對出版企業應收賬款管理的思考

陳偉

摘 要：隨著市場競爭的日益激烈，出版企業為了追求更大的碼洋規模和更高的市場份額，往往給予經銷商越來越寬松的賒銷待遇，從而加大了應收賬款的管理風險。應收賬款對于出版企業的現金周轉起著非常重要的作用，如果不能及時有效回收，一旦資金鏈條斷裂，會帶來巨大的生存壓力。因此，出版企業必須高度重視應收賬款管理，加強和改進相關工作，避免國有資產流失。文章分析了造成出版企業欠款回款難的原因，通過結合行業實踐經驗，從事前、事中和事后三個維度，對應收賬款管控所涉及的客戶管理、銷售政策、信用制度、業務考核、清理催收等多個方面提出了相應建議。

關鍵詞：出版財務 應收賬款 管控

現金為王是企業運營的重要準則，應收賬款作為出版企業最主要的現金來源，對資金周轉安全有著舉足輕重的作用。如果不能快速有效的進行欠款回款，會導致越來越多的壞賬形成、長期無法回籠資金甚至形成死賬，這不僅會造成國有資產的流失，還可能造成出版企業資金鏈條的斷裂、帶來生存危機。因此，出版企業必須高度重視應收賬款管理工作，加速賬款回收。

一、出版企業應收賬款多、回款難的原因分析

一是經營導向存在偏差。近些年來，出版行業陷入了產能過剩的困境，出版企業出書品種和印刷數量都有待壓縮，庫存積壓也成為了行業的共性問題。庫存壓力促使出版企業想方設法盡快實現銷售。此外，長期以來，發行碼洋都是業內評價出版企業的一項重要指標，同業交流常常以此進行比較。消化庫存的需要與對發行碼洋的攀比兩個因素，使出版企業在經營過程中往往把如何不斷擴大銷售規模放在第一位，對發行部門的考核也是以發行碼洋為主，過于重視發貨、追求賬面利潤而沒有兼顧現金流。

二是銷售模式存在弊端。委托代銷是出版行業的銷售慣例，即出版企業先給經銷商發貨，經銷商銷售一段時間后，對于未售出的部分無條件向出版企業退貨，再和出版企業結算已售出的貨款。這種先發貨、后付款的銷售模式，導致出版企業形成了大量應收賬款、承擔了很大的風險。一方面，隨著出版市場競爭的加劇，銷售周期越來越長，出版企業實現回款的時間往往需要一年甚至更長，流動資金被長期占用。另一方面，銷售與回款不同步，使出版企業的發行人員在工作中往往習慣偏重銷售業績而對追討欠款有所輕視。加之貨物發出后，常常會發生出版方面因業務員頻繁更換從而不認賬、經銷商經營狀況欠佳關門停業等問題，出版企業不僅拿不到貨款，有時連發出的出版物都無法收回，從而形成壞賬。

三是內部管控存在不足。有的出版企業在應收賬款管理的制度建設上有漏洞，或缺乏對經銷商的信用管理、考核評價制度，或對發行部門沒有回款的考核管理要求。有的出版企業雖然制訂了相關制度，但力度不足，在實際執行過程中也沒有嚴格落實，致使制度形同虛設、沒有發揮應有的作用。出版企業自身對業務管控存在的漏洞，客觀上也為經銷商拖欠貨款提供了便利，進一步加大了回款難度。

二、加強應收賬款管理相關建議

順利實現應收賬款的及時回收是出版企業應不斷探索和改進的課題，必須抓好事前、事中、事后三個方面的工作。

（一）事前全面預防

1.對新客戶進行嚴格審核

要實現對回款風險的源頭把控，出版企業應在與新客戶建立業務關系之前，嚴格設定新開戶的條件，認真審核對方是否具備合作資質，這相對于盲目追求拓展銷售渠道而造成欠款追討來說，無疑是事半功倍的。具體操作上，出版企業發行部門首先要審核對方是否具備出版物發行業務資質，是否擁有合法的營業執照、必要的經營場所，是否與其他出版企業存在良好的業務關系;其次，應要求開戶申請人提交必要的材料，包括出版物發行許可證及營業執照復印件、法人或者代理人的身份證復印件、法人代表的授權委托書，并提交業務合作書面申請;再次，對符合條件的客戶，具體經辦人員要簽署審核意見，按規定程序向發行部門領導履行報批手續。最后，經審批予以開戶后，業務人員要保存好各類申請文件，建立新客戶檔案。通過上述措施，盡可能做到發展一家、成功一家。

2.建立客戶信用管理制度

信用制度是否健全、是否合理，對應收賬款的風險大小有很大影響。如果缺乏信用管理或者對客戶設定的信用標準門檻太低、給客戶較大的欠款額度和較長的賒銷周期，雖然會起到增加客戶、刺激銷售、提高碼洋的作用，但不可避免會帶來很大的壞賬風險。反之，如果信用標準過高、不給客戶在資金周轉上留出一定的余地，在規避和降低回款風險的同時，也會影響市場的開拓，不利于出版企業的長遠發展。因此，出版企業要結合客戶的資產經營狀況、業內聲譽評價、市場占有率、銷售貢獻度等多方面因素，在客戶信用制度中重點對信用額度和信用期限做出科學合理的設計。首先，對新客戶建議采用現款方式交易，經過一段時間（如半年）的合作、相互了解后，再逐步放寬到賒銷方式;其次，對允許客戶累計欠款的金額即信用額度，建議根據上一年度客戶銷售的本版實洋金額進行比例設定，比如：上半年客戶信用額度控制在上年度總實洋的30%以內、下半年信用額度控制在上年度總發行實洋的60%以內，這樣既給客戶留出了自我周轉和發展的資金、又可以避免賒欠出版企業的欠款金額過大;再次，靈活調控對允許客戶延遲支付欠款的最長時間即信用期限，目前業內比較普遍的周期設定為半年，建議出版企業根據客戶實洋規模進行分檔劃分，實洋規模越大，則客戶獲得的信用期限越長，例如：年銷售實洋100萬元以上的對應6個月、50萬元以上的對應5個月、30萬元以上的對應4個月、10萬元以上的對應3個月、其余對應1個月，這樣能充分調動客戶積極性，為獲得更長的信用期限而更多地銷售出版企業的貨物。

3.制定引導和鼓勵客戶回款的激勵政策

為了促使客戶及時乃至提前回款，出版企業應出臺相關激勵政策。業內常見的做法包括兩種，一種是現金折扣政策，即對于提前回款的客戶，根據提前時間的不同，給予當期賬款一定比例的直接扣減，比如：提前1個月回款享受5%的折扣、提前20天享受3%的折扣、提前10天享受1%的折扣;另一種是優惠折扣政策，即對于準時足額回款的客戶，在下一個年度直接降低發貨折扣，一般來說可根據回款金額的大小設定不同的比例，如：年回款1000萬元以上的折扣降低5個百分點、500萬元以上的降低3個百分點、其他降低1個百分點。上述措施有利于提高出版企業的資金回收速度，降低壞賬風險，又切實給客戶進行了讓利，節約了其支出，一舉兩得。

4.切實加強銷售合同管理

首先，出版企業應與所有客戶簽訂銷售合同，作為雙方開展業務合作的法律依據，以免后續出現欠款糾紛時，出版企業只能以單方面出具的發貨清單作為訴訟依據，無法獲得法律支持;其次，銷售合同中應寫明發貨折扣，特別是列明現金折扣和優惠折扣的享受條件、折扣比例，做到“明折明扣”、降折有依據，避免無合同進行應收賬款的優惠扣減，從而產生國有資產流失的審計風險;再次，銷售合同中應對客戶的回款行為進行規范，明確要求“票款一致”，即發票抬頭與付款方相符，以免出版企業為其開具了發票，但事后實際付款方卻為與客戶有關聯關系或是經濟往來的第三方，這樣出版企業很容易卷入一些不必要的經濟糾紛，而且從審計角度，用第三方來款核銷掛在客戶名下的欠款也是不合規的。

（二）事中加強管控

1.認真做好對賬工作

通過規范的對賬行為，可以避免雙方債權債務上的差距像滾雪球一樣越滾越大而造成呆壞賬，因此與客戶進行全面、有效的對賬，是出版企業加強應收賬款管理、減少壞賬損失的一項重要工作。首先，出版企業銷售人員應該與客戶保持經常性溝通，及時了解其銷售進展及庫存情況，發貨盡量做到少量多次，避免一次性過量鋪貨而形成較大額度的欠款;其次，銷售人員要定期（如每季度）與客戶進行欠款金額核對，認真分析在途貨物、發退貨差異、物流殘損等原因導致的誤差，及時調整雙方數據、達成一致，避免長期積累、相互扯皮;再次，建議出版企業使用統一格式的對賬函，分年度列明欠款額度，在明確應收款數額的同時確認賬期。此外，對賬函一般應要求對方業務人員簽字并加蓋公章或財務章，以此作為出版企業確認債權的法律依據之一;最后，出版企業財務部門要及時向發行部門反饋賬面欠款情況、做到賬實相符，并及時開展應收賬款周轉率等指標分析，從財務角度提出相關工作建議。

2.及時調整客戶信用

市場形勢、客戶經營都是瞬息萬變的，出版企業對客戶信用的評定也應隨之及時改變。銷售人員應時刻關注客戶經營情況，當客戶出現經營混亂、人員更換頻繁、異常進貨、發生大額拖欠書款、資產狀況惡化、有破產跡象時，應及時降低客戶信用額度或壓縮信用期限，甚至改為現款現貨或停止發貨;當然，當客戶歷史信用記錄優良且呈現良好的發展態勢時，也應加大信用額度或延長信用期限，鼓勵和引導其更好地與出版企業開展合作。

3.嚴格執行信用政策

出版企業應對客戶信用額度和信用期限實行預警管理，當客戶信用額度接近臨界點或信用期限臨近一個月時，銷售人員應以電話或其他有效方式告知對方并催促結款。對超過信用額度或信用期限的客戶，任何人都無權用關系、人情對客戶予以姑息、法外開恩，以免助長客戶的失信行為，而是應該立即停止發貨、及時進行催款。對于擅自違反信用制度規定造成損失的，要全額追究銷售人員的責任，使其樹立明確的紅線意識。

4.合理進行業務考核

出版企業對銷售業務的考核，應該做到兼顧發行碼洋和銷售回款兩個方面，避免顧此失彼，必須將銷售回款率（即實際回款額占應收賬款余額的比重）和壞賬率（即確實無法回收的呆死賬占應收賬款余額的比重）納入到業務考核體系中。在確定當年回款率和壞賬率指標時，出版企業需要結合自身對資金流動性的需求等實際情況，參考業內平均水平來設定目標值;考核時，未完成回款率指標或壞賬率超標的，應給予重罰，以免影響企業資金周轉或造成國有資產人為的流失，而超額完成回款率則應予以必要的、較大力度的獎勵，從而引導銷售人員主動平衡好業務拓展與及時回款的關系，自覺加強對客戶的管控、降低應收賬款損失風險。

（三）事后及時處理

1.全面梳理應收賬款情況

出版企業應根據賬齡對應收賬款進行分類統計，把3年及以上欠款的清繳作為回款工作的重心。一般來說，3年及以上應收賬款即可視同壞賬，損失的風險非常大。對于已經停止發貨但尚有退貨行為的客戶，出版企業應繼續與對方協商、加大退書力度，將剩余庫存清退;對還與出版企業保持正常業務關系的客戶，則雙方應安排專人全面核對歷史賬目，清楚一筆核銷一筆，優先予以銷賬;對已經與出版企業停止業務往來且持續時間較長的客戶，發行部門應收集和整理各種內外部壞賬證據，特別是有分量和法律效力的外部證據（如法院的破產公告和破產清算的清償文件、營業執照注銷吊銷證明、政府部門有關撤銷或責令關閉等的行政決定文件、公安等有關部門的死亡或失蹤證明等），按程序啟動壞賬損失申報和處置工作，避免長期掛賬。此外，出版企業還應抓好2-3年欠款的清繳工作，積極采取措施避免其轉化成3年以上長期未收款，形成新的歷史遺留問題。

2.多措并舉進行欠款追討

一方面，出版企業可考慮在內部成立專門的工作組，抽調法律部門、財務部門和發行部門的業務骨干，專門研究各類應收賬款及欠款客戶的具體情況，跳出部門利益的局限，從出版企業全局角度出發，提出中立、系統、全面和有針對性的解決方案。另一方面，出版企業可考慮委托專業提供催款服務的中介機構代為催收，將手中收集的各種客戶資料及合同發票等憑據復印件交給中介，由其代為追繳欠款，對于成功收回的款項，按一定比例給予對方報酬。此外，出版企業還應勇敢地拿起法律武器，對老賴客戶提出經濟訴訟，向法院申請資產保全，查封客戶銀行賬戶、資產等，對拒不履行法律義務的，申請法院強制執行，通過拍賣資產等方式獲得賠償。

參考文獻：

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（作者單位系中國人力資源和社會保障出版集團有限公司）