電子政務環境下政府檔案管理模式的轉變

[摘 要] 近年來，隨著信息技術在各個領域的廣泛使用，電子政務成為政府部門辦公的一種重要手段，對傳統的政府檔案管理模式提出了一定的挑戰。文章簡要分析了電子政務環境下政府檔案管理的必要性與重要性以及電子政務環境下政府檔案管理面臨的問題，且就“電子政務環境下政府檔案管理模式的轉變”這一中心問題進行了探討和分析，希望能夠進一步提高政府檔案管理的效率。

[關鍵詞] 電子政務環境 政府檔案 管理模式

中圖分類號：G271 文獻標志碼：A

一、電子政務環境下政府檔案管理的必要性與重要性

（一）電子政務環境下政府檔案管理的必要性

第一，在政府檔案管理認知方面：部分政府檔案管理者尚未充分認識到電子檔案日益重要的地位，未能將電子檔案當作具有法定地位的正式文件，而是將其轉變為紙質文件進行保存作為憑證；當前電子政務環境對傳統紙質檔案及其管理模式造成了很大的沖擊，但部分政府部門檔案管理工作者管理思想與理念陳舊落后，仍采用傳統的檔案管理模式，導致電子檔案信息的丟失，影響檔案管理效率；政府檔案管理工作者未能樹立一體化的管理意識，不能將紙質檔案管理與電子檔案管理有機融合，不利于檔案的完整。

第二，在檔案管理技術方面：電子檔案信息安全管理技術與措施不到位，存在一定的安全隱患，難以確保電子檔案的長久與真實；政府檔案管理工作者缺乏現代管理思想，無法將電子檔案進行有機聯系、整理，無法提高檔案管理的效率，無法保證電子檔案的完整；未能依據電子文檔的具體特征采取合理有效的管理措施，電子檔案信息的采集、歸檔、整理等存在一定的缺陷，容易導致檔案的丟失。

第三，在檔案管理信息安全方面：信息技術在政府檔案管理中的應用在為政府檔案管理帶來便利的同時，也引發了許多新問題與新挑戰。與傳統紙質檔案相比，電子檔案存在容易被篡改或被銷毀的危險，且在檔案傳輸過程中可能被盜竊導致信息泄露，無法保證其真實性；電子政務環境下，網絡環境較為復雜，計算機網絡自身的防護功能較弱，計算機病毒與信息犯罪等不安全因素進一步加大了政府檔案管理的難度，檔案信息安全難以得到有效的保障[1]。

（二）電子政務環境下政府檔案管理的重要性

第一，政府檔案管理工作有利于充分發揮政府作用、建立社會主義和諧社會。隨著社會主義市場經濟的飛速發展，國民經濟收入水平不斷提高，人民的民主意識不斷加強，對政府信息公開提出了越來越高的要求。因此，政府檔案管理工作的開展，滿足了公眾對檔案信息資源的需求，尊重與保護了公民的知情權，對檔案信息資源的開發與利用起到了一定的促進作用，增強了公眾的檔案意識，有利于進一步建設“服務型政府”，促使社會和諧。

第二，政府檔案管理工作有利于政府部門加強文化建設，提高政府檔案信息管理的信息化。政府檔案管理工作的開展促進了文化資源的不斷傳承，尤其是歷史檔案信息、經濟檔案信息以及科技檔案信息等在一定程度上提高了政府部門的文化建設水平。此外，檔案管理部門以檔案為核心，收集、存儲、整合電子檔案信息，通過計算機技術開展政府檔案管理工作，為檔案信息利用者提供了更為快捷方便的服務，有效促進了政府檔案管理的規范化與信息化[2]。

第三，政府檔案管理工作有利于促進當前政府電子建設事務，提高政府政務運行效率與政務決策效率。電子政務環境下，政府檔案管理工作合理分配檔案信息資源，打破了各政府部門之間相對封閉的狀態，促進了檔案信息資源的開放與共享，檔案信息資源的編輯、檢索、分析、分類以及整理等過程更為方便、高效，其分析與計算結果更為科學、準確，為政府部門的政務運行與政務決策提供了很大的便利。

二、電子政務環境下政府檔案管理面臨的問題

第一，在電子檔案信息的歸檔方面，由于電子檔案受存儲位置以及存儲方式等多種因素影響可能出現不可讀現象，具有一定的安全隱患，且電子檔案在真實性及其法律憑證方面處于弱勢地位，政府部門在檔案管理過程中應結合紙質歸檔與電子兩種歸檔方式，盡可能地促進檔案管理的科學、有效。

第二，在電子檔案信息的管理方面，近年來，國家檔案局不斷制定完善與電子檔案管理相關的法律法規，對電子檔案管理工作進行了明確的規定。但是，由于我國電子檔案管理模式尚處于探索階段，存在一定的缺陷與問題，還需各政府部門認真聽取各上級部門建議，加強監督與指導，以促進其管理效率的提高。

第三，在電子檔案信息的可靠性方面，與傳統紙質檔案相比，當前電子檔案信息由于在傳輸過程中容易被篡改或銷毀，因而真實性與可靠性受到一定影響。但是，自2005年以來，依據國家檔案局的規定，電子簽名的法律效力逐漸為人們所認可，對我國電子政務建設具有非常重要的促進作用。

三、電子政務環境下政府檔案管理模式的轉變

（一）政府檔案載體發生了重要轉變

在檔案載體方面，傳統檔案信息以文字作為載體來記錄事物，在電子政務環境下，電子檔案逐步取代傳統紙質檔案進入人們的視野，檔案載體不再僅僅局限于傳統的文字，光盤、移動存儲設備等等都可作為檔案載體。與傳統的紙質檔案相比，這種新型檔案載體不僅具有更直觀、更形象、攜帶方便等特點，而且可以通過圖像與聲音的方式來保存與呈現檔案信息，促使檔案信息資源收藏呈現多元化趨勢，促進了政府檔案管理模式的轉變。

（二）政府檔案信息服務手段發生了重要轉變

在政府檔案信息服務手段方面，服務是政府檔案管理工作的目的與宗旨，也是對檔案管理工作人員的要求之一。在電子政務環境下，通過對檔案信息的有效加工與整理，傳統的以被動服務、間接服務以及靜態服務為主的檔案信息服務手段因其弊端逐漸被淘汰，主動服務、直接服務以及動態服務等多種檔案信息服務方式則廣受歡迎，適應了當前電子政府環境下公眾對檔案信息資源的需求，進一步促進了政府檔案信息服務的效率與檔案管理模式的轉變[3]。

（三）政府檔案管理方式發生了重要轉變

在政府檔案管理方式方面，信息技術這一新型管理手段的應用轉變了政府檔案管理方式，促使政府檔案管理由人工管理與經驗管理逐漸轉變為自動化管理與科學管理，檔案管理工作者依據檔案信息管理的實際情況合理安排檔案管理工作，不斷更新自身檔案管理理念，實行跟進式服務，大大縮小了政府檔案信息采集與核對工作的時間，加強網絡安全管理與檔案數據安全管理，提高政府檔案管理工作的效率，促進政府檔案管理模式的轉變。

（四）政府檔案管理服務對象發生了重要轉變

在政府檔案管理服務對象方面，傳統檔案管理由于受時間與空間的限制，無法滿足全體人民對檔案信息資源的需求。在電子政務環境下，信息網絡技術的運用為政府檔案管理工作拓寬了途徑，將傳統檔案信息服務方式與現代檔案信息服務方式有機結合，其服務對象面向更多民眾，加強了政府部門與檔案信息資源利用者之間的溝通與交流，加強了政府各部門之間的相互配合與協調，促進了檔案信息資源的開發與利用，促進了政府檔案管理模式的轉變。

四、結語

電子政務的應用打破了政府檔案管理在時間與空間上的限制，在電子政務環境下，政府檔案載體、檔案信息服務手段、檔案管理理念、檔案管理方式、檔案管理服務方式以及檔案管理服務對象等都發生了很大的轉變。因此，政府應當將檔案管理信息化作為檔案管理的目標，不斷完善政府檔案管理信息化建設，解決當前檔案管理面臨的問題。

參考文獻：

[1]侯誠.電子政務環境下政府檔案管理模式的轉變分析[J].辦公室業務，2016（9）：68.

[2]白楊.電子政務環境下政府檔案管理模式的轉變分析[J].辦公室業務，2017（20）：16

[3]賈麗華.新時期電子政務環境下的檔案管理策略分析[J].黑龍江科技信息，2012（7）：77.

作者簡介：姓名：馮德明，男，漢族，籍貫：廣東省云浮市，學歷：本科，研究方向：檔案管理。