流暢性。

各個高等院校應該引起重視，在分析出問題的基礎上，有針對性地采取措施，提高教學秘書工作的熱情，提高工作效率，保證教學秘書工作的質量，以保證學校的教學質量。針對以上問題，結合自身實際的工作經驗，文章制定出相應的解決方案，希望對教學秘書工作中問題的改進有所幫助：

第一，與教務系統開發商緊密聯系，在實踐工作中不斷完善教務系統，以便使教務系統更加契合學校的實際使用。在購買了相關的教務系統以后，不能就此終止與系統開發公司的聯系，在使用過程中，一旦發現系統的不足之處，應立刻與系統開發公司聯系，及時彌補系統的不足;同時，在系統初始功能的基礎上，在工作當中如果有新的功能需要開發，但是系統尚未具備該項功能時，應與系統開發公司商議協調開發新的功能，使系統功能越來越完善，越來越貼近實際需求。這樣，可以使得很多原本需要人工完成的簡單而繁瑣的工作由系統來完成，在保證工作的效率和質量的同時，減輕了教學秘書的工作壓力。

第二，針對溝通障礙的問題，可以減少溝通過程中的中間環節，讓反應問題一方直接與解決問題一方聯系，以便減少溝通中存在的問題。學生普遍存在的教學教務問題，可以由輔導員統計，再向教學秘書反應來統一解決，這樣可以批量來解決問題，降低工作的重復性，提高工作效率;但是個別學生的具體問題，應該由學生自己向教學秘書反應，不必再通過輔導員，因為如果只是學生個體存在的問題，學生可以根據自己的時間和問題的緊迫性，有選擇地跟教學秘書聯系來解決問題，這樣，就避免了由輔導員傳話的信息失真的問題，減少了中間環節，也提高的解決問題的效率。同樣的，二級學院教師遇到的普遍性的問題可由教學秘書統一向教務處反應，個別教師的特殊問題則應該由教師個人向教務處反應，這樣，既可以保證教師的普遍問題得到批量處理，避免了教務處反復處理相同問題的情況，也可以使特殊問題得到及時解決。

第三，無論是公立院校，民辦院校還是獨立院校，對于教學秘書的崗前培訓是必不可少的。即使沒有必要進行統一的崗前培訓，那么在教學秘書上崗之前，也應該有專人對其進行培訓，包括教務系統的使用、排課的程序、學分的核查、實踐教學的安排、教學工作量的核算等等。如果遇到教學秘書臨時辭職的情況，來不及進行崗前培訓，也必須有相關人員帶領新教學秘書一邊熟悉工作一邊進入工作狀態，以減少工作的失誤。

第四，建立健全相應的規章制度，使教學秘書的工作有章法可依。明確規定教學秘書的工作職責，工作內容和相應的獎勵與懲罰機制，明確劃分出教學管理工作與行政工作之間的界限，減少教學秘書工作沒有主次，不分輕重的現象。制定了規章制度之后，就一定要嚴格執行，在出現臨時任務時也應該綜合考慮各個崗位的工作量再進行任務分配，不可出現一味分配給教學秘書臨時工作的情況。

第五，增加對教學秘書的激勵方式。例如，相關專業的職稱評定、提供轉為專職教師崗的機會、升職、加薪、培訓學習的機會等等;尤其是職稱的評定和轉為專職教師崗的機會對提高教學秘書的工作熱情有極為關鍵的作用。甚至可以讓教學秘書與其他相應的崗位進行輪崗，增加工作的多樣性，調動教學秘書工作的積極性和成就感，減少人員流動，由此可以減少由于新舊人員銜接過程中的工作斷層。

總之，教學秘書的工作具有一定的專業性，工作量大且工作繁瑣，對保證學校教學管理工作的順利進行起到至關重要的作用。學校應該對教學秘書的工作和其自身的發展給予足夠的重視，幫助教學秘書不斷改進工作，提高教學秘書的成就感和滿意度的同時，關注教學秘書職業生涯的發展，使教學秘書與學校共同進步，共同發展。

參考文獻

[1] 顏培玉.淺析高校教學秘書的工作現狀及改進策略[J].輕工科技，2019（35）.

作者簡介：李竹梅，女，云南大理人，2015年研究生畢業于延邊大學，昆明理工大學津橋學院，研究方向：企業管理。