企業檔案管理創新與服務模式研究

【摘要】在企業針對整體展開管理時，最為關鍵的一部分就是對于檔案的實際管理。因為在企業檔案中蘊含的不僅是企業的核心數據，也蘊含了企業在經營時所有的信息資料，因此，企業檔案對于企業的整體發展而言有著至關重要的作用。基于此，在本篇文章中先針對企業檔案管理中存在的主要問題展開全面研究，進而提出企業檔案的管理與服務模式的創新措施，旨在為企業檔案工作提供參考幫助。

【關鍵詞】企業檔案 ?管理創新 ?服務模式

目前，我國在社會發展與科技研發方面的速度一直處于不斷加速的狀態，這就導致如今時代已經徹底轉變為信息化時代，在這種信息化時代下，也開始逐漸出現諸多問題，例如企業中的檔案部門。檔案部門主要是儲存企業發展過程中的所有信息數據，如果檔案部門沒有跟上如今時代的發展腳步，就非常容易出現處理效率較低、信息數據易丟失等問題。因此，針對這種狀況，一定要針對企業檔案的管理展開不斷的創新，并針對企業檔案的服務模式展開創新研究，從而為企業的整體發展提供基礎保障。

一、企業檔案管理中存在的主要問題

（一）缺少對企業檔案管理的全面了解

目前，在企業檔案管理中最為關鍵的問題就在于，無論是管理人員還是工作人員都缺少對企業檔案管理的全面了解。有些企業的領導層過于注重企業經營的經濟收益，卻忽略了檔案管理對于企業發展的重要性，而且在很多企業內部中的工作人員，都會認為檔案部門并沒有實質性的工作，并認為那是檔案管理人員的工作，與自身的工作之間沒有任何關聯，在工作人員需要某份檔案時才會想起檔案部門的重要，但也會感覺檔案部門的各項手續過于復雜。

（二）缺少對企業檔案管理的規范制度

在很多企業對檔案管理展開立卷、保管與銷毀等工作時，缺少相應的規范制度能夠依據，如果在檔案立卷與歸檔的過程中，缺少相應的規范制度的話，就會導致整個過程中過于混亂;如果在保管檔案的過程中缺少相應的規范制度的話，就會導致由檔案部門所保管的相關檔案，不能在第一時間得到整理和入庫，甚至有大部分檔案的裝訂過于敷衍，蒙混在其他檔案中進入到保管庫內;如果在檔案查閱與銷毀的過程中，缺少相應的規范制度的話，就會出現手續不全、交接不清等狀況，這在日后對企業檔案展開查詢時會較為困難。

二、企業檔案管理創新的有效措施

（一）加強檔案管理人員的深入了解

當企業內部中出現相關人員對于檔案管理的了解不足時，就可以通過加強檔案管理人員的深入了解，從而科學、合理的解決這類問題。主要可以根據以下幾方面所展開：第一，需要針對檔案部門的所有員工展開檔案管理工作的專業培訓，還可以將檔案的管理內容與操作過程等加入到檔案部門的崗前培訓中，或是將其納入到繼續教育的培訓中，從而確保檔案部門的工作人員能夠深入了解到檔案管理的重要性，并主動學習檔案的基礎整理、業務與操作等知識，從根本上開展企業檔案的管理工作。第二，在企業檔案管理部門中的相關人員，自身一定要找好對于管理工作的理解，并規范自身在檔案管理中所有環節的行為舉止，從而不斷提高自身對企業檔案的管理水平。第三，在企業檔案管理部門中的相關人員，一定要將自身所具備的管理意識、技術與經驗和其他人員之間展開交流，這樣不僅可以將自身的經驗技術傳授給其他人員，還可以在其他人員身上學到更多的技術知識，從而確保企業檔案管理工作的順利進行。

（二）構建企業檔案管理的規范制度

在構建企業檔案管理的規范制度時，一定要按照管理內容所展開。在針對企業檔案展開立卷與歸檔時，需要將企業檔案與業務的數量相互結合，以此來制定出最為合理的科學方案，還需要定期對企業檔案展開整理，將企業運行過程中的各項信息資料，展開統一的整理與封貼，在經過全面檢查并確定所有環節后就可以展開統一的裝訂工作，當裝訂完成后再把所有檔案根據順利放到檔案盒之中，以免出現企圖蒙混其中的檔案。除此之外，在企業檔案管理工作中如果是采用手工記錄的話，需要在活頁空白處按照順序將檔案的賬頁編號寫下目錄，在開始裝訂工作時還需要在封粘處標出簽章，如果是采用網絡記錄的話，就需要打印出所有類型檔案的案頁，并對其展開整理后根據時間順序打出相應的序號，再按照序號編出的目錄展開裝訂封粘，這樣在日后查詢或銷毀企業檔案時，就能夠根據裝訂所貼的簽章找到所需檔案，從而使企業檔案的管理工作更加規范。

三、企業檔案服務模式的創新措施

在針對企業檔案的服務模式展開創新時，主要可以通過以下幾點所展開：第一構建完善的網絡服務體系。自計算機、智能化等技術涌入到企業檔案管理中后，企業檔案的管理人員就能夠在網絡中構建網站，對檔案展開收集與整理，而且還可以將自己的萬盞與政府部門的網站相互鏈接，從而提升網站中檔案資源的搜索效率。第二構建電子版檔案。以往較為傳統的檔案都是紙質的，并需要將檔案歸檔展開保存，電子版也需要歸檔保存，但這種電子版檔案可以構建屬于企業的檔案庫，其中只存放企業較為關鍵的檔案資料，而且這種檔案庫還可以設定密碼，這樣不僅能夠起到一定程度的保密作用，有效預防企業核心檔案泄漏，還能夠在確保企業檔案的管理效率同時，為企業發展奠定較為堅固的基礎。

四、結束語

綜上所述，如今在企業檔案的管理工作中還存有諸多問題，例如：缺少對企業檔案管理的全面了解、缺少對企業檔案管理的規范制度，這些問題不僅會降低檔案部門處理信息數據的實際效率，也會對企業的整體發展造成一定的影響。因此，一定要針對企業檔案的管理與服務模式展開創新，并通過加強檔案管理人員的深入了解、構建企業檔案管理的規范制度等創新措施，有效提升檔案部門處理信息數據的實際效率，并以此為企業發展起到一定程度的推動作用。

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作者簡介：鄭微（1981-），漢族， 女， 重慶南川人，本科，中級職稱：檔案館員，重慶涪陵能源實業集團有限公司。