現代信息技術在檔案管理中的運用

史文偉

摘要：二十一世紀以來，全球性產業革命持續升級，各行各業的生產方式都發生了變化，我國也提出了創新強國的發展戰略。在檔案創新領域，互聯網+以及大數據信息技術是較為火熱的研究課題，許多檔案主體部門開始探索利用這些信息技術來創造更多的社會效益和經濟效益。在信息社會，檔案信息化水平決定了檔案利用程度，檔案管理人員緊跟時代步伐，牢牢抓住大數據技術這一有力抓手，能夠平衡檔案管理質量與效率的關系。大數據技術在檔案管理領域仍然處于一個不成熟階段，內部需要要素還有待探討，因此，文中難免存在些許疏漏，需要在今后的研究中加以完善。

關鍵詞：大數據;信息技術;檔案管理;運用

1.檔案管理領域運用大數據技術應堅持的原則

1.1實事求是原則。近些年來，大數據技術發展速度迅猛，大數據技術與互聯網技術、人工智能技術和其他信息技術的融合趨勢加強，大數據技術在信息處理上的能力也有了顯著的提升。因此，檔案管理人員要用動態的眼光看待檔案管理工作，根據單位檔案工作實際選擇合適的信息技術。單位要保障人力、物力和財力的開支能夠跟上檔案實際工作需求。例如，在人力資源管理上，單位要培養檔案管理人員的大數據技術、互聯網技術的運用能力，提高檔案管理人員操作軟硬件設備的能力。在財力開支上，單位要保障信息化設施的購置經費，購置先進的計算機和其他信息設備。

1.2系統性原則。運用大數據信息技術進行檔案管理本就是一項復雜性的系統工程，單位只有站在系統、整體和宏觀的角度去審視檔案管理工作，才能真正提高檔案服務能力。因此，單位要從績效考核、崗位安排、工作流程、培訓管理等各個方面予以加強，分析檔案管理各個要素與要素之間的聯系，構建宏觀的檔案管理體系。除此之外，檔案管理部門也要協調好與其他部門的關系，做好信息資源匯總歸類工作的同時，也要提高檔案服務質量。

2.互聯網時代檔案管理信息化特點

在這個快速發展的時代，互聯網時代的到來使得檔案管理的效率得以提高，跟以前的紙質檔案相比來看的話，人工工作量也得以減少，因此互聯網對傳統檔案管理模式有極大的影響。檔案管理工作的特點主要從以下幾個方面體現：

2.1技術手段豐富。互聯網信息技術讓檔案管理更加多樣化，同時在傳統的檔案管理中，紙質檔案管理比較費時，且容易受到外界環境的影響，丟失和缺損是主要問題。在紙質檔案管理中，資源消耗較大，管理工作者的任務量大，從記錄到整理到備檔等，均需要通過人工來完成，這樣就是的其準確度下降，容易出現失誤。互聯網則是信息存儲變得十分方便，將檔案以電子的方式存儲于計算機中，方便使用者隨時調取和查看，且檔案可以以多種形式進行存儲，便于檔案的分類管理，降低了管理成本和工作強度，管理手段越來越豐富。

2.2拓展服務空間。互聯網時代，大信息量狀態是檔案管理的普遍問題。與以往比較來看，紙質檔案顯然無法跟上信息增長的節奏。并且占用空間遠超過電子檔案管理。而在空間成本逐年增加的基礎上，信息的增長無疑是提高了成本。在這一背景下，互聯網以虛擬空間的形式出現，極大的降低了檔案占有空間。并且計算機的存儲空間與現實意義上的空間在概念上存在不同，檔案的實際占有面積降低了，其管理成本也自然的降低。位于計算機中的檔案信息可以隨時供企業人力資源等部門查閱，使企業員工信息更加清晰，便于員工的調度及安排，突破了空間的限制，顯示出檔案管理專業化。

2.3提高檔案時效。如今，檔案管理模式開始變成互聯網下的管理模式，其有效性的研究也就是管理中不可缺少的任務。如在檔案管理過程中，很明顯是針對當前的信息的，如不能根據當下信息的變化而改變，則檔案無實際意義。此外，網絡電子信息化檔案管理方面，通過權限設置，采取分級管理的方法來閱讀和使用檔案。互聯網的檔案管理則通過計算機系統的操作，不改變原檔案就能夠更改信息。這樣既方便檔案信息更新，又提高了其存儲性，實際作用大大增強，企業人力資源也得以發展。結合云處理技術，信息檔案的工作強度下降，工作實效性提高。

3.檔案管理信息化水準提升方法

3.1從根本上轉變傳統管理理念，運用科學的檔案管理信息化思維，正確引導廣大人民對現代化的檔案管理進行全新的認識，重視檔案管理信息化技術，營造優秀的內外環境來適應信息化技術，培養我們新的檔案管理技能。檔案管理信息化是新世紀的一項工程，它成功了對我們子孫后代來說都流芳百世。

3.2增強對從業工作者的技術指導，強調綜合性技能。檔案管理信息化的發展需要高技能的團隊，樹立“人才第一”的觀念，加大力度培養一大批既擅長檔案管理又精通信息化技術的團隊，是有力保障檔案管理信息化的基石。

3.2加強財政資金投入，保證基礎建設實施。盡快推進傳統檔案管理向信息化方向轉變，促進國家檔案管理健康、快速、可持續的發展。近些年來，我國檔案管理信息化的運用，雖然付出了很大的努力，付出了相當的人物財務精力，卻始終還處于初級階段。許多人都沒有意識到“數據環境”在檔案管理信息化系統應用中對模塊功能的重要性，造成開發出來的應用程序功能單一、水平低下。檔案管理信息化建設的重點是數據集成，而其信息化建設以數據庫和文件入手，提高主題數據庫的等級，優化高級檢索系統。

3.4規范檔案管理信息化工作，既能解決當下許多問題，又有利于檔案管理信息化事業長遠發展。能正確快捷的切入傳統檔案管理與現代化計施算機技術的運用長期面臨的困擾，更加迅速更加完美的創造一個數據環境為計算機提供服務。從高層領導到基層從業人員，檔案管理信息化工作的規范化都必須嚴格執行。具有較大范圍紡一協調權限的高層領導，把握住整個系統的方向和原則。基層工作的程序序開發代碼編寫人員，用行業規范來要求平常的編程工作，同時監督其他相關人員規范化的工作，讓檔案管理信息化工作達到行業要求。

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